現(xiàn)代人力資源管理理念下的人事檔案管理研究★

賈朝莉

（四川天一學(xué)院 四川成都 610000）

人力資源是當(dāng)前社會(huì)環(huán)境中，企業(yè)的重要資源條件。對(duì)于人力資源管理工作而言，需要重視其中人事檔案的作用與優(yōu)勢(shì)。而在具體的實(shí)踐工作中，為了實(shí)現(xiàn)這一技術(shù)管理目標(biāo)，應(yīng)從基本的人事檔案管理重要性入手，突出其核心價(jià)值與研究意義，為實(shí)踐內(nèi)容與方法的展開(kāi)性探究提供基礎(chǔ)條件。

一、人事檔案管理的重要性

現(xiàn)代人力資源管理中的人事檔案管理工作與傳統(tǒng)的人力資源管理理念同宗同源，但在管理內(nèi)容上，更加明確地強(qiáng)調(diào)管理工作中的精細(xì)化內(nèi)容，需要在投入大量工作總量的同時(shí)，保證管理的有效性與針對(duì)性，從而更好地適應(yīng)整體管理工作的客觀需要。從檔案管理內(nèi)容角度出發(fā)，在形成人事檔案系統(tǒng)時(shí)，就會(huì)將以往的人事資料信息匯總成整體性的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。然后，依據(jù)這種累積性的數(shù)據(jù)資料，對(duì)工作人員的各項(xiàng)人事資料信息進(jìn)行分析，并從中提煉出與崗位工作相互匹配的應(yīng)用型資料內(nèi)容。由此，在強(qiáng)化檔案管理工作的過(guò)程中，應(yīng)于人事檔案中確定當(dāng)前的人力資源條件，對(duì)企業(yè)的人資情況進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，實(shí)現(xiàn)綜合性的企業(yè)人力資源管理。

二、現(xiàn)代化人資管理理念下的人事檔案管理策略

（一）加強(qiáng)對(duì)于人事檔案的認(rèn)識(shí)

人事檔案資料是人力資源管理工作中的重要內(nèi)容，在進(jìn)行人資管理的過(guò)程中，務(wù)必要在整體工作體系的思想認(rèn)識(shí)上進(jìn)行強(qiáng)化，并從基礎(chǔ)的人資管理、檔案管理部門(mén)著手，將這種思想認(rèn)識(shí)上的重視程度，逐漸擴(kuò)大到企業(yè)環(huán)境中，以此為具體檔案工作建立堅(jiān)實(shí)的思想基礎(chǔ)，維護(hù)后續(xù)工作的推進(jìn)與落實(shí)。

方法上，需要從管理者層面展開(kāi)思想認(rèn)識(shí)強(qiáng)化，將人事檔案管理的覆蓋范圍拓展到更多的應(yīng)用空間，并在制度內(nèi)容與管理規(guī)范的約束下，影響各個(gè)部門(mén)，使其可以在協(xié)同配合中，完成人事檔案工作。

例如，在實(shí)際工作中，企業(yè)管理者可以通過(guò)頒布內(nèi)部工作文件，或是建立新的管理制度，通過(guò)與部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)的交流溝通，將人事檔案的具體管理工作，對(duì)接到各個(gè)部門(mén)的不同流程內(nèi)容上。然后，將檔案的采集、整理、存儲(chǔ)、使用等一系列步驟，形成系統(tǒng)化工作序列，并在具體工作環(huán)節(jié)中，定位每個(gè)部門(mén)，甚至每個(gè)崗位人員的責(zé)任地位，在企業(yè)管理中，形成自上而下的管理認(rèn)知梯度，通過(guò)全面覆蓋檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)整體檔案資料的能力升級(jí)[1]。

（二）塑造崗位工作人員的能力

崗位工作人員的業(yè)務(wù)能力，是保證人事檔案管理工作執(zhí)行結(jié)果的重要條件。作為上級(jí)主管部門(mén)，為了優(yōu)化人事檔案工作的執(zhí)行狀態(tài)，需要定期組織崗位工作人員參與培訓(xùn)活動(dòng)，并保證其思想意識(shí)與操作能力的成長(zhǎng)狀態(tài)。從專(zhuān)業(yè)化領(lǐng)域出發(fā)，檔案管理工作帶有明顯的科學(xué)性與系統(tǒng)性特征，需要在檔案管理工作執(zhí)行的過(guò)程中，不斷強(qiáng)調(diào)其方法的嚴(yán)謹(jǐn)性，并在樹(shù)立崗位人員責(zé)任心的同時(shí)，對(duì)接現(xiàn)代人力資源管理需要，保證人事檔案對(duì)于企業(yè)服務(wù)作用的充分展示。

