再信息化：檔案館發(fā)展戰(zhàn)略的思考

楊來青/青島市檔案館

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息化已經(jīng)融入檔案館工作的方方面面，深刻改變了檔案館工作方式，并成為檔案館事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的主要推動力。如何分析和看待檔案館信息化工作發(fā)展現(xiàn)狀，以新思想新觀念新技術(shù)實現(xiàn)信息技術(shù)與檔案館工作深度融合，推動檔案館信息化迭代發(fā)展，成為需要深入思考的現(xiàn)實問題。

1 檔案館信息化的總體水平顯著提升與存在的問題

以數(shù)字檔案館建設(shè)為核心和標志，我國檔案館信息化建設(shè)取得令人矚目的成就。

一是從檔案信息資源建設(shè)來看，在2013年全國數(shù)字檔案館（室）建設(shè)推進會提出的“存量數(shù)字化、增量電子化”戰(zhàn)略引領(lǐng)下，以館藏檔案數(shù)字化成果和電子檔案為主體的數(shù)字檔案資源體系基本形成。二是從檔案信息管理系統(tǒng)來看，按照“收集、管理、存儲、利用”等基本功能要求，參考OAIS模型，構(gòu)建了基本滿足數(shù)字檔案資源建設(shè)與管理及長期保存與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)需要的數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)。三是從檔案信息開發(fā)服務(wù)來看，按照“在線利用、資源共享”的思路，構(gòu)建針對不同網(wǎng)段的檔案查閱利用服務(wù)和檔案信息資源共享平臺。四是從數(shù)字檔案館建設(shè)思想發(fā)展來看，在總結(jié)實踐經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，推出了《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》及其他規(guī)范性文件和業(yè)務(wù)標準，形成了以需求為導向和以實用適用為特色的數(shù)字檔案館建設(shè)思想和模式?？梢哉f，檔案館信息化發(fā)展，不僅對人類社會的記憶體系帶來革命性變革，也引發(fā)檔案館工作模式的巨大變革，催生檔案館工作的細化與融合、流程再造，呈現(xiàn)出以信息化為主要特征的檔案館新業(yè)態(tài)。

但是，從檔案館信息構(gòu)成體系的視角加以分析，可以發(fā)現(xiàn)當前的檔案館信息化建設(shè)尚有明顯的短板。

首先，從檔案信息資源建設(shè)與利用視角分析，主要存在三個突出問題。一是當前的數(shù)字檔案館系統(tǒng)主要解決檔案通過計算機“閱讀”問題，但沒有充分考慮將信息技術(shù)用于對檔案內(nèi)容信息管理的必要性和解決方案，對檔案信息管理依然達不到細粒度管控的層級。二是對專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫、歸檔電子政務(wù)信息等新型電子檔案的管理，尚未形成可行的解決方案。三是對檔案內(nèi)容信息的控制方式和開發(fā)深度，依然受傳統(tǒng)的“檢索檔案目錄——利用檔案內(nèi)容信息”模式的束縛，目錄檢索依然是檔案利用的基本手段，即使進行全文檢索，也僅僅是檢索詞的匹配，難以滿足利用者的高效利用檔案的要求。

其次，從檔案館整體信息化的視角分析，主要存在兩個突出問題。一是存在重視檔案信息管理，忽視檔案館工作信息管理的傾向。受傳統(tǒng)思想的束縛，我們長期將檔案館信息化工作局限于檔案資源管理信息化，忽視了對檔案館工作信息的技術(shù)管理。因此，信息化對檔案館自身發(fā)展的推動作用尚不明顯，檔案管理工作提質(zhì)增效缺乏必要的技術(shù)支撐。二是檔案館庫和設(shè)備信息管理系統(tǒng)與數(shù)字檔案館系統(tǒng)尚未實現(xiàn)有機融合。兩個系統(tǒng)相對獨立，自成體系，形成二元化的信息管理模式，為信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同制造了障礙。

當前，隨著高新信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，我們已經(jīng)進入“大智物移云”時代，大數(shù)據(jù)、智能化、物聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算等信息技術(shù)應用領(lǐng)域更加廣泛。對檔案館信息化而言，新一代信息技術(shù)提供了廣闊的提升空間和發(fā)展?jié)撃?。這既提出了新的發(fā)展課題，也提供了新的技術(shù)推動力，為我們實現(xiàn)檔案館信息化迭代發(fā)展提供了機遇。

