影響企業(yè)公文質(zhì)量因素淺析

摘 要：企業(yè)公文中出現(xiàn)的發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、成文日期、印章、附件、抄送范圍等不規(guī)范問(wèn)題，是影響公文質(zhì)量水平的常見(jiàn)問(wèn)題，容易造成信息傳遞失真、歸檔困難等，探究其影響因素并采取針對(duì)性措施，才能提高公文的規(guī)范性程度。

關(guān)鍵詞：公文;質(zhì)量;影響;因素

公文是企業(yè)信息傳遞的正式工具，具有承上啟下、溝通內(nèi)外的功用。公文質(zhì)量的高低，事關(guān)企業(yè)的形象。因此，對(duì)影響公文質(zhì)量的因素進(jìn)行探討，并進(jìn)行針對(duì)性的規(guī)范，是十分必要的工作。

1 企業(yè)公文質(zhì)量實(shí)際情況分析

為對(duì)公文中常見(jiàn)問(wèn)題初步了解，筆者隨機(jī)選取企業(yè)公文40篇，對(duì)照相關(guān)規(guī)定逐一檢查，發(fā)現(xiàn)不規(guī)范問(wèn)題15項(xiàng)，主要包括：排版不規(guī)范、頁(yè)碼標(biāo)注不規(guī)范、成文日期或印發(fā)日期不規(guī)范、文種字體及字號(hào)等使用不規(guī)范、標(biāo)題不規(guī)范、附件格式不規(guī)范、引文不規(guī)范、數(shù)字及標(biāo)點(diǎn)符號(hào)有誤、附注不符合規(guī)范要求、抄送單位名稱不規(guī)范、文種使用不規(guī)范、正文結(jié)構(gòu)及層次序數(shù)不符合要求、主送單位不準(zhǔn)確、請(qǐng)示件未注明聯(lián)系人姓名及電話、發(fā)文稿紙缺領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期或者簽發(fā)意見(jiàn)等（公文常見(jiàn)質(zhì)量問(wèn)題見(jiàn)下表1）。

2 影響公文質(zhì)量因素分析

2.1 直接因素

造成公文質(zhì)量問(wèn)題的直接因素在于公文起草人員對(duì)公文格式和相關(guān)要求了解不夠、工作責(zé)任心不強(qiáng)和審核人把關(guān)不嚴(yán)。

2.2 間接因素

從公文制作發(fā)布流程來(lái)看影響公文質(zhì)量間接因素主要有以下幾點(diǎn)：

1）企業(yè)制發(fā)公文主要程序包括起草、審核、簽發(fā)、復(fù)核、登記、印制、核發(fā)等。擬稿人作為新手，不熟悉公文處理辦法，比較容易犯低級(jí)的錯(cuò)誤，比如字體、字號(hào)、文種選擇等。加之缺乏公文考核評(píng)價(jià)辦法約束，進(jìn)步緩慢，導(dǎo)致企業(yè)公文不規(guī)范的一個(gè)重要原因。

2）擬稿人起草好的公文，首先要經(jīng)過(guò)部門負(fù)責(zé)人審核，部門審核人一般注重文字內(nèi)容是否妥當(dāng)，措辭是否符合邏輯，規(guī)章制度是不是符合國(guó)家及上級(jí)單位政策要求，很少關(guān)注公文格式，這也是造成公文不規(guī)范一個(gè)原因之一。

3）公文簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由發(fā)文機(jī)關(guān)辦公部門進(jìn)行核稿。作為中小型企業(yè)核稿人一般不超過(guò)3人，以行政名義發(fā)文由行政辦公室核稿;以黨委名義發(fā)文由黨委辦公室核稿;以紀(jì)委、工會(huì)、團(tuán)委名義發(fā)文分別由其辦公部門核稿。審核的重點(diǎn)有：行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確; 內(nèi)容是否符合國(guó)家法律法規(guī)和黨的路線方針政策;是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖;是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接;所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行;文種是否正確，格式是否規(guī)范;人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確;文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等用法是否符合規(guī)定等。由于企業(yè)核稿人一般還承擔(dān)其他工作任務(wù)，碰上任務(wù)集中，精力有限，難免有誤。

