高校干部人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)探析

成慧瑛/浙江外國語學(xué)院

高校干部人事檔案管理系統(tǒng)是指高校嚴(yán)格按照國家相關(guān)法律法規(guī)及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的信息系統(tǒng)，用以對干部人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理。高校構(gòu)建干部人事檔案管理系統(tǒng)是推動高校檔案信息化建設(shè)的重要手段，也是高校信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。2018年11月20日，新頒布的《干部人事檔案工作條例》明確要求組織人事部門及其干部人事檔案工作機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息化管理體系，因此構(gòu)建干部人事檔案管理系統(tǒng)還是高校貫徹落實國家有關(guān)法規(guī)政策的應(yīng)有之義。

目前部分高校已陸續(xù)開展或已完成干部人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)工作，但從整體上來看，系統(tǒng)建設(shè)要落后于高校文書檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。目前系統(tǒng)建設(shè)存在如下問題。第一，系統(tǒng)建設(shè)無序性、盲目性傾向較強(qiáng)。系統(tǒng)建設(shè)缺乏頂層設(shè)計，也沒有制定總體規(guī)劃和具體目標(biāo)，片面地認(rèn)為只要購置好相關(guān)軟硬件、完成紙質(zhì)檔案數(shù)字化，整體的系統(tǒng)建設(shè)就實現(xiàn)了。事實上系統(tǒng)的整體建設(shè)遠(yuǎn)沒有這么簡單、粗放。第二，紙質(zhì)檔案的質(zhì)量不過關(guān)，造成系統(tǒng)建設(shè)中數(shù)字化采集效率低下、進(jìn)展緩慢[1]。部分高校系統(tǒng)建設(shè)之所以一直處在目錄錄入階段、數(shù)字化工作遲遲無法開展，主要原因在于紙質(zhì)檔案質(zhì)量低下，如干部人事檔案材料不規(guī)范或不完整、真實性得不到保障、分類和排序、編目、頁碼不準(zhǔn)確等。紙質(zhì)檔案質(zhì)量不過關(guān)影響了數(shù)字化前期工作的順利進(jìn)行，如紙質(zhì)檔案字跡模糊會對數(shù)字化過程中的圖像處理造成不利影響。第三，系統(tǒng)安全維護(hù)比較困難。系統(tǒng)維護(hù)人員配備和維護(hù)資金投入不到位，給惡意盜取及侵害檔案數(shù)據(jù)的人或行為造成可趁之機(jī)[2]；此外檔案系統(tǒng)的安全維護(hù)人員素質(zhì)不高，又缺乏信息安全知識，不及時對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密、備份或恢復(fù)，不能確保檔案數(shù)據(jù)安全。筆者認(rèn)為，要做好系統(tǒng)建設(shè)工作，應(yīng)明確系統(tǒng)的建設(shè)步驟，以及系統(tǒng)的建設(shè)原則。

1 系統(tǒng)的建設(shè)步驟探討

1.1 明確設(shè)計宗旨

高校干部檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計宗旨是主體明確、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、全面高效、安全共享。主體明確是指依據(jù)《干部人事檔案工作條例》的規(guī)定，以高校組織部門作為牽頭與指導(dǎo)部門，人事、檔案、科研、工會、紀(jì)委等部門參與系統(tǒng)建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是指系統(tǒng)建設(shè)嚴(yán)格遵照相關(guān)的法律法規(guī)、人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、檔案數(shù)據(jù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，如《干部人事檔案工作條例》《干部檔案整理工作細(xì)則》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《檔案信息系統(tǒng)安全基本要求》等。全面高效是指系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)講求內(nèi)容齊全、脈絡(luò)清晰、功能全面、操作便捷。以脈絡(luò)清晰為例，高校干部人事檔案以干部個人為單位建檔，按規(guī)定分為履歷類、自傳思想類、考核鑒定類、學(xué)歷職稱類、政審審核類、黨團(tuán)類、表彰獎勵類、違規(guī)違紀(jì)處分類、工資任免出國類及其他等十大類的卷宗，系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)依照此十大類梳理建設(shè)脈絡(luò)和進(jìn)行內(nèi)容構(gòu)建[3]。安全共享是指系統(tǒng)建設(shè)要立足干部人事檔案的保密屬性，重點考慮數(shù)據(jù)的安全采集、安全存儲、安全維護(hù)和安全訪問等，并在保證絕對安全的前提下建設(shè)在線查閱和遠(yuǎn)程利用功能模塊。