2 檔案館再信息化戰(zhàn)略的現(xiàn)實價值

信息化是指培養(yǎng)、發(fā)展以計算機為主的智能化工具為代表的新生產(chǎn)力，并使之造福于社會的歷史過程。基于這一定義，我們可以對檔案館信息化加以解析，即在檔案館，計算機等智能化工具被高度應用，檔案及其管理活動的信息被有效管理和開發(fā)共享，從而使得檔案館組織、個人及檔案信息服務(wù)對象的行為、關(guān)系趨于協(xié)調(diào)、合理的過程與狀態(tài)。基于以上認識可以發(fā)現(xiàn)，談到檔案館信息化，以往多少從信息技術(shù)應用這一角度去思考問題。筆者認為，檔案館信息化的核心問題在于研究檔案館的信息構(gòu)成。只有將信息構(gòu)成分析到位了，利用信息技術(shù)管理與應用檔案館的信息才有目標和基礎(chǔ)。

檔案館信息構(gòu)成大致分為三類信息：

第一類是館庫設(shè)施設(shè)備運行信息。如檔案館庫和供電供水、消防、溫濕度控制等設(shè)備及檔案裝具運行信息，計算機管理系統(tǒng)運行信息等，用于檔案資源、管理資源和業(yè)務(wù)行為的安全管控和工作支撐。隨著信息化設(shè)備設(shè)施的廣泛應用，這類信息被廣泛采集和應用，但主要用于設(shè)施設(shè)備自身的管理，多數(shù)尚未納入數(shù)字檔案館系統(tǒng)體系管理的范疇。

第二類是檔案信息。一是檔案實體管理信息。如實體檔案的檔號信息、目錄信息、RFID信息等，用于檔案實體管控和應用，以實現(xiàn)檔案實體有序管理和利用。這類信息的采集與管理已有比較成熟的技術(shù)，但RFID信息因技術(shù)應用尚不普及，故部分數(shù)字檔案館系統(tǒng)尚未管理該項信息。二是檔案數(shù)據(jù)信息，包括檔案數(shù)字化成果和原生電子檔案，主要用于檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)化、記錄與呈現(xiàn)，是檔案信息資源實行計算機管理的基礎(chǔ)性信息。但受傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化程度的影響，部分館藏檔案尚未生成檔案數(shù)據(jù)，此項信息的生成與管理工作依然有較大的發(fā)展空間。三是檔案內(nèi)容信息。包括傳統(tǒng)載體檔案的內(nèi)容信息及檔案數(shù)字圖像文件OCR信息、原生電子檔案內(nèi)容信息。其中檔案數(shù)字圖像文件OCR工作，因多數(shù)檔案館尚未開展而處于起步階段。后兩項信息主要用于檔案內(nèi)容的信息化管理和開發(fā)。

第三類是檔案工作信息。一是檔案業(yè)務(wù)信息，如圍繞檔案實體及其信息而開展的收管存用等業(yè)務(wù)工作所產(chǎn)生的工作信息；二是檔案館組織管理信息，如檔案館工作目標管理、績效評價等工作信息；三是檔案館人員管理信息，如檔案館內(nèi)部人員與外來人員的行為管理等工作信息。由于傳統(tǒng)數(shù)字檔案館主要基于檔案信息流展開業(yè)務(wù)流程，故此類信息雖已部分實現(xiàn)了信息化管理，但其信息化程度尚處于初始階段。

與檔案館信息構(gòu)成相比，當前信息技術(shù)在檔案館應用的范圍和深度存在明顯的局限性，檔案館信息化管理的層級并未達到細粒度管理的水平。檔案館信息化的目標與任務(wù)遠未達到理想狀態(tài)表明，需要我們對檔案館信息化在新的需求、新的技術(shù)基礎(chǔ)上進行再思考，為檔案館信息化發(fā)展注入新理念和思路，提出再信息化發(fā)展戰(zhàn)略，以尋求新突破，實現(xiàn)新發(fā)展。

檔案館再信息化發(fā)展戰(zhàn)略是指在檔案館發(fā)展新目標、新戰(zhàn)略引領(lǐng)和激勵下，應用新一代信息技術(shù)，拓展和深化檔案館信息化工作，推動檔案館信息化實現(xiàn)迭代發(fā)展的新戰(zhàn)略。其實質(zhì)是基于檔案館信息化既有成果，對檔案館信息化的再認識、再拓展、再提升，追求信息化與檔案工作高度融合和深度契合。

實施檔案館再信息化戰(zhàn)略絕不是簡單的對數(shù)字檔案館功能進行延伸和拓展，而是以新一代技術(shù)為依托，實現(xiàn)對檔案信息和檔案業(yè)務(wù)信息、檔案館庫信息的全面管理和深度開發(fā)，建設(shè)擁有全要素、全流程信息管控能力的新型數(shù)字檔案館，促進檔案館業(yè)態(tài)的根本性變革。

