預(yù)防管理優(yōu)于應(yīng)急管理為何常被忽視

郝旭光

筆者在近期又一次游覽了金山嶺長城，對其建筑的奇妙及其對現(xiàn)代管理的啟示有了一些新的看法。

金山嶺長城建筑的奇妙在于軍事功能的完善。金山嶺長城層層設(shè)防，軍事防御功能極強，防御體系十分完善，山、墻、樓有機融合，渾然一體。例如，它不同于其他長城的方形箭跺口，金山嶺長城的垛口是扇形的，這樣可以加大射擊角度且不留射擊死角;既有防御騎兵快速沖擊的擋馬墻，也有防御步兵沖到墻上的障墻，再加上高低不等的臺階（以延緩敵兵沖上城墻后的速度）、假門（把沖上城墻的敵兵誘到死胡同）等，其設(shè)計建造堪稱絕妙。實事求是地說，金山嶺長城的建筑達到了冷兵器時代登峰造極的水平，體現(xiàn)了戚繼光治軍、謀略、武功的重要特點：相互獨立，各自為戰(zhàn)，相互配合，渾然一體;分則小組為戰(zhàn)，合則圍殲敵軍，處處是武器，處處可制敵。

史料記載，戚繼光主持修建金山嶺長城和防御戰(zhàn)事的十余年間，這個地區(qū)發(fā)生的戰(zhàn)役并不多，這也成為當(dāng)時及后來的一些人認為金山嶺長城不重要的依據(jù)。而且，戚繼光還受到了當(dāng)時一些官員的猛烈抨擊：浪費了國家這么多的人力、物力和財力來重修長城，卻沒有為國家建立什么戰(zhàn)功。當(dāng)時的首輔（類似其他朝代的丞相）張居正對此觀點批駁道：“若舉全鎮(zhèn)防守之功，委無所損;數(shù)年以來，一矢不驚，內(nèi)外安堵，此其功寧可誣呼？貓以辟鼠為上品，山有虎豹，藜藿不采，又不以搏噬為能也”。由于張居正的支持，戚繼光才沒有被“打倒”。在明朝中后期，北方狼煙四起，其他地方戰(zhàn)事頻發(fā)，但戚繼光鎮(zhèn)守的金山嶺地區(qū)則遠離烽火，這本身就是對國家很大的貢獻。實際上，對外，這就是震懾，不戰(zhàn)而屈人之兵;而內(nèi)部管理，就是主動預(yù)防性管理的要義。

在組織內(nèi)部的管理過程中，人們常常習(xí)慣于被動應(yīng)急性管理，即致力于降低不利事件、違規(guī)行為的不良影響、減少損失。但從現(xiàn)代組織運行的規(guī)律和管理的效果出發(fā)，組織應(yīng)該立足于主動預(yù)防性管理，即降低不利事件、違規(guī)行為發(fā)生的概率。

主動預(yù)防性管理活動的第一層含義是指管理者應(yīng)該對違規(guī)、違紀行為進行事前警示作為重點，而不只是事后懲罰;第二層含義是指預(yù)防不利情況的發(fā)生。通俗地說，主動預(yù)防管理就是是主動、預(yù)防為主，是“防火”，而不是被動地“救火”、被動地應(yīng)急。

預(yù)防性管理活動有著重要的意義。一旦出現(xiàn)違規(guī)、違紀情況，往往會對整個組織產(chǎn)生危害，造成很大的損失。通過事后管理，盡管可以解決違規(guī)、違紀的問題，但無法挽回已經(jīng)發(fā)生的損失。一旦那些潛在問題出現(xiàn)，就會影響組織的正常運行，造成組織的損失。而預(yù)防性管理活動，則可以避免潛在的不利事件的出現(xiàn)，避免違規(guī)、違紀行為的發(fā)生，從而避免了損失的發(fā)生。這樣更能節(jié)省資源，更有利于組織的發(fā)展。

主動預(yù)防性管理在實踐中應(yīng)該怎么做？

概括而言，主動預(yù)防性管理就是進行潛在問題分析，既要找問題，更要找原因，通過完善規(guī)章制度和依規(guī)執(zhí)法，發(fā)揮事前警示的作用，以便消除問題產(chǎn)生的原因。

管理絕不是一朝一夕就能解決員工不積極工作，甚至出現(xiàn)違規(guī)、違紀問題，也不可能一次就發(fā)現(xiàn)所有潛在問題。因為管理是一個過程，管理不是隨意的行為，不能以“搞運動”的方式來進行，它應(yīng)該是一個連續(xù)不斷的過程，是一個不斷地發(fā)現(xiàn)問題，持續(xù)地解決問題，不斷地完善現(xiàn)有的流程及其優(yōu)化的過程。

在現(xiàn)實管理過程中，雖然提前預(yù)防，通過制度建設(shè)震懾違規(guī)、違紀行為容易達成共識，但預(yù)防影響組織發(fā)展的不利的潛在問題容易被忽視。因為預(yù)防問題發(fā)生的“成績”可見程度低，把潛在問題消弭于無形或萌芽狀態(tài)，從而避免了損失這樣的“無形貢獻”，往往容易被上級、同級或下級視為沒有做工作，沒有業(yè)績，就像某些明朝官僚攻擊戚繼光那樣的說法。所以，很多管理者寧可讓問題出現(xiàn)后再予以解決，也不愿意對可能出現(xiàn)的不良后果采取積極的預(yù)防措施。因為解決問題才常常被視為組織的功臣而受到各種各樣的褒獎。另外，就像修建長城也要投入一樣，主動預(yù)防性管理也要花成本，因此，很多管理者不愿為此而分配資源。筆者對一些中層管理者進行訪談時，大家對這一現(xiàn)象反映的比較多：預(yù)防性管理在組織中之所以沒有得到重視，就是這些更有效、更能減少損失的預(yù)防性工作需要前期投入?yún)s難以看到投入后所帶來有形的成績，以至在工作中，只要不是非常嚴重的問題，很多管理者寧愿讓問題顯現(xiàn)、造成后果，然后再多花成本來補救，以博得他人對自己工作效果的認可，也不愿事前少花成本采取主動的預(yù)防措施。

因此，各級管理者應(yīng)該改變觀念，對于主動預(yù)防性管理在思想上給予更多的重視。學(xué)習(xí)張居正批駁對戚繼光的責(zé)難所表現(xiàn)的管理思想：震懾及提前預(yù)防也是功勞。在考核下屬的業(yè)績時，不能過分強調(diào)可見性強的行為，把眼光只盯著是否解決了問題以及問題解決到什么程度這些有形的業(yè)績，更應(yīng)該考慮下屬是否提出了更多的潛在問題，并做出努力提出并采取預(yù)防措施，從而把這些潛在的影響組織發(fā)展的問題消弭于無形。

因此在具體的管理過程中，要完善制度建設(shè)，在資源分配和業(yè)績評價時，同樣要重視主動預(yù)防性管理，不能僅僅因為它們難以觀察或量化就不給予獎勵。要鼓勵下屬重視潛在問題及其原因分析。對那些確實進行了深入查找問題的部門，既要提供資源，又要按照對組織可能的影響范圍和程度“論功行賞”，對那些不容易看見有形效果、卻更節(jié)省資源、更有利于企業(yè)發(fā)展的無形的預(yù)防性工作，給予更多的正面評價和更多的資源支持。（文章來源：經(jīng)濟日報）