例如，某單位以年度為周期，定期對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。在這一培訓(xùn)活動(dòng)中，還穿插著進(jìn)行新員工入職培訓(xùn)，在新鮮血液注入企業(yè)團(tuán)隊(duì)的同時(shí)，將其先進(jìn)的理論知識(shí)與飽滿(mǎn)的工作熱情，與部門(mén)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行融合，并在綜合性培訓(xùn)的過(guò)程中，使其快速融入團(tuán)隊(duì)環(huán)境，吸收?qǐng)F(tuán)隊(duì)的經(jīng)驗(yàn)與方法，使新員工對(duì)團(tuán)隊(duì)的激勵(lì)效果得到放大。而這種培訓(xùn)，也可以有效地補(bǔ)充并升級(jí)原有工作方案，保證檔案管理工作的技術(shù)成長(zhǎng)性。另外，管理部門(mén)為了激勵(lì)員工進(jìn)行自學(xué)，還專(zhuān)門(mén)設(shè)置了崗位自學(xué)激勵(lì)，鼓勵(lì)工作人員主動(dòng)學(xué)習(xí)創(chuàng)新業(yè)務(wù)與工作方法，保證人事檔案工作中，人員能力素質(zhì)的持續(xù)性提高。

（三）規(guī)范人事檔案的管理制度

現(xiàn)代人資管理工作中的人事檔案管理需要從制度內(nèi)容上優(yōu)化調(diào)整，并在形成系統(tǒng)管理體系的基礎(chǔ)上，對(duì)工作人員行為、流程化內(nèi)容、系統(tǒng)性操作等方面形成規(guī)范管理。由此形成完整的健康工作環(huán)境，并以制度為基礎(chǔ)，逐漸培養(yǎng)出制度環(huán)境下的文化氛圍，保證人事檔案工作適應(yīng)性與服務(wù)現(xiàn)代人力資源管理。

（四）提高檔案管理信息化狀態(tài)

為了使人事檔案管理適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理需要，應(yīng)在檔案資料的管理工作中引入現(xiàn)代化的技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的建設(shè)升級(jí)。首先，在硬件系統(tǒng)上，需要通過(guò)打印機(jī)、復(fù)印近、掃描儀、刻錄機(jī)等設(shè)備，補(bǔ)充辦公方式，提高檔案資料數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)化的自由度。其次，在環(huán)境硬件上，應(yīng)通過(guò)空調(diào)系統(tǒng)、吸塵器、去濕氣、溫度計(jì)等設(shè)備，保證檔案管理環(huán)境的健康狀態(tài)，使紙質(zhì)資料的儲(chǔ)存更加安全。再次，在智能化程序中，應(yīng)建立起電子信息系統(tǒng)，通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、智能化程序、云存儲(chǔ)等先進(jìn)信息化技術(shù)條件的應(yīng)用，保證整體技術(shù)內(nèi)容的建設(shè)效果[2]。最后，在信息化操作的過(guò)程中，工作人員要對(duì)軟件技術(shù)條件下的分類(lèi)、立卷、歸檔、使用等內(nèi)容，與數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)結(jié)合起來(lái)，以此保證智能化技術(shù)條件對(duì)于人事檔案信息的升級(jí)建設(shè)。同時(shí)，在這種計(jì)算機(jī)數(shù)字化存儲(chǔ)的軟件程序中，也可以憑借技術(shù)手段的科技性與嚴(yán)謹(jǐn)性，實(shí)現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化調(diào)整，延長(zhǎng)并提高檔案資料的使用時(shí)間與服務(wù)效果。

（五）凸顯人事檔案資料服務(wù)性

從人力資源的角度出發(fā)，需要對(duì)工作人員的職業(yè)履歷進(jìn)行系統(tǒng)性分析，而人事檔案的管理工作可以為此提供基礎(chǔ)材料，并為執(zhí)行綜合化的人資管理工作提供保障。例如，在進(jìn)行干部任命與考核的過(guò)程中，需要對(duì)其工作經(jīng)歷進(jìn)行分析，并在數(shù)據(jù)化檔案信息的支撐下，量化判斷其人資條件下的個(gè)人價(jià)值。由此，對(duì)個(gè)人不同時(shí)期能力狀態(tài)作出分析，并在橫向?qū)Ρ戎?，定位某位崗位人員的業(yè)務(wù)能力，由此實(shí)現(xiàn)對(duì)于職務(wù)任命的科學(xué)化管理，體現(xiàn)人事檔案資料在現(xiàn)代人力資源管理中的重要地位條件。另外，這種服務(wù)性?xún)?nèi)容，還可以形成人資系統(tǒng)的交流材料，在網(wǎng)絡(luò)經(jīng)驗(yàn)交流的同時(shí)，擴(kuò)大人事信息的實(shí)用性狀態(tài)。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上，在人事檔案中運(yùn)用功能現(xiàn)代人力資源管理理念，需要在建立綜合管理體系的基礎(chǔ)上，保證整體系統(tǒng)的優(yōu)化工作狀態(tài)，并盡可能地在工作方法與步驟上，落實(shí)具體工作原則。實(shí)現(xiàn)這一管理方案，不僅可以提高人事檔案的應(yīng)用價(jià)值，也能從管理角度為企業(yè)的發(fā)展建設(shè)提供基礎(chǔ)性的保障。