關于對呂梁市農(nóng)機監(jiān)理檔案的幾點思考*

馬文平

（呂梁市農(nóng)機服務中心 山西呂梁 033000）

農(nóng)機監(jiān)理檔案作為農(nóng)機業(yè)務檔案的重要組成部分，歷來省市農(nóng)機部門都給予了極大的重視，而隨著農(nóng)機事業(yè)的發(fā)展，農(nóng)機監(jiān)理檔案數(shù)量大增，當前農(nóng)機監(jiān)理檔案工作也隨之產(chǎn)生了一些問題，急需農(nóng)機檔案管理人員進行深入挖掘和解決。

一、呂梁市農(nóng)機監(jiān)理檔案現(xiàn)狀

呂梁市農(nóng)機檔案工作一直走在全市前頭，已連續(xù)6年獲得全市檔案工作先進單位的榮譽稱號，市農(nóng)機檔案已達“省二級，市一級”標準。目前，共有各類檔案370卷，其中文書檔案64卷、專業(yè)檔案86卷、基建檔案56卷、實物檔案39卷、聲像檔案1卷。農(nóng)機監(jiān)理檔案作為專業(yè)檔案的重頭，為全市農(nóng)機檔案工作作出了重要的貢獻。

二、呂梁市農(nóng)機監(jiān)理檔案在農(nóng)機檔案中的作用

（一）農(nóng)機監(jiān)理檔案是開展農(nóng)機監(jiān)理基礎工作的重要依據(jù)

機構(gòu)改革以后，除去農(nóng)機行政執(zhí)法權收回外，呂梁市農(nóng)機監(jiān)理基礎工作主要包括：1.拖拉機、聯(lián)合收割機的注冊登記；2.農(nóng)機駕駛員考試及核發(fā)證件；3.農(nóng)機的檢審驗。這三項工作的開展離不開農(nóng)機監(jiān)理檔案的梳理和匯總，每年下達指標任務、開展業(yè)務指導、培訓都需要監(jiān)理檔案作為重要參考?？茖W合理的使用農(nóng)機監(jiān)理檔案，可以為農(nóng)機監(jiān)理工作的開展，解決工作中遇到難題提供成熟可行的經(jīng)驗，有利于提高農(nóng)機監(jiān)理工作的質(zhì)量和效率。

（二）農(nóng)機監(jiān)理檔案是為農(nóng)民服務的重要工具

農(nóng)機駕駛證的發(fā)放、拖拉機、聯(lián)合收割機的年檢、上戶等都需要農(nóng)機監(jiān)理檔案，完整的、系統(tǒng)的農(nóng)機監(jiān)理檔案可以為農(nóng)民朋友補辦證件、培訓考試、上戶手續(xù)辦理、查詢當事人有關信息等提供便利，也為決策者掌握當?shù)剞r(nóng)機、農(nóng)機駕駛員信息提供了詳實、精準的參考資料。

（三）農(nóng)機監(jiān)理檔案為農(nóng)機安全檢查提供了第一手資料

對老舊農(nóng)機注銷報廢，拖拉機、聯(lián)合收割機的安全檢驗以及各類農(nóng)機的隱患排查摸底，離不開農(nóng)機管理人員對農(nóng)機監(jiān)理檔案有關數(shù)據(jù)的及時了解和掌握。它為農(nóng)機監(jiān)理的開展，提供了第一手的材料，并發(fā)揮著不可替代的作用。

（四）農(nóng)機監(jiān)理檔案是進行農(nóng)機安全警示教育、農(nóng)機安全宣傳的寶貴而真實的素材

以往的農(nóng)機監(jiān)理檔案中記錄著農(nóng)機手違章、肇事和事故處理案例，存有大量的相對人違法事實和適用的法律法規(guī)依據(jù)，必要時在農(nóng)機監(jiān)理過程中可以借鑒和利用[1]。這些檔案經(jīng)過收集整理，即可制作成為農(nóng)機安全宣傳匯編或者宣傳資料。可以為每年開展的“安全生產(chǎn)月”、“安全生產(chǎn)大檢查”、“安全生產(chǎn)宣傳咨詢?nèi)铡?、?2.4法制宣傳日”等活動提供寶貴而真實的素材，產(chǎn)生了用身邊事教育身邊人的效果，對農(nóng)機安全生產(chǎn)宣傳教育培訓和事故警示教育工作具有很大的說服力和教育意義。

