試論信息化背景下數(shù)字檔案室的建設(shè)

阿以古力·外力

摘 要：隨著當(dāng)前時(shí)代的不斷發(fā)展，我們更加注重進(jìn)行信息化技術(shù)的應(yīng)用，尤其在進(jìn)行數(shù)字檔案室建立的過程中，要結(jié)合信息化背景下的發(fā)展特點(diǎn)，發(fā)展信息化工程，同時(shí)，針對數(shù)字檔案建立過程中所存在的問題，進(jìn)行有效的解決。同時(shí)，建立數(shù)字檔案室，對信息資源進(jìn)行安全保管，能夠提高資源的利用效率，提升建設(shè)水平，所以，在下文中，我們了解數(shù)字檔案室建設(shè)的新背景以及當(dāng)前數(shù)字建設(shè)過程中所面臨的問題，比如缺乏先進(jìn)的觀念，沒有法規(guī)作為保障，管理存在一定的障礙等，針對具體的問題提出有效的措施，能夠?qū)λ枷胗^念進(jìn)行更新，促進(jìn)部門聯(lián)動(dòng)，推動(dòng)電子檔案運(yùn)行機(jī)制的建立，能夠把數(shù)據(jù)作為中心進(jìn)行有效數(shù)據(jù)共享與利用。

關(guān)鍵詞：信息化背景;數(shù)字檔案;建設(shè)策略;時(shí)代特征

所謂數(shù)字檔案室就是利用現(xiàn)代信息技術(shù)對信息和檔案進(jìn)行收集、整理，建立電子檔案平臺(tái)，對資源進(jìn)行整合，能夠促進(jìn)各網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的應(yīng)用，加強(qiáng)對檔案信息安全性的提升。同時(shí)，提高信息的利用效率，促進(jìn)信息共享[1]。所以了解當(dāng)前數(shù)字檔案室建立的背景，能夠適應(yīng)時(shí)代的特征，解決其中所存在的問題，對思想觀念進(jìn)行更新，推動(dòng)電子檔案管理運(yùn)行機(jī)制的建立，加強(qiáng)數(shù)據(jù)為中心的共享體系建立，加強(qiáng)對數(shù)據(jù)保護(hù)，促進(jìn)電子檔案的利用，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。

1 數(shù)字檔案室建設(shè)的背景探討

當(dāng)前信息技術(shù)在各行各業(yè)中得到應(yīng)用，尤其在信息化建設(shè)的過程中，能夠?qū)﹄娮游募M(jìn)行應(yīng)用，記載研究管理工作、詳細(xì)事件，提供一定的決策依據(jù)。同時(shí)，提高各項(xiàng)活動(dòng)開展的質(zhì)量。其次，借助數(shù)字化檔案來進(jìn)行事件的永久保存，能夠促進(jìn)整體信息資源的整合。所以，在當(dāng)前的數(shù)字檔案室建設(shè)的過程中，我們了解信息化的背景，能夠積極面對新環(huán)境所帶來的挑戰(zhàn)，提出有效的解決對策。

2 數(shù)字檔案室建設(shè)所面臨的問題探討

2.1 存在落后的觀念和認(rèn)知障礙

在當(dāng)前的數(shù)字檔案室建設(shè)過程中，要對人們的思想問題進(jìn)行解決，但是，由于長久以來人們?nèi)狈?shù)字檔案意識(shí)，在對電子檔案進(jìn)行認(rèn)知的過程中存在障礙，沒有與傳統(tǒng)文件管理進(jìn)行區(qū)分，所以，無法發(fā)揮電子檔案的價(jià)值，同時(shí)，導(dǎo)致檔案部門在進(jìn)行初級檔案建設(shè)過程中，會(huì)遇到一些人財(cái)物匱乏的阻礙，無法推進(jìn)科學(xué)電子文件的有效管理，也不能對數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行有效的整合、利用、共享。

2.2 相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

在進(jìn)行數(shù)字檔案建設(shè)的過程中，要統(tǒng)一規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行有效的建設(shè)，但是，從整體層面來看，與電子文件管理相關(guān)的法律法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)較少，同時(shí)，沒有對電子檔案管理進(jìn)行有效的界定，部分電子文件法律效率不明確，無法進(jìn)行信息的有效保護(hù)，使得電子檔案開發(fā)與保密關(guān)系之間存在矛盾。所以，在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的過程中，我們能夠?qū)Ψ蓡栴}進(jìn)行研究，在實(shí)際推動(dòng)過程中，促進(jìn)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一[2]。

2.3 存在管理障礙，數(shù)據(jù)安全性較低

在數(shù)字檔案室建立的過程中，要加強(qiáng)信息化建設(shè)，進(jìn)行總體設(shè)計(jì)統(tǒng)籌規(guī)劃，同時(shí)，由于電子檔案的管理模式不同，在進(jìn)行數(shù)據(jù)應(yīng)用的過程中，由于其自身的不穩(wěn)定性會(huì)導(dǎo)致電子文件受到干擾的可能性較大。其次，當(dāng)前信息網(wǎng)絡(luò)具有一定的開放性，會(huì)使得一些黑客利用病毒來對計(jì)算機(jī)進(jìn)行攻擊，從而獲取自己所需的信息，導(dǎo)致數(shù)字檔案安全性降低。

2.4 缺乏高效利用的人才

在當(dāng)前的數(shù)字檔案建設(shè)過程中，要對電子檔案進(jìn)行開發(fā)，但是，由于缺乏專業(yè)的檔案信息化管理人才，會(huì)制約數(shù)字檔案的進(jìn)一步發(fā)展。其次，檔案信息化發(fā)展程度存在一定的差異，無法對資源進(jìn)行有效的共享，同時(shí)，可利用的電子檔案較少，會(huì)損失電子檔案的資源價(jià)值，制約整體信息化發(fā)展水平和深度。