4）文件印制前要經(jīng)過(guò)主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)當(dāng)簽署意見(jiàn)、姓名和完整日期。在實(shí)際操作中時(shí)常缺少簽發(fā)日期和簽發(fā)意見(jiàn)，也是造成公文不規(guī)范的一個(gè)原因。

3 幾點(diǎn)建議

針對(duì)上述公文中常見(jiàn)問(wèn)題及原因分析，根據(jù)工作實(shí)踐，為改善公文質(zhì)量提出以下建議：

3.1 完善公文管理制度，制定切實(shí)可行的考核辦法

大多數(shù)企業(yè)公文管理方式為出臺(tái)一些公文管理辦法，督促機(jī)關(guān)及所屬單位遵照?qǐng)?zhí)行，但效果往往不盡如人意。為了切實(shí)提高公文質(zhì)量水平，在公文管理辦法基礎(chǔ)上結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制定《公文質(zhì)量考核評(píng)比辦法的通知》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）。《辦法》以問(wèn)題為導(dǎo)向，將公文管理工作中可能涉及的各類問(wèn)題以表格的形式直觀表述，通過(guò)表格進(jìn)行結(jié)構(gòu)化評(píng)分，對(duì)企業(yè)各單位建立問(wèn)題記錄、季度自查、年度考評(píng)、獎(jiǎng)懲有據(jù)的閉環(huán)管控機(jī)制。

3.2 加強(qiáng)公文業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升專業(yè)技能水平

每年結(jié)合企業(yè)貫標(biāo)工作，針對(duì)問(wèn)題集中的部門及人員進(jìn)行培訓(xùn)，從根本上杜絕低層次公文質(zhì)量問(wèn)題出現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)公文管理高效運(yùn)轉(zhuǎn)，確保公文工作管理水平全面提升。

3.3 以通報(bào)為契機(jī)，切實(shí)強(qiáng)化公文質(zhì)量意識(shí)

按照企業(yè)《公文質(zhì)量考核評(píng)比辦法》中考核評(píng)分表，對(duì)評(píng)比內(nèi)容進(jìn)行打分，滿分為100分，對(duì)不符合公文要求的考核項(xiàng)目進(jìn)行扣分。每季度考評(píng)一次?？荚u(píng)結(jié)果采用通報(bào)方式主送機(jī)關(guān)各部門及所屬單位，以提高公文的規(guī)范性程度和公文質(zhì)量水平。

3.4 利用考核結(jié)果，激發(fā)企業(yè)文書人員工作積極性

公文工作考核評(píng)價(jià)的結(jié)果公平透明，是對(duì)公文人員工作的一種客觀評(píng)價(jià)，應(yīng)與企業(yè)單位的人才選拔調(diào)配、獎(jiǎng)勵(lì)懲罰等機(jī)制掛鉤，激發(fā)他們的積極性，確保公文質(zhì)量在擬稿、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、眉首、主體、版記、印發(fā)全流程無(wú)差錯(cuò)。

總之影響企業(yè)公文質(zhì)量的因素很多，比如企業(yè)公文制度的完善程度、擬稿人的寫作水平、核稿人的嚴(yán)謹(jǐn)程度以及企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的重視程度等等。實(shí)踐證明重視并做好公文管理知識(shí)培訓(xùn)和考核，使公文從源頭上標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，減少低級(jí)錯(cuò)誤的發(fā)生，是提高公文質(zhì)量的有效方法之一。

參考文獻(xiàn)

[1]王宇，劉洋.關(guān)于公文工作考核評(píng)價(jià)的思考與實(shí)踐[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（24）：8+10.

[2]宋躍云.以培訓(xùn)和考核為抓手? 力促公文質(zhì)量的提高[J].文化創(chuàng)新比較研究，2018，2（06）：166+168.

作者簡(jiǎn)介

韓麗娟，館員，現(xiàn)就職于北京鐵城建設(shè)監(jiān)理有限責(zé)任公司，從事檔案管理工作。