三、呂梁市農(nóng)機監(jiān)理檔案目前存在的問題

（一）拖拉機、聯(lián)合收割機上戶率低，農(nóng)機上戶保存下來的檔案不齊全。

按照國家政策的要求，呂梁市拖拉機、聯(lián)合收割機的上戶費用減免，目前僅需自行掏取油費、工本費等。盡管呂梁市農(nóng)機服務中心嘗試以報銷農(nóng)民路費的方式來提高上戶率，但由于購買農(nóng)機的農(nóng)民大部分身處邊遠的鄉(xiāng)鎮(zhèn)，報銷的路費還不夠油費，對農(nóng)民的吸引度不高，農(nóng)機上戶率一直上不去，這也直接導致了農(nóng)機上戶所保留下來的資料不夠齊全、完備。

（二）農(nóng)機年檢率低。市里部分老舊農(nóng)機不準上路，這給農(nóng)機年檢檔案的收集整理提出了大的難題。

農(nóng)機年檢工作作為省級考核縣市農(nóng)機部門的一項重要指標，由于農(nóng)民意識淡薄，導致每年參與年檢的農(nóng)機數(shù)量嚴重不足，再加上呂梁市農(nóng)機服務中心作為弱勢部門，對農(nóng)民約束力不夠，部分農(nóng)民不參加年檢也未受到任何處罰，逐漸形成了一種僥幸心理。這也為年檢各項資料的收集歸檔造成了極大的困難。

（三）農(nóng)機駕駛員考試培訓檔案較為分散，由各農(nóng)機培訓學校保存，農(nóng)機駕駛員檔案還處于原始狀態(tài)。

呂梁市農(nóng)機駕駛員檔案近幾年一直下放由農(nóng)機校代為保管，經(jīng)過近幾年的走訪調(diào)查發(fā)現(xiàn)，農(nóng)機校檔案保管還算齊全，但仍處于原始狀態(tài)，未經(jīng)過檔案部門的指導，駕駛?cè)藛T資料尚未進行初步的整理歸檔。農(nóng)機校檔案中沒有基本的全宗號、案卷數(shù)目、卷內(nèi)文件數(shù)目等的概念，僅僅停留在沒有丟就是盡了責的階段。

（四）農(nóng)機監(jiān)理檔案管理人員流動性大，素質(zhì)不一。

呂梁市農(nóng)機監(jiān)理檔案管理人員大部分是兼職，還有極少一部分是雇的實習生，人員不固定，經(jīng)常幾個月或者一年實習期未到就已經(jīng)換人，資料收集歸檔缺乏連續(xù)性，工作質(zhì)量可想而知。而且這一部分人未經(jīng)過系統(tǒng)的檔案工作培訓，對檔案工作的了解可謂一片空白，這也給檔案的收集整理帶來了難題。

（五）農(nóng)機檔案制度建設滯后，農(nóng)機行業(yè)缺乏可行的標準。

呂梁市農(nóng)機檔案制度建設工作尚處于初步階段，從每年市檔案部門下發(fā)的對全市行政、事業(yè)單位檔案工作排名情況來看，全市農(nóng)機檔案除市農(nóng)機服務中心在做這一部分內(nèi)容，其他縣市農(nóng)機部門尚未涉獵。而市農(nóng)機服務中心檔案制度建設主要是結(jié)合國家檔案局第八號令制定了機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限以及配套的登記、保密制度等，對農(nóng)機監(jiān)理這部分專業(yè)檔案的管理制度尚未形成，也缺乏必要的保護舉措。

四、對呂梁農(nóng)機監(jiān)理檔案工作的幾點建議

（一）農(nóng)機上戶檔案的收集整理。

建議與農(nóng)機購置補貼結(jié)合，近幾年農(nóng)民朋友在購置農(nóng)機具時，為享受補貼需要在農(nóng)機部門辦理農(nóng)機購置補貼登記手續(xù)，為此我們可以在辦理農(nóng)機補貼的同時與農(nóng)民朋友協(xié)商辦理農(nóng)機上戶。這既有利于農(nóng)機購置補貼檔案的收集，也有利于農(nóng)機監(jiān)理檔案的整理。

