技術(shù)變革背景下檔案管理理念的重塑*

譚彩敏

（華南師范大學(xué)檔案館 廣州 510006）

檔案管理理念來源于人們對(duì)檔案管理實(shí)踐的認(rèn)識(shí)，決定著檔案管理工作的目標(biāo)定位、價(jià)值取向以及行為方式，它的形成和發(fā)展必然受到不同歷史時(shí)期社會(huì)發(fā)展?fàn)顩r的影響。如今，技術(shù)革新浪潮席卷全世界，影響著各行各業(yè)，檔案行業(yè)也不可避免被卷入其中。面對(duì)技術(shù)變革所帶來的巨大沖擊，檔案工作者要找準(zhǔn)發(fā)展的方向，使檔案管理工作真正地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的客觀需求，首先要解決的問題就是管理理念的轉(zhuǎn)變和重塑。

一 、技術(shù)變革對(duì)檔案管理工作的影響

從上世紀(jì)五十年代開始，人類社會(huì)逐步進(jìn)入信息時(shí)代，信息技術(shù)的迅猛發(fā)展及廣泛應(yīng)用給檔案管理工作帶來了深刻的影響，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

首先是管理對(duì)象的變化。一直以來，各級(jí)檔案保管機(jī)構(gòu)所保存的檔案主要是紙質(zhì)載體檔案，內(nèi)容則以“官方記錄”為主。而信息技術(shù)的飛速發(fā)展和在社會(huì)生活中的廣泛應(yīng)用一方面催生了電子文件、社交媒體文件等數(shù)字型檔案資源，而且使得檔案文件數(shù)量以幾何級(jí)數(shù)暴增；另一方面大大拓展了檔案資源的范疇，也就是從“官方記錄”發(fā)展到“社會(huì)記憶”。例如，在社交媒體平臺(tái)上除了政府機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在職務(wù)活動(dòng)中形成的信息記錄，更多的是普通公民或者公民群體在生活、娛樂等一般社會(huì)活動(dòng)中產(chǎn)生的信息記錄，[1]以往這種“個(gè)人記憶”、“集體記憶”大多游離于體制之外，如今被認(rèn)可為“社會(huì)記憶”的一個(gè)重要組成部分并逐漸納入規(guī)范管理。

其次是管理技術(shù)的革新。以往檔案管理是以手工操作為主，如今計(jì)算機(jī)輔助管理已經(jīng)非常普及，新的信息技術(shù)也不斷被引入，極大地提高了檔案管理的效率和水平。例如，長(zhǎng)期以來，檔案數(shù)量的不斷增長(zhǎng)與庫房空間不足之間的矛盾是困擾檔案保管機(jī)構(gòu)的一大難題。如今，從光盤、移動(dòng)硬盤到磁盤陣列、云存儲(chǔ)空間，不斷突破容量的存儲(chǔ)技術(shù)為解決這一難題提供了越來越多的選擇方案；又如，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以往“你來我查”的被動(dòng)式檔案利用服務(wù)逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楦咝?、便捷的網(wǎng)絡(luò)利用服務(wù)，跨館、跨區(qū)域的利用服務(wù)、在線檔案展覽等都不再是新鮮事物?？梢哉f，不斷發(fā)展創(chuàng)新的信息技術(shù)成為了檔案管理技術(shù)革新的源泉和動(dòng)力。

再次是管理規(guī)范的變革。傳統(tǒng)的檔案管理規(guī)范主要是基于紙質(zhì)載體檔案的實(shí)體管理而形成的，但是，這些管理規(guī)范并不完全適用于電子文件等數(shù)字型檔案資源的管理。例如，電子文件的管理強(qiáng)調(diào)進(jìn)行前端控制，甚至延伸到文件生成系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計(jì)階段，而且主要是基于信息內(nèi)容，在包括歸檔方式、鑒定、整理、檢索、保管、利用等方面都與紙質(zhì)載體檔案有極大區(qū)別；又如，社交媒體文件的管理會(huì)涉及其權(quán)屬問題，在社交媒體平臺(tái)上發(fā)布的信息屬于發(fā)布者所有還是屬于平臺(tái)所有，目前爭(zhēng)議仍然比較大，社交媒體文件歸檔是僅限于所發(fā)布的正文信息及必要的背景信息，還是應(yīng)當(dāng)包括用戶之間的互動(dòng)信息，也仍在探討中。筆者認(rèn)為，技術(shù)變革對(duì)檔案管理工作的影響無疑是深刻的、廣泛的，為了更好地應(yīng)對(duì)檔案管理工作領(lǐng)域出現(xiàn)的新情況、新問題，要進(jìn)行技術(shù)層面上的改革創(chuàng)新，更重要的是以時(shí)代的視角和思維方式來透視檔案管理現(xiàn)象，完成管理理念的轉(zhuǎn)變重塑，這樣才能更科學(xué)地指導(dǎo)、規(guī)范檔案管理實(shí)踐。