實施檔案館再信息化戰(zhàn)略，推動檔案館在業(yè)態(tài)層面上的轉(zhuǎn)型發(fā)展，其實現(xiàn)路徑是使檔案館具有多樣性的檔案信息資源管理和開發(fā)能力、泛在化的檔案信息服務(wù)能力、高可靠性的檔案信息長期保存能力和協(xié)同高效的檔案館業(yè)務(wù)處置能力。通過信息技術(shù)賦能，檔案館將更好地擔負起記錄歷史、服務(wù)社會的職責使命。

為此，我們可以將檔案館再信息化戰(zhàn)略追求的目標定位于充分發(fā)揮現(xiàn)有信息化成果作用的基礎(chǔ)上，通過新一代信息技術(shù)與包括檔案內(nèi)容信息在內(nèi)的檔案信息資源管理活動、檔案館業(yè)務(wù)活動的創(chuàng)新性融合，以打造數(shù)字檔案館革命性的升級版為指向，以檔案館全要素、全流程信息化提升檔案館的綜合能力，將檔案館建設(shè)成為智慧檔案館。

檔案館再信息化戰(zhàn)略以打造檔案館新業(yè)態(tài)為目標指向。檔案館新業(yè)態(tài)以數(shù)據(jù)化信息資源的構(gòu)建和開發(fā)為核心，以獲取、解析、傳遞、處理檔案館全要素全過程信息為著力點，以信息技術(shù)與檔案信息資源和檔案工作深度融合為特征，呈現(xiàn)出檔案信息資源和檔案館自身均高度信息化與智能化的新面貌。

對檔案館重要信息的高效管理和有效開發(fā)、檔案館整體信息化水平進一步提升具有積極的意義。從檔案館發(fā)展歷史上看，每一次發(fā)展戰(zhàn)略的變革，每一關(guān)鍵性技術(shù)的創(chuàng)新性應用，都推動檔案館業(yè)態(tài)及其運作方式、組織結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)型升級。檔案館再信息化戰(zhàn)略的實施，同樣應該起到助力我國檔案館事業(yè)迭代發(fā)展的作用?？梢云诖?，以新一代互聯(lián)網(wǎng)設(shè)施為關(guān)鍵基礎(chǔ)設(shè)施，以大數(shù)據(jù)技術(shù)為核心驅(qū)動力，有望構(gòu)建檔案館全要素、全過程信息化的工作模式和扁平化、協(xié)同化的檔案館運行機制，實現(xiàn)檔案信息資源的細粒度層級管理，開發(fā)工具化、知識化的檔案信息服務(wù)平臺，實現(xiàn)檔案館內(nèi)部及檔案館與社會之間的信息互聯(lián)互通、資源共享。

3 檔案館再信息化戰(zhàn)略的實施路徑

檔案館再信息化戰(zhàn)略的發(fā)展理念是堅持迭代發(fā)展，即通過動態(tài)性的推陳出新、持續(xù)性的繼承發(fā)展，實現(xiàn)檔案館信息化與需求和技術(shù)協(xié)調(diào)并進。走迭代發(fā)展之路，意味著下一階段檔案館信息化建設(shè)應該立足于科學和實踐基礎(chǔ)之上，找準方向，咬定目標，大膽探索，尋求新的突破。

一是以檔案內(nèi)容信息數(shù)據(jù)化為方向，實現(xiàn)檔案內(nèi)容信息的細粒度管控和開發(fā)。檔案內(nèi)容信息數(shù)據(jù)化是指將僅能用于計算機呈現(xiàn)和閱讀的檔案內(nèi)容信息圖像文件，通過數(shù)據(jù)化技術(shù)，轉(zhuǎn)化為計算機可以對其內(nèi)容進行識讀、分析、挖掘的文本信息文件。其目標在于在數(shù)字檔案館現(xiàn)有檔案信息資源體系之中，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)化資源庫。對檔案信息管理層級而言，檔案館長期實施的是面向目錄信息管理檔案的粗粒度管理，目前實施的面向計算機信息系統(tǒng)管理檔案頁面的中粒度管理。檔案內(nèi)容信息數(shù)據(jù)化則意味著我們可以實現(xiàn)面向字符管理檔案內(nèi)容信息的細粒度管理，這無疑是檔案管理歷史上的革命性變革。其解決方案為：通過OCR實現(xiàn)檔案圖像文件及部分版式文件的文本字符識別，與其他文本資源共同構(gòu)成數(shù)據(jù)化的文本類檔案內(nèi)容信息資源庫，實現(xiàn)檔案信息的細粒度管理，為檔案內(nèi)容信息的深度控制和高效開發(fā)奠定基礎(chǔ)。