1.2 明晰網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建及系統(tǒng)架構(gòu)

一是網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建。由于高校干部人事檔案具有保密性，系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)分局域網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)專網(wǎng)兩種模式，分別用于檔案網(wǎng)上瀏覽和遠(yuǎn)程查借閱。二是系統(tǒng)架構(gòu)。系統(tǒng)采用星型局域網(wǎng)及C/S（客戶端/服務(wù)器）模式、B/S（瀏覽器/服務(wù)器）模式。其中C/S結(jié)構(gòu)控制信息安全的能力很強(qiáng)，適用于高度機(jī)密的信息系統(tǒng)，且一般面向相對固定的用戶群。由于系統(tǒng)具有保密的需求，因此系統(tǒng)的檔案掃描采集、數(shù)據(jù)整理及日常業(yè)務(wù)管理等核心功能基于C/S模式開發(fā)。B/S結(jié)構(gòu)面向的用戶群一般不固定，適宜網(wǎng)上發(fā)布可公開的部分信息，因此系統(tǒng)的干部檔案網(wǎng)上查借閱等功能基于B/S結(jié)構(gòu)開發(fā)。

1.3 加強(qiáng)功能構(gòu)建

一是數(shù)據(jù)采集的功能建設(shè)。主要包括目錄錄入維護(hù)、基本信息表維護(hù)、檔案數(shù)字化采集處理、數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出、審核檢測等幾方面的若干功能，如目錄錄入維護(hù)包含目錄導(dǎo)入功能、目錄打印功能、數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出包含交換功能、審核檢測包含檢測數(shù)據(jù)完整性與次序性功能。二是檔案及新材料日常管理工作的功能建設(shè)。如流程登記功能，負(fù)責(zé)管理檔案轉(zhuǎn)入、接收、轉(zhuǎn)出、查詢；暫收未歸檔功能，負(fù)責(zé)對材料進(jìn)行鑒別；目錄自動、手工排序功能，負(fù)責(zé)材料更新；保存歸檔功能，負(fù)責(zé)檔案及新材料的保存及歸檔；查詢功能，能夠利用姓名字段進(jìn)行檢索或利用OCR技術(shù)進(jìn)行全文檢索；日志管理功能；等等。三是數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析的功能建設(shè)。要求能夠統(tǒng)計基本的高校干部年齡、黨齡、性別、職務(wù)、職稱等信息，并具備領(lǐng)導(dǎo)班子分析、干部隊伍分析、人員性格分析等深度統(tǒng)計分析功能。四是安全保護(hù)的功能建設(shè)。如與相關(guān)系統(tǒng)聯(lián)合進(jìn)行電子材料實時收集時，采用離線定期接收數(shù)據(jù)等安全防護(hù)手段；采取數(shù)據(jù)備份恢復(fù)、光盤刻錄等數(shù)據(jù)安全防護(hù)措施；應(yīng)用防火墻、殺毒軟件、WAF（Web應(yīng)用防護(hù)系統(tǒng)）、堡壘機(jī)等系統(tǒng)安全防護(hù)手段；應(yīng)用人臉識別、權(quán)限設(shè)定、操作痕跡記錄等技術(shù)，在用戶訪問時確保信息絕對安全。

2 系統(tǒng)的建設(shè)原則分析

根據(jù)高校干部人事檔案量大、管理人員少的現(xiàn)狀，明確系統(tǒng)建設(shè)遵循分期、分批、逐層遞進(jìn)的建設(shè)原則。

2.1 分期：其一為數(shù)字化前期的紙質(zhì)檔案整理、查缺、審核期。包括紙質(zhì)檔案整理合同的簽訂、整理環(huán)境的布置、檔案查缺單的出具、整理審核的驗收。其二為目錄錄入期。應(yīng)做到逐份逐條錄入，不多錄、少錄、錯錄。其三為數(shù)字化掃描、圖像處理期。數(shù)字化掃描首先根據(jù)紙質(zhì)檔案材質(zhì)選擇滾筒或平臺掃描方式；其次按每份檔案的十大類順序依次進(jìn)行掃描，掃描過程中要避免重掃、漏掃的情況發(fā)生；再次是圖像處理，分為原始圖像處理和高清圖像處理，要求做到原始圖像與紙質(zhì)檔案的排序一致、高清圖像與原始圖像的排序一致，并且圖像清晰、平整、干凈。其四為紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案目錄、內(nèi)容核對，以及原始圖像與高清圖像的一致性核對期。其五為數(shù)字檔案日常管理、安全維護(hù)功能建設(shè)期。包括接收、存儲、轉(zhuǎn)出、查詢、權(quán)限等功能建設(shè)。其六為數(shù)字檔案開發(fā)利用共享建設(shè)期。包括基礎(chǔ)信息的統(tǒng)計建設(shè)及深層次的檔案數(shù)據(jù)價值開發(fā)。