二 、檔案管理四大理念的重塑

（一）理念重塑之一：開放

我們必須承認(rèn)，檔案工作者的思維方式普遍都傾向于保守，面對(duì)環(huán)境的風(fēng)云變幻往往是“以不變應(yīng)萬變”。究其原因，這是由管理對(duì)象——檔案的特殊性所決定的。檔案的憑證價(jià)值和參考價(jià)值源自于其原始性、真實(shí)性，為了確保和維護(hù)檔案這一本質(zhì)屬性，檔案工作者制定了各種規(guī)章制度并嚴(yán)格按照規(guī)程操作。但隨著社會(huì)的發(fā)展也導(dǎo)致了越來越多的問題。例如，利用服務(wù)方面最讓利用者詬病的繁復(fù)的利用手續(xù)、對(duì)利用目的的“審問式”查問、以保密等理由拒絕開放檔案等。這些問題長(zhǎng)期得不到解決固然有歷史和制度方面的原因，但是，檔案工作者的不積極作為也是重要的原因。盡管早已意識(shí)到問題所在，但是仍然不敢“輕舉妄動(dòng)”，寧愿坐等上級(jí)部門的指示?？梢哉f，檔案的特殊性直接造就了檔案管理的特殊要求，從而不可避免地對(duì)檔案工作者的思維方式產(chǎn)生了深刻的影響。當(dāng)然，筆者并不否認(rèn)檔案管理的特殊要求有其合理性和必要性。但是，它對(duì)于檔案工作者思維方式的影響隨著社會(huì)的發(fā)展卻成為了一種桎梏。

所謂思路決定出路，思想觀念落后才是最大的落后。面對(duì)日新月異的外部世界，檔案工作者不能僅僅小心翼翼地守著自己的崗位，而是要敢于越過“雷池”，以積極的心態(tài)接受新的觀點(diǎn)、新的理念、新的理論、新的技術(shù)等各種新鮮事物，面對(duì)因?yàn)榄h(huán)境變化而出現(xiàn)的新情況、新問題要主動(dòng)做出改變從而適應(yīng)環(huán)境的變化?？上驳氖?，近年來檔案界已經(jīng)越來越體會(huì)到解放思想的重要性和必要性，從消極等待轉(zhuǎn)變?yōu)榉e極作為，不僅加大了檔案開放的力度，還積極借鑒其它學(xué)科、行業(yè)的先進(jìn)理論、成功經(jīng)驗(yàn)，引入各種新的技術(shù)，極大地促進(jìn)了檔案管理工作的發(fā)展。筆者認(rèn)為，在如今技術(shù)變革的大背景下，開放的思維方式顯得尤為重要，特別是為了迎接即將到來的第四次技術(shù)革命，檔案工作者應(yīng)當(dāng)以更積極的心態(tài)主動(dòng)適應(yīng)整個(gè)社會(huì)發(fā)展的大環(huán)境，打破思維定勢(shì)，以更開放的思維方式研究檔案管理中可能出現(xiàn)的新情況、新問題，推進(jìn)檔案管理工作各方面的改革和創(chuàng)新，尤其是要開拓新型的管理模式和服務(wù)方式，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的轉(zhuǎn)型升級(jí)。

（二）理念重塑之二：創(chuàng)新

缺乏創(chuàng)新是長(zhǎng)期困擾檔案行業(yè)的一大問題，盡管近年來不少檔案保管機(jī)構(gòu)在具體業(yè)務(wù)中已經(jīng)進(jìn)行了一系列創(chuàng)新的探索與實(shí)踐。但是，總體而言檔案管理工作領(lǐng)域的創(chuàng)新并不盡如人意，主要體現(xiàn)在創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)、創(chuàng)新動(dòng)力不足、創(chuàng)新能力不夠、創(chuàng)新效果不佳等方面。究其原因，主要是由于我國實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的檔案管理體制，檔案管理工作按照國家檔案發(fā)展規(guī)劃運(yùn)行，自由度較小，同時(shí)也缺乏專門的創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制、創(chuàng)新扶植政策和創(chuàng)新發(fā)展環(huán)境等條件的支持。因此，容易形成消極狹隘的工作態(tài)度和僵化保守的工作方法，[2]習(xí)慣于用傳統(tǒng)的思維方式解決發(fā)展過程中出現(xiàn)的問題，對(duì)技術(shù)創(chuàng)新的反應(yīng)也相對(duì)滯后。

