數(shù)字化信息技術(shù)在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用探討

文·賈義燕

隨著時代經(jīng)濟發(fā)展，數(shù)字化信息技術(shù)已被各個行業(yè)廣泛使用，該技術(shù)具有操作方便、記憶永久、儲備量大等優(yōu)勢。傳統(tǒng)檔案管理方式比較單一，其工作繁瑣并且不容易操作，而將數(shù)字化信息技術(shù)應(yīng)用檔案管理中，不僅能加快整理速度，還能提高檔案利用效率。醫(yī)院人事檔案管理與醫(yī)院的管理與發(fā)展工作關(guān)系極大，人事檔案作為全體醫(yī)務(wù)人員的檔案記錄，已被納入醫(yī)院內(nèi)部機密信息的記錄系統(tǒng)。隨著醫(yī)療事業(yè)發(fā)展，醫(yī)院的建立與擴大，人事檔案收集越來越多，其管理工作也越來越繁重，亟需數(shù)字化信息管理技術(shù)的介入，以提高人事檔案管理質(zhì)量，優(yōu)化院內(nèi)人力資源配置，促進醫(yī)院管理技術(shù)發(fā)展。在檔案管理過程中，應(yīng)用數(shù)字信息化技術(shù)能夠很好整合醫(yī)院內(nèi)的信息，通過對檔案數(shù)據(jù)的輸入輸出就能實現(xiàn)檔案的整理，大大縮短了以往的人工整理時間。在數(shù)字信息技術(shù)應(yīng)用中，電腦是必要的設(shè)備，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字或是重新錄入信息的過程，電腦會存留有操作痕跡甚至是修改記錄，同時主機還可其他電腦進行監(jiān)控與操作，加快對文檔信息修改的速度，提高檔案管理工作效率，減少檔案所占的空間與時間。

一、培養(yǎng)人員對檔案管理的保護意識與風(fēng)險管控

若要提高醫(yī)院內(nèi)部人員防護檔案管理工作的意識，防止檔案信息被不正當(dāng)手段篡改，則需增強人員的素質(zhì)與工作責(zé)任感，制定法制化人事檔案管理。當(dāng)今社會正處于信息化時代，資源共享是數(shù)字化信息技術(shù)的一項特點，該特點除了能夠提高管理人員的綜合素質(zhì)，還可促使信息共享，在共享過程中，還可培養(yǎng)人員安全管理意識，以提高信息共享的安全性。因數(shù)字信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)相關(guān)聯(lián)，所以管理人員應(yīng)當(dāng)做好安全與防護的工作，如安裝防病毒軟件、設(shè)置防火墻，定期查殺與清理電腦病毒，防止黑客入侵。與此同時，工作人員可對內(nèi)部重要文檔進行加密，如密碼、指紋或人臉識別才能查找查看。對所輸入數(shù)據(jù)設(shè)置特定格式，方便工作人員檢查所輸信息是否正確，提高錄入信息的準(zhǔn)確性，并且能保證人事檔案所提供信息的真實性、可靠性，同時還可加快醫(yī)院管理工作的數(shù)字化進展。嚴格管理檔案修改程序，將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化的過程中，必須對檔案內(nèi)部真實性進行審核，以保證公平、公正。

二、加強硬件設(shè)備、人才的投放

數(shù)字化信息技術(shù)的全面應(yīng)用離不開優(yōu)質(zhì)的硬件設(shè)備，醫(yī)院在發(fā)展技術(shù)的同時需要建立專用的檔案室、機房，引進先進管理設(shè)備。例如程控交換機、長距離數(shù)據(jù)收發(fā)器、專屬檔案管理軟件。定期對硬件設(shè)備進行維護，檢查設(shè)備設(shè)施，避免機房設(shè)備突發(fā)意外，也預(yù)防信息錄入過程中信息丟失，妨礙工作進程；同時電腦可設(shè)置不正常關(guān)機時自動存檔操作，發(fā)生意外斷電時，能夠自動保留檔案信息，以避免工作人員的重新錄入，提高其工作效率。在人才投放上，應(yīng)引進高素質(zhì)專業(yè)人才，鼓勵員工之間的溝通與交流。因科技時代發(fā)展快速，信息技術(shù)也要實時更新，所以，應(yīng)定期安排管理人員進修學(xué)習(xí)信息技術(shù)，每月對檔案管理人員進行信息技術(shù)考核，根據(jù)其工作能力給予合適的整理崗位。在當(dāng)下時代快速發(fā)展情況下跟緊時代腳步，更好地將數(shù)字信息技術(shù)運用在醫(yī)院人事檔案管理中，可促進醫(yī)院事業(yè)的發(fā)展。