3 信息化背景下數(shù)字檔案室的建設(shè)策略

3.1 改進(jìn)思想觀念更新，營造良好發(fā)展環(huán)境

首先，要對觀念進(jìn)行中認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的特點(diǎn)，對現(xiàn)代電子檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。其次，要加強(qiáng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持，建立全局意識(shí)，主動(dòng)的對電子檔案進(jìn)行利用共享，促進(jìn)數(shù)字檔案室的建立。再者，要加強(qiáng)宣傳，利用多種途徑進(jìn)行檔案工作的有效標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)，增強(qiáng)人們的電子檔案意識(shí)[3]。比如，要引導(dǎo)相關(guān)數(shù)字檔案管理人員能夠意識(shí)到信息化技術(shù)應(yīng)用的價(jià)值，從國家層面和系統(tǒng)層面來進(jìn)行思考，對電子檔案進(jìn)行利用，加強(qiáng)宣傳，提高人們對檔案的認(rèn)知。

3.2 促進(jìn)部門聯(lián)動(dòng)，建立電子檔案運(yùn)行機(jī)制

首先，要建立電子檔案的管理小組，由不同部門共同組成，發(fā)揮部門之間的聯(lián)動(dòng)作用，共同解決數(shù)字檔案問題。其次，對電子文件進(jìn)行有效的管理，參與到電子文件的開發(fā)過程中，能夠有效的提升電子文件的利用效率。再者，與部門進(jìn)行對接合作，提出流程優(yōu)化的解決方案，進(jìn)行建設(shè)成果的示范。比如，要發(fā)揮不同部門之間的作用，設(shè)立管理小組，對各部門的電子檔案進(jìn)行收集，加強(qiáng)對電子檔案的整合，進(jìn)行大數(shù)據(jù)的有效分析，從而獲得檔案成果，對檔案成果進(jìn)行應(yīng)用，促進(jìn)各部門進(jìn)一步運(yùn)轉(zhuǎn)發(fā)展。

3.3 加強(qiáng)制度建設(shè)，明確電子檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

首先，要推動(dòng)立法工作，出臺(tái)相關(guān)數(shù)字檔案建立的法規(guī)，加強(qiáng)信息保護(hù)，同時(shí)，對電子文件的存放和處置要進(jìn)行明確規(guī)范。根據(jù)文件丟失現(xiàn)象，要明確法律職責(zé)，為電子檔案的利用創(chuàng)造環(huán)境。其次，出臺(tái)相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對電子文件進(jìn)行有效的管理。比如歸檔數(shù)據(jù)標(biāo)識(shí)、存儲(chǔ)、交換安全等，出臺(tái)相關(guān)政策，健全工作制度，對數(shù)字檔案室的質(zhì)量核查，確保電子檔案的價(jià)值。

3.4 發(fā)揮數(shù)據(jù)中心作用，促進(jìn)電子共享體系建設(shè)

首先，我們能夠加強(qiáng)規(guī)劃，對檔案信息化建設(shè)進(jìn)行有效的方案，制定詳細(xì)步驟來推動(dòng)工作。其次，把數(shù)據(jù)作為中心來建設(shè)平臺(tái)，圍繞業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)來提高數(shù)據(jù)利用價(jià)值的提升，能夠加強(qiáng)信息資源的整合，對應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行有效創(chuàng)新[4]。再者，組建備份中心，能夠?qū)﹄娮訖n案進(jìn)行存儲(chǔ)，避免出現(xiàn)意外，避免數(shù)字化檔案的建設(shè)造成較大的損失，能夠有效的保護(hù)數(shù)據(jù)安全。

3.5 促進(jìn)電子檔案利用，加強(qiáng)服務(wù)體系的建設(shè)

首先，在進(jìn)行數(shù)字檔案建立的過程中，我們對電子檔案的利用效率進(jìn)行提升，能夠選拔合適的人才，促進(jìn)人才隊(duì)伍的建設(shè)，獲取一定政策和資金的支持，培養(yǎng)信息化人才，定期開展培訓(xùn)，能夠掌握電子檔案的管理技巧。其次，提高利用服務(wù)水平，使電子檔案與業(yè)務(wù)流程進(jìn)行有效對接，能夠?qū)⒕唧w的管理活動(dòng)進(jìn)行流轉(zhuǎn)，促進(jìn)檔案成為移動(dòng)的知識(shí)庫。

4 結(jié)束語

綜上所述，在信息化背景下對數(shù)字檔案進(jìn)行建設(shè)，要進(jìn)行全面建設(shè)規(guī)劃，由于部分?jǐn)?shù)字檔案室仍處于初步階段，在具體推進(jìn)的過程中，要結(jié)合實(shí)際狀況來解決現(xiàn)實(shí)問題，比如缺乏整體法規(guī)的約束，思想觀念較為落后，人才缺乏，沒有進(jìn)行有效的管理使得電子文件的保護(hù)性能較差等，所以，對檔案信息化發(fā)展程度進(jìn)行加深，能夠促進(jìn)資源的共享和利用，提升整體信息化發(fā)展水平。所以，要進(jìn)一步攻破重難點(diǎn)，穩(wěn)步推動(dòng)進(jìn)行檔案電子化的構(gòu)建，適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展，促進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)模式的創(chuàng)新。

參考文獻(xiàn)

[1]張巍筠，劉雪麗.試論信息化背景下高校數(shù)字檔案室的建設(shè)[J].北華航天工業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)，2017（06）：43-45.

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[3]楊楨.談煤炭企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（09）：155.

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