文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)踐

文·陳曉旭

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，各種單位之間的交流日益頻繁，使用的文書種類越來(lái)越多，傳統(tǒng)的文書管理模式顯得捉襟見肘，難以滿足工作需求，更加無(wú)法滿足當(dāng)前社會(huì)空前發(fā)展下人們對(duì)各種文書檔案管理的內(nèi)在需求，人們急需一種快速、靈活、高效、科學(xué)、系統(tǒng)的文書檔案管理方法來(lái)推動(dòng)并加快文書工作的革新。伴隨著科學(xué)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)滲透至社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，形成了一套相對(duì)完善的網(wǎng)絡(luò)生態(tài)系統(tǒng)。對(duì)于文書工作來(lái)說(shuō)，利用互聯(lián)網(wǎng)使得文書工作向信息化轉(zhuǎn)型成為發(fā)展趨勢(shì)，也使得文書檔案管理工作呈現(xiàn)人性化、系統(tǒng)化、信息化模式。這對(duì)于提高企事業(yè)的運(yùn)作效率至關(guān)重要。

一、文書檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理重視程度不夠

在一些單位的高層領(lǐng)導(dǎo)心中，檔案管理工作十分簡(jiǎn)單，因而也不夠重視。因?yàn)檫@項(xiàng)工作的投入大收益低，也看不到明顯的經(jīng)濟(jì)效益。所以對(duì)于要求保留的文件，就保留在那里，需要時(shí)能提供參考即可。這會(huì)直接影響檔案管理工作人員的工作質(zhì)量，以及檔案管理工作人員的工作積極性。

（二）文書檔案管理的各個(gè)部門沒有協(xié)同發(fā)展

文書檔案管理工作需要各個(gè)部門高度合作、協(xié)調(diào)發(fā)展，但實(shí)際中其它部門常常合作程度不高，這大大制約了檔案管理水平的進(jìn)一步提高。檔案工作需要廣泛收集重要的文本資料，而有些部門常常為了自己在工作上的便利不愿意甚至拒絕將一些文件檔案資料交給檔案管理人員統(tǒng)一保管。由于相關(guān)部門不能積極配合，文書檔案管理工作的開展會(huì)受到阻礙，難以持續(xù)有效地開展。

（三）文書檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

文書檔案管理工作雖然已經(jīng)邁入了信息化時(shí)代，但許多基礎(chǔ)工作還需要人來(lái)操作，因此從事檔案管理的工作人員，一定要經(jīng)受檔案業(yè)務(wù)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，明確檔案分類、立卷、保管、利用等原則和技術(shù)。但現(xiàn)實(shí)中，有些檔案干部雖然有上崗資格證，但經(jīng)歷的相關(guān)檔案培訓(xùn)、教育少，知識(shí)結(jié)構(gòu)得不到及時(shí)更新和補(bǔ)充，檔案管理水平也得不到提高。特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，要求利用信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來(lái)開展文書檔案管理工作，其無(wú)法很好地嫻熟掌握信息化網(wǎng)絡(luò)專業(yè)技術(shù)。

（四）文書工作與文書檔案管理錯(cuò)位

文書檔案管理的主體就是文書，檔案管理是文書工作的體現(xiàn)，二者互為基礎(chǔ)、互相依靠。但現(xiàn)實(shí)中文書工作和檔案管理工作往往實(shí)行分割管理體制，企業(yè)中的文書工作基本都是一些人員包干或者兼職，對(duì)于檔案管理尚未形成穩(wěn)固地操作模式，隨意性較大，導(dǎo)致文書工作和檔案管理各自為政、不好銜接。

二、文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)開發(fā)的意義

（一）文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)，有效地彌補(bǔ)了傳統(tǒng)文書檔案管理制度上的不足和操作上的缺陷。在很多部門中，文書檔案管理工作歸屬于行政辦公室的職能范圍，所以在日常的文書檔案管理中常常出現(xiàn)歸檔不及時(shí)、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不一致等情況，導(dǎo)致文書檔案管理無(wú)法做到集中統(tǒng)一，秩序混亂。而且制度的不完善也會(huì)造成各部門在事故發(fā)生后相互推諉，不負(fù)責(zé)任。通過(guò)開發(fā)專門的文書工作與文書檔案管理信息化系統(tǒng)，可以有效地通過(guò)技術(shù)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格的文書檔案管理業(yè)務(wù)流程，從而要求文書檔案管理工作人員嚴(yán)格按照界面的操作步驟對(duì)文書檔案進(jìn)行管理，突破了傳統(tǒng)人為工作方式下的不可控因素。