（二）農(nóng)機年檢檔案的收集整理。

建議各縣市區(qū)農(nóng)機監(jiān)理人員結(jié)合農(nóng)機上戶人員檔案信息，深入鄉(xiāng)鎮(zhèn)，集中對農(nóng)機進行年檢，并進行年檢方面檔案的收集，以減少農(nóng)民來回跑腿的費用。對于新購置的大中型農(nóng)業(yè)機械，在質(zhì)保期內(nèi)，可考慮給予兩年一檢的政策幫助，以減輕農(nóng)機年檢的工作壓力。年檢不合格的需要報廢農(nóng)機也要建立檔案，登記在冊，并給予一定的補助[2]。目前，呂梁市汾陽、孝義已著手開展農(nóng)機報廢更新試點工作，這一方面檔案的積累也為日后全市的推廣提供了寶貴的經(jīng)驗。

（三）農(nóng)機駕駛?cè)藛T檔案的建立。

建議初期可以以市檔案部門給予的全宗號（我市農(nóng)機全宗號為28）為基準，將農(nóng)機校駕駛?cè)藛T檔案劃入市一級農(nóng)機監(jiān)理檔案（專業(yè)檔案）范疇。按時間順序編輯整理檔案，全市建立索引總冊和縣級索引冊，各農(nóng)機校分戶冊，同時錄入電腦檔案系統(tǒng)，索引總冊由市農(nóng)機服務中心保管，縣市區(qū)索引冊由分管農(nóng)機部門保管，農(nóng)機校則具體保管登記在冊的駕駛?cè)藛T檔案[3]。待呂梁市各縣市區(qū)農(nóng)機部門檔案建立完善之后，可以按照當?shù)貦n案部門給予建立的全宗號為基準，逐步將農(nóng)機駕駛?cè)藛T檔案納入縣一級農(nóng)機監(jiān)理檔案（專業(yè)檔案）范圍，建立自己的卷內(nèi)目錄、案卷目錄以及索引冊，市級農(nóng)機部門僅保留索引總冊，宏觀掌握各縣市區(qū)駕駛員檔案數(shù)據(jù)。

（四）農(nóng)機監(jiān)理檔案管理人員業(yè)務能力提升。

建議由市級檔案部門每年組織進行專業(yè)檔案業(yè)務知識培訓，而且由于農(nóng)機專業(yè)的特殊性，建議由熟悉農(nóng)機監(jiān)理業(yè)務（需從事農(nóng)機監(jiān)理工作5年以上人員）工作、能夠熟練掌握檔案工作要領、熟悉電腦檔案系統(tǒng)的人來對全市農(nóng)機監(jiān)理檔案管理人員進行培訓。為提高農(nóng)機監(jiān)理檔案人員管理水平，每年除常規(guī)培訓以外，各縣市區(qū)農(nóng)機檔案人員還可以參加當?shù)貦n案部門組織的評級工作和檔案移交，這些都能對農(nóng)機監(jiān)理人員檔案實踐能力帶來大的提升。

（五）農(nóng)機監(jiān)理檔案管理制度的建立，既要遵循檔案形成的規(guī)律，還要結(jié)合農(nóng)機行業(yè)的特點。

“在進行檔案法規(guī)體系建設時，需要加強各個層級之間的相互協(xié)調(diào)、相互補充，使之形成一個統(tǒng)一、有效、完善的整體”[4]。呂梁農(nóng)機監(jiān)理檔案制度的建立需要檔案部門的積極參與，進行補充和完善。目前的當務之急是各縣市區(qū)農(nóng)機部門要主動與檔案部門聯(lián)系，依據(jù)國家檔案局第八號令制定好機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限，這是最根本的。只有制定好這一規(guī)定，才能夠明確農(nóng)機工作哪些文件能夠成為檔案，農(nóng)機檔案應當保管的期限。同時接受檔案部門的指導和把關，建立檔案歸檔、保管、保密以及檔案管理網(wǎng)絡掛圖等其他配套制度，避免與《檔案法》、地方性檔案法規(guī)沖突。

（六）對于農(nóng)機監(jiān)理檔案這類專業(yè)性的檔案，不建議拆分整理成冊，當年的檔案可以編好序號，按檔案部門規(guī)定加蓋歸檔章，收集整理入庫。

綜上所述，農(nóng)機監(jiān)理檔案工作作為開展農(nóng)機工作的一項重要基礎工作，我們農(nóng)機監(jiān)理檔案管理人員要按照“一車一檔、一證一檔、一戶一檔”的標準，不斷改進檔案工作方法，積極探索和解決農(nóng)機檔案面臨的新形勢新問題，這樣才能在呂梁農(nóng)機轉(zhuǎn)型跨越發(fā)展的大潮中站穩(wěn)腳跟，更好地為呂梁“三農(nóng)”工作，為呂梁農(nóng)機事業(yè)添磚加瓦。