二是以數(shù)據(jù)庫、電子政務(wù)歸檔信息等新型檔案信息資源為方向，實現(xiàn)多樣化檔案信息數(shù)據(jù)集的有效管理。隨著信息技術(shù)的普及，立檔單位多數(shù)已經(jīng)實現(xiàn)了辦公自動化，形成大量應該歸檔保存的結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化新型電子檔案。這些電子檔案具有海量、異構(gòu)、價值不一、分布分散等特點，目前尚未找到有效歸檔管理的解決方案。當前，亟待借助大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術(shù)，在異構(gòu)數(shù)據(jù)歸檔策略與方法、海量數(shù)據(jù)的規(guī)范管理與有效利用技術(shù)、冷數(shù)據(jù)甚至深冷數(shù)據(jù)的集約化長久存儲策略與技術(shù)等課題上求得突破，解決檔案館再信息化的難點問題。

三是以檔案信息資源再加工、深挖掘為方向，推動檔案信息資源開發(fā)工作實現(xiàn)質(zhì)的變革。以檔案內(nèi)容信息數(shù)據(jù)化為支撐，從檔案信息管理層面，可以通過信息技術(shù)對檔案信息進行深加工，形成檔案文件管理成果、檔案文件特征信息提取成果、檔案文件信息加工成果。從檔案信息利用層面，傳統(tǒng)的檔案信息檢索是基于檢索詞——表達式信息查詢模式實現(xiàn)的。這類檢索服務(wù)僅能滿足利用者的最基本需要，遠遠難以滿足不同層級用戶的多樣性檔案信息利用需求。借助數(shù)據(jù)化檔案資源，可以構(gòu)建基于專家經(jīng)驗、知識庫和機器學習等技術(shù)的檔案信息檢索、分析工具集，幫助利用者不僅找到所需的檔案信息，還能發(fā)現(xiàn)檔案文件之間的關(guān)系，增強檔案信息利用的效益。

四是以業(yè)務(wù)信息協(xié)同化處置為方向，促進檔案館組織提質(zhì)增效。將檔案館工作管理信息、業(yè)務(wù)實時數(shù)據(jù)、館庫動態(tài)監(jiān)控信息通過統(tǒng)一平臺進行采集、整合，實現(xiàn)業(yè)務(wù)模式數(shù)據(jù)化和用戶行為數(shù)據(jù)化，這不僅將拓展檔案館信息化的領(lǐng)域，還可以對業(yè)務(wù)信息、管理信息、用戶信息等進行行為分析和控制，將對檔案館工作管理產(chǎn)生極大的影響。其中對常規(guī)問題通過業(yè)務(wù)模型實現(xiàn)自主管理，對非常規(guī)問題以復合信息給予檔案館領(lǐng)導層以決策支持。實現(xiàn)業(yè)務(wù)協(xié)同，勢必將轉(zhuǎn)變管理理念和思想，促進檔案館業(yè)務(wù)流程再造，從而達到提高工作質(zhì)量、工作效率之目標。

五是以智慧檔案館建設(shè)為方向，推進檔案館實現(xiàn)“智慧型成長”。智慧檔案館是應用智慧管理技術(shù)的信息化形態(tài)檔案館[1]，是數(shù)字檔案館的發(fā)展與提升。智慧檔案館在數(shù)字檔案館已有功能的基礎(chǔ)上，通過深化和拓展信息管理范圍，全面應用包括人工智能技術(shù)在內(nèi)的智慧管理技術(shù)，能夠按照預設(shè)模型和流程，自主感知、匯集、記憶、分析信息，實施識別模式、觸發(fā)預案、控制運行、評估業(yè)務(wù)、預測趨勢、風險預警和管控信息、挖掘知識、發(fā)現(xiàn)關(guān)系等具有人類思維特性的行為，實現(xiàn)檔案實體、檔案信息、檔案業(yè)務(wù)、檔案保護、組織目標、業(yè)務(wù)實施、機構(gòu)人員的一體化管理，實現(xiàn)檔案館“事件”、“資源”與“人”之間的高效協(xié)同。因此，其功能和技術(shù)具有智慧化、智能化的特性，其檔案業(yè)務(wù)工作管理模式和檔案信息資源開發(fā)方式均具有迭代發(fā)展的特征。

六是做好檔案館再信息化戰(zhàn)略的頂層設(shè)計。當前，可以有計劃地開展對未來檔案館信息化發(fā)展方向的戰(zhàn)略性研究，對新一代信息技術(shù)在檔案館的應用開展適用性研究，提出新型檔案信息資源管理和開發(fā)指南，引導和支持新型數(shù)字檔案館建設(shè)試點工作，適時啟動《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》修訂工作，謀劃相關(guān)標準體系的構(gòu)建等，為檔案館再信息化戰(zhàn)略實施夯實基礎(chǔ)。