（二）文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)，徹底解決了文書職能與檔案管理諸多工作上不協(xié)調(diào)的問(wèn)題。就日常的文書檔案管理工作看，很多單位是將文書與檔案分開管理的。雖然實(shí)施了部分管理措施來(lái)提升文書檔案的工作效率，但由于在文書職位的人員配置上，常常一個(gè)人身兼多職，或者是多人兼職，所以在工作的銜接上會(huì)有種種不協(xié)調(diào)之處，導(dǎo)致了文書檔案管理工作缺乏銜接性和系統(tǒng)性的現(xiàn)象，使文書與檔案管理之間出現(xiàn)很大的差異性，而且在檔案管理中，文書并沒有讓檔案發(fā)揮其應(yīng)有的職能。文書工作與檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)，可以將系統(tǒng)角色與文書檔案緊密地聯(lián)系在一起，只有真正的文書人員才能對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格的控制與篩選，實(shí)現(xiàn)兩者之間的有效銜接，突破由于各種管理不確定因素造成的諸多隔閡。

（三）文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)高效、科學(xué)、系統(tǒng)、創(chuàng)新的管理方法，對(duì)傳統(tǒng)意義上的文書檔案管理缺陷進(jìn)行了極大地改善。在傳統(tǒng)的文書檔案管理工作中，由于對(duì)檔案管理缺乏專業(yè)的技能與意識(shí)，所以并沒有專門的管理崗位來(lái)對(duì)文書檔案進(jìn)行管理，形同虛設(shè)的文書檔案管理崗位根本不能盡到應(yīng)有的職責(zé)，文書檔案的管理的方法也比較粗糙和隨意，工作效率極其低下。文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)，可以以嚴(yán)格的業(yè)務(wù)流程為導(dǎo)向，專業(yè)的數(shù)據(jù)算法為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案的專業(yè)化管理，從而彌補(bǔ)了普通系統(tǒng)用戶在文書檔案管理工作中專業(yè)技能不足的問(wèn)題，提升了辦公室文書檔案管理的時(shí)效性、準(zhǔn)確性。

三、文書檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的措施

（一）建立自動(dòng)化的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的動(dòng)態(tài)管理，給傳統(tǒng)的文書工作賦予新的內(nèi)涵。所有的文書都要有屬于自己的編號(hào)，利用信息化技術(shù)對(duì)其進(jìn)行存儲(chǔ)，使文書的儲(chǔ)存和查閱更加便捷。在對(duì)文書檔案進(jìn)行信息化升級(jí)時(shí)，要對(duì)文書資料進(jìn)行整合，將文書檔案信息的全部資料錄入專門的內(nèi)部系統(tǒng)之中，由系統(tǒng)中相應(yīng)的模塊實(shí)現(xiàn)文書的自動(dòng)分類，以方便管理人員操作，從而使得對(duì)文書檔案的管理與查閱更加便捷和人性化。

（二）通過(guò)舉辦專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)等措施來(lái)不斷強(qiáng)化相關(guān)工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能，使檔案專業(yè)人員的職業(yè)素養(yǎng)不斷提高，并通過(guò)制定標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范檔案管理從業(yè)人員的工作行為，促進(jìn)其責(zé)任心的養(yǎng)成，以一個(gè)良好的工作態(tài)度認(rèn)真做好自己的分內(nèi)之事。

（三）將文書檔案管理制度化。在文書檔案管理過(guò)程中，要將文書檔案的管理制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，從而提高文書檔案管理的時(shí)效性和可操作性。文書檔案管理對(duì)任何單位的發(fā)展和成長(zhǎng)都起著重要作用，現(xiàn)代社會(huì)的飛速發(fā)展和進(jìn)步就要求文書檔案管理工作一定要與時(shí)俱進(jìn)，不斷完善檔案的管理制度及其相關(guān)設(shè)施，力求文書檔案管理工作的制度化和規(guī)范化。