三、優(yōu)化檔案管理工作

根據(jù)醫(yī)院具體情況，將數(shù)字信息化技術(shù)與資源規(guī)劃相結(jié)合，建立起完整的人事檔案管理系統(tǒng)，以便對記錄信息進行科學(xué)分類與整理，保證錄入信息的準(zhǔn)確性。結(jié)合每位員工的實際情況，如打字速度、查閱能力等落實相應(yīng)的管理措施與安排相應(yīng)的工作。同時，運用數(shù)字化信息技術(shù)靈活設(shè)計檔案管理查找頁面，根據(jù)系統(tǒng)整體作出相符合的搜索字，比如關(guān)鍵詞、時間等。數(shù)字化的人事檔案不占實地空間，并且容易儲存，在院內(nèi)出現(xiàn)檔案調(diào)動等情況時，還能及時對數(shù)據(jù)庫進行更新，并且設(shè)定一周查看數(shù)據(jù)庫內(nèi)容，有助于人員及時補錄新的或者沒有的信息，以確保信息檔案的更新和完整性；除此之外，可與其他部門的信息交換，確保收集到完整資料與信息。這樣的操作不僅能提升檔案更新效率，還能確保日后部門信息交替的準(zhǔn)確性。

四、規(guī)范人事檔案管理操作的流程

人事檔案對醫(yī)院發(fā)展具有較高的重要性，在其查閱過程中也要滿足組織、人事及醫(yī)院內(nèi)部信息交流需要。在用戶管理、單位信息、數(shù)字字典、系統(tǒng)日志、數(shù)據(jù)備份與同步等管理流程上，制作相應(yīng)的操作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，如用戶管理賬號應(yīng)為醫(yī)院所開賬戶，不能使用工作之外賬號登陸查閱檔案；時刻注意單位信息欄數(shù)據(jù)，如需改動則必須先與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)溝通；數(shù)字字典中儲存數(shù)據(jù)必須要滿足檔案數(shù)據(jù)信息需要，避免信息無法查找的情況；系統(tǒng)日志與數(shù)據(jù)備份可設(shè)置為計算設(shè)備自動記錄，保證工作無遺漏。在查閱的制度制定上，靈活掌握分級方法，對計算機里的內(nèi)容進行不同權(quán)限查閱，同時數(shù)據(jù)化權(quán)限細分到修改、瀏覽、下載與打印的操作。對不同等級的人事檔案資料進行分管，能夠掌控可查閱與使用范圍，進而避免機密檔案內(nèi)容被盜失。

五、建立相關(guān)團隊，提高業(yè)務(wù)水平

醫(yī)院人事檔案管理工作的好壞，取決于管理人員隊伍素質(zhì)的高低。醫(yī)院人事部門可以展開組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)活動，并從中選出富有責(zé)任心與技術(shù)能力水平最好的人員任職組長，組內(nèi)小組實行責(zé)任制，互相監(jiān)督日常工作等。其責(zé)任制度可細分到每個人應(yīng)負責(zé)的內(nèi)容，如檔案分類、錄入、刪除、補錄、校對等，對其制定每日工作完成量，并有相應(yīng)的獎懲制度。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高相應(yīng)的薪酬以及福利，調(diào)動工作人員的積極性，并倡導(dǎo)檔案管理工作人員用創(chuàng)新思想開展各項工作，增強其工作的責(zé)任感、歸屬感，以達到事倍功半的效果。應(yīng)加大人事檔案管理的培訓(xùn)技能，尤其重視數(shù)字信息管理技術(shù)，提高管理工作人員打字速度、檢閱能力，并讓其熟悉搜索軟件操作，提升工作效率。應(yīng)鼓勵人員學(xué)習(xí)和培訓(xùn)新型技術(shù)，接受新的管理制度和理念，還可增加學(xué)習(xí)優(yōu)秀獎勵制度，以調(diào)動工作人員的學(xué)習(xí)積極性。

總的來說，人事檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中提供了最基礎(chǔ)的信息，可對傳統(tǒng)人事檔案的管理進行創(chuàng)新，為醫(yī)院注入新鮮動力。在當(dāng)前情況下利用數(shù)字信息管理技術(shù)整理人事檔案資料，可以提高管理管理人員的工作效率，提升醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平，并促進醫(yī)院的整體發(fā)展。