創(chuàng)新是檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的必然要求和動(dòng)力源泉。社會(huì)的變革、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、政策的調(diào)整、技術(shù)的進(jìn)步都在改變著檔案管理工作的內(nèi)、外部環(huán)境，當(dāng)創(chuàng)新的節(jié)奏跟不上環(huán)境的變化，各種問題和矛盾就會(huì)顯現(xiàn)、激化，進(jìn)而阻礙檔案管理工作的發(fā)展。面對(duì)技術(shù)變革帶來的挑戰(zhàn)，例如，二位一體的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對(duì)開發(fā)模式的挑戰(zhàn)、數(shù)據(jù)化的工作對(duì)象對(duì)管理環(huán)節(jié)的挑戰(zhàn)以及快速增長(zhǎng)的利用者對(duì)服務(wù)方式的挑戰(zhàn)等等，[3]檔案工作者應(yīng)當(dāng)重新認(rèn)識(shí)和定位檔案管理工作，增強(qiáng)改革自覺性和服務(wù)創(chuàng)新力，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展以及與社會(huì)的深度融合。

筆者認(rèn)為，檔案管理工作創(chuàng)新最關(guān)鍵的是要找準(zhǔn)創(chuàng)新的方向和思路，既要從技術(shù)層面，又要從運(yùn)行機(jī)制、開發(fā)模式和管理流程等方面出發(fā)研究可進(jìn)行的管理改革和服務(wù)提升，通過重構(gòu)業(yè)務(wù)模式實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自我創(chuàng)新。具體來說，首先要充分利用如大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)發(fā)展的最新成果從技術(shù)層面提升檔案管理的質(zhì)量和水平；其次要善于借鑒其他行業(yè)的創(chuàng)新經(jīng)驗(yàn)，隨著各種信息技術(shù)的推廣和普及，各行各業(yè)基于信息技術(shù)發(fā)展的管理創(chuàng)新層出不窮，這些探索和實(shí)踐為檔案管理工作的創(chuàng)新提供了可借鑒的經(jīng)驗(yàn)和思路；最后要敢于跨界，通過與其他行業(yè)的跨界合作實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的融合創(chuàng)新。此外，還要從人性化需求的角度思考檔案管理工作的創(chuàng)新，基于互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)人、資源與服務(wù)的聚合，通過不斷強(qiáng)化三者之間的聯(lián)系進(jìn)而形成信任和依賴，通過信任和依賴的沉淀逐漸形成穩(wěn)固的連接關(guān)系，打造“連接一切”的檔案管理工作新生態(tài)。[4]

（三） 理念重塑之三：人本

近年來，檔案界順應(yīng)社會(huì)發(fā)展潮流大力提倡樹立“以人為本”的服務(wù)宗旨。但是，在實(shí)際工作中還是缺乏對(duì)人性化需求的理解與尊重，利用服務(wù)的流程、方式、水平和效果往往不能滿足利用者的要求和期望。究其原因，這是因?yàn)闄n案保管機(jī)構(gòu)更多地還是充當(dāng)著“管理工具”或扮演著“管理者”的角色，以至于淡化了本應(yīng)有的歷史責(zé)任和服務(wù)意識(shí)。筆者認(rèn)為，“以人為本”是檔案管理工作發(fā)展的趨勢(shì)和精髓，只有重視人的價(jià)值、重視對(duì)利用者體驗(yàn)的理解，檔案保管機(jī)構(gòu)才能實(shí)質(zhì)性地從利用者的角度思考問題，在自身與利用者乃至社會(huì)大眾之間建立起一種基于檔案資源與利用服務(wù)的高層次的穩(wěn)固連接，強(qiáng)化與社會(huì)之間的溝通與交流，從而有助于利用外部力量進(jìn)行自身建設(shè)與改革創(chuàng)新。[5]

對(duì)人性最大限度的尊重、對(duì)人的體驗(yàn)的敬畏、對(duì)人的創(chuàng)造性發(fā)揮的重視應(yīng)當(dāng)成為檔案管理工作發(fā)展的力量源泉。具體來說，首先在檔案資源體系建設(shè)方面要以保存更全面的“社會(huì)記憶”為目標(biāo)，既要加強(qiáng)對(duì)民生檔案、信用檔案、健康檔案、家庭檔案、社區(qū)檔案、口述檔案等更貼近社會(huì)生活的檔案資源的規(guī)范管理，又要關(guān)注以往游離于體制之外的“小眾”檔案資源以及社會(huì)發(fā)展新領(lǐng)域產(chǎn)生的新型檔案資源，把檔案與國家、社會(huì)、民族乃至社會(huì)群體、個(gè)人的歷史“記憶”聯(lián)結(jié)起來，從而更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)“社會(huì)記憶”的重構(gòu)和對(duì)社會(huì)文明的傳承；其次在檔案利用服務(wù)方面要努力實(shí)現(xiàn)檔案公共服務(wù)均等化，正如第17屆國際檔案大會(huì)上通過的《檔案利用原則》要求“檔案工作者應(yīng)沒有歧視地向利用者提供公正、平等、及時(shí)的檔案利用”，[6]檔案保管機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)拋棄對(duì)利用者的社會(huì)群體劃分界限，致力于為社會(huì)大眾提供公平、公正的服務(wù)，保證每一位利用者在利用檔案的過程中都可以得到應(yīng)有的尊重、享有平等的待遇，實(shí)現(xiàn)檔案資源“全民享有”的目標(biāo)；再次在檔案信息資源開發(fā)利用方面要鼓勵(lì)社會(huì)力量的參與。