2.2 分批：按高校人才結(jié)構(gòu)層次性進(jìn)行分批錄入、數(shù)字化采集及核對，如將中層以上的干部、教授與副教授等高層次人才納入首批系統(tǒng)數(shù)據(jù)采集范圍，將一般教職工、退休人員等納入二批等[4]。

2.3 逐層遞進(jìn)：每年確定具體的系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)，細(xì)化到基本信息表更新、目錄錄入進(jìn)度、紙質(zhì)檔案數(shù)字化程度、檔案數(shù)據(jù)管理、開發(fā)、利用等進(jìn)展目標(biāo)，最終完成系統(tǒng)的整體建設(shè)。

3 幾點思考

第一，系統(tǒng)建設(shè)面臨的最大困難為數(shù)據(jù)采集困難，這是因為前期紙質(zhì)檔案不規(guī)范、不齊全造成的。要重視系統(tǒng)數(shù)字化采集前期的紙質(zhì)檔案整理查缺工作，根據(jù)干部檔案審核工作的相關(guān)檢查標(biāo)準(zhǔn)對紙質(zhì)檔案進(jìn)行規(guī)范性、完整性的鑒別審核，尤其注重對“三齡兩歷”的審核[5]，這樣既能保證系統(tǒng)順利采集數(shù)字信息，也能提升紙質(zhì)檔案質(zhì)量。

第二，系統(tǒng)建設(shè)的制度保障及績效考核要同步跟上。首先要制定與本校系統(tǒng)建設(shè)相適應(yīng)的基本制度規(guī)范。主要包括以下幾方面：系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)軟硬件標(biāo)準(zhǔn)的制定；干部人事檔案目錄錄入、鑒別、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲、驗收、交接、備份等采集環(huán)節(jié)的規(guī)章制度和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的制定；檔案轉(zhuǎn)入、歸檔、轉(zhuǎn)出、更新等日常系統(tǒng)工作運行制度規(guī)范的制定；系統(tǒng)建設(shè)后期維護(hù)保障制度的制定，包括人員、資金等方面的保障。

其次要開展系統(tǒng)安全維護(hù)制度建設(shè)。主要包括以下幾方面：（1）建立健全紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包安全管理制度。主要包括數(shù)字化加工企業(yè)的保密資質(zhì)審核及保密協(xié)議簽定制度；數(shù)字化場所及加工設(shè)備的安全管理規(guī)定；檔案實體及數(shù)字化成果移交接收、設(shè)備處理安全管理的規(guī)定。（2）建立并完善電子檔案真實性保障制度。主要包括電子檔案操作者的身份識別與權(quán)限控制規(guī)定；電子印章、數(shù)字簽署等防非法使用規(guī)定；防錯漏、防調(diào)換技術(shù)的規(guī)定；操作日志安全記錄的規(guī)定等。（3）建立健全電子檔案查詢的權(quán)限管理制度。建立檔案密級分級管理制度，明確使用權(quán)和管理權(quán)、申請授權(quán)審批等權(quán)限，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)查閱利用的絕對安全。（4）建立并完善計算機(jī)、系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)的安全維護(hù)制度。對系統(tǒng)硬件設(shè)備進(jìn)行定期保養(yǎng)、對系統(tǒng)軟件進(jìn)行定期升級與維護(hù)并設(shè)立防火墻、對數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，確保系統(tǒng)的絕對安全。（5）建立健全干部人事檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)信息安防技能培訓(xùn)制度。明確要求對檔案人員定期開展信息安全法律知識培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)技能培訓(xùn)等，提高其安防技能。

最后要開展系統(tǒng)建設(shè)績效考核制度的制定工作。通過數(shù)據(jù)統(tǒng)計的方式，對指導(dǎo)或參與系統(tǒng)建設(shè)的相關(guān)部門進(jìn)行每年目標(biāo)完成情況的考核，并將考核納入高校年底績效考核范疇，提升系統(tǒng)建設(shè)的成效。