（四）理念重塑之四：協(xié)同

由于歷史的原因，我國的檔案管理工作先天就缺乏協(xié)同發(fā)展的因素。古代的檔案機(jī)構(gòu)在很大程度上是權(quán)力統(tǒng)治的附屬品，建國后即使“檔案開放”、“便于社會(huì)各方面的利用”被明確寫入法律當(dāng)中，但是檔案保管機(jī)構(gòu)仍然偏安于機(jī)關(guān)大院，與社會(huì)的聯(lián)系并沒有得到很大的改善，行業(yè)內(nèi)部的協(xié)作也鮮見，直至公共檔案館建設(shè)、檔案公共服務(wù)被提到日程上，檔案保管機(jī)構(gòu)才逐步走出自己的“小天地”，努力融入社會(huì)。但就整個(gè)系統(tǒng)而言，檔案行業(yè)仍舊是一個(gè)相對(duì)封閉的生態(tài)系統(tǒng)，這不僅阻礙了檔案行業(yè)與其他行業(yè)、檔案保管機(jī)構(gòu)與其他社會(huì)組織之間的跨界合作，也在相當(dāng)程度上抑制了檔案管理工作的改革創(chuàng)新。如今，在跨界融合理念的引領(lǐng)下，檔案行業(yè)必須順應(yīng)潮流開創(chuàng)協(xié)同融合的發(fā)展新模式。

協(xié)同發(fā)展強(qiáng)調(diào)相互滲透、融合，取長(zhǎng)補(bǔ)短，互通互聯(lián)，以達(dá)到效益最大化。目前檔案行業(yè)的協(xié)同發(fā)展尚處于探索階段，未來的發(fā)展可以從基于具體服務(wù)、基于系統(tǒng)內(nèi)及區(qū)域內(nèi)、基于跨系統(tǒng)或跨平臺(tái)的微觀、中觀和宏觀三個(gè)層面開展。[7]具體來說，一方面是要組建真正的區(qū)域性、行業(yè)性、全國性的大聯(lián)盟，聯(lián)盟各成員要在資源建設(shè)、管理、服務(wù)等各個(gè)領(lǐng)域展開合作，形成資源優(yōu)勢(shì)、信息優(yōu)勢(shì)、品牌優(yōu)勢(shì)和服務(wù)優(yōu)勢(shì)，謀求共同發(fā)展；另一方面是要敢于跨界與其他行業(yè)、機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織等開展深度合作。[8]例如，目前正興起的檔案文化產(chǎn)品與服務(wù)的開發(fā)，由于檔案保管機(jī)構(gòu)在人力、物力等客觀條件方面的限制，因此迫切需要來自其他社會(huì)組織的支持與協(xié)作。筆者認(rèn)為，吸引其他社會(huì)主體的參與是檔案管理工作未來發(fā)展的必然選擇，合作的對(duì)象也會(huì)越來越多元化，不僅有圖書館、博物館這樣的與檔案館相近的行業(yè)組織，也有學(xué)校、媒體、企業(yè)、公益慈善團(tuán)體、行業(yè)協(xié)會(huì)等各種類型的社會(huì)組織。多元化社會(huì)主體的參與將使檔案管理工作的發(fā)展更具活力。[9]

三 、結(jié)語

綜上所述，信息時(shí)代的技術(shù)變革不僅深刻影響著檔案管理工作的發(fā)展，更意味著對(duì)檔案工作者思維方式的顛覆。因此，檔案工作者只有做到思維先行，完成管理理念的轉(zhuǎn)變重塑，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的思維方式審視檔案管理現(xiàn)象，才能找準(zhǔn)發(fā)展的方向，推動(dòng)檔案管理工作不斷改革創(chuàng)新。這就是技術(shù)變革對(duì)檔案管理理念的挑戰(zhàn)與重塑。