推動檔案的數(shù)字化管理和人才服務工作

王爽

做好檔案數(shù)字化管理和人才服務工作，是識別天下英才而用之的重要保障。近年來，我市高度重視人才服務工作，著力健全人才服務體系，加快人才信息平臺和數(shù)據(jù)庫建設。流動人員的人事檔案電子化建設，能幫助人事檔案管理者，運用先進的信息技術，快速處理復雜的數(shù)據(jù)，優(yōu)化管理質量，提高了工作效率，讓人事檔案管理更加規(guī)范化、制度化。當前，大數(shù)據(jù)、數(shù)字化成為時代發(fā)展的代名詞，信息技術已經被滲透到各行各業(yè)的工作管理當中，成為了一種關鍵性的檔案技術。在日常的人事檔案管理中，檔案信息化不僅能夠降低了管理人員的工作量，還能提升檔案管理的工作效率，讓檔案管理工作出現(xiàn)大的變化。然而，機遇和挑戰(zhàn)并存，在數(shù)字化檔案管理中仍然存在一些問題。因此，本文針對這些問題，分析后提出發(fā)展建議，希望能夠促進數(shù)字化人事檔案管理的蓬勃發(fā)展。

1 當前人事檔案數(shù)學化管理中存在的困境

就目前而言，檔案管理的數(shù)字化過程還存在著許多實際問題，下面從以下幾方面進行分析展開。

1.1 人事檔案標準化存在問題

所謂檔案標準化，即是對同類檔案按照統(tǒng)一標準進行整理歸檔，并對其進行執(zhí)行和修訂的過程。在對人事檔案進行信息數(shù)字化的過程中，為保證信息數(shù)字化在保管、傳送、利用檔案等方面更加規(guī)范有效，需制定相應的標準使檔案的錄入、掃描和歸檔等過程標準化。目前國內的檔案數(shù)字化仍需進行優(yōu)化和改進，其中包括存儲檔案的系統(tǒng)等基礎設施的標準化、檔案信息安全的管理標準化、工作制度的管理標準化等方面。再者，提升標準化檔案管理不僅能夠提升服務質量還能提高效率。

1.2 人事檔案信息安全受到威脅

人事檔案的數(shù)字化減輕查找檔案的工作量的同時，也避免了紙質檔案在保存和調閱等過程中的磨損和遺失等問題。在如今的電子化檔案背景下，人事檔案面臨著信息泄漏的安全威脅。檔案的重要信息有可能會被盜用，部分檔案可能會遭受電腦黑客的攻擊，且病毒也能對相關數(shù)據(jù)造成安全威脅?？偠灾?，現(xiàn)階段檔案信息的管理和保存仍面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)。

1.3 數(shù)字化技術落后

之前查閱檔案一般采用原始的手工查看紙質載體的方式，由于每年辦理存檔、查閱檔案的業(yè)務量加大，紙質檔案不方便查找。在人事檔案的數(shù)字化過程中，為確保該項工作的順利進行，以及效率和質量提升問題。需要在信息更新，還有安全管理、檔案識別掃描等技術方面，做到與時俱進。因此，更新檔案信息化技術，才能滿足檔案數(shù)字化工作需求。

2 檔案數(shù)字化對人才服務的重大意義

2.1 人事檔案數(shù)字化有利于招聘

通過檔案的大數(shù)據(jù)獲取更廣泛的流動人員數(shù)據(jù)動態(tài)，在人才市場的檔案數(shù)據(jù)庫里記載著每個流動人員每次工作變動的簡歷信息，比如在哪個行業(yè)、哪家公司供職于哪個崗位，通過人工智能深入的數(shù)據(jù)挖掘，對流動人員數(shù)量、結構、分布、流向等開展統(tǒng)計分析，可以幫助企業(yè)人力資源管理者快速篩選、匹配到合適候選人，以及快速挖掘新員工、找到員工上崗，還可以完成初步篩選。

2.2 人事檔案電子化有利于人才培訓

人事檔案的電子化，可以讓人才培訓趨于個性化和多樣化。人事檔案電子化技術應用于大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)領域，管理者可以通過電子數(shù)據(jù)對員工進行精準分析，以員工為中心，準確識別出每位員工的學習需求和個人定位，制定更加科學合理的培養(yǎng)計劃，并且可以為不同層級的員工建立不同的勝任模型，使員工的培訓與發(fā)展更加貼合實際。

2.3 人事檔案電子化有利于人才測評

在職業(yè)測評領域，利用人事檔案電子化技術對流動人員流向、工作行業(yè)、崗位、就職時間等開展統(tǒng)計分析，可對績效考核、人才培養(yǎng)和選拔以及分類進行研究，改進以前工作中的缺陷。人事檔案的大數(shù)據(jù)技術能采集更多更快更準確的信息，從人事檔案電子化數(shù)據(jù)庫中找到隱藏其中的信息，分析決策，得到更快更好的測評，提升測評的效果。

3 完善人事檔案數(shù)字化管理的建議

3.1 認真做好收集、整理、審核工作

在整理中，務必小心翼翼，不要忙中出錯，避免事后核對糾錯。做到認真鑒別，分類準確，編排有序，裱糊平整，目錄清楚，裝訂美觀。二是對所有人事檔案進行檔案信息的甄別核實，對每個人的檔案卷卷核對，仔細比對，發(fā)現(xiàn)缺材料的，采取組織配合與個人查找的方式進行逐人登記、逐條補充。對人事檔案中填寫不規(guī)范、重復裝訂的材料逐份清理，夯實數(shù)字化建設基礎，有效提升每一卷人事檔案材料的規(guī)范性、準確性和完整性。三是對人事檔案數(shù)字化工作開展情況進行監(jiān)督檢查，及時解決問題并不斷探索，建立長效的工作機制，試點以后得以推廣，以點帶面，推動檔案數(shù)字化管理工作的全面展開。

3.2 建立健全數(shù)據(jù)庫

一是構建標準化的檔案信息數(shù)據(jù)庫，運用身份證號碼進行檢索與識別，使既有數(shù)據(jù)如社保數(shù)據(jù)等可以直接錄入到數(shù)據(jù)庫當中。二是完善數(shù)據(jù)庫的前臺與后臺操作系統(tǒng)，完善前臺對檔案信息的整理與檢索技術;優(yōu)化后臺的監(jiān)督、核實、比對功能，提升紙質材料與電子材料校對效率，確保檔案信息的準確和完整。三是引進新進的信息技術，為檔案信息的錄入、檔案的查閱、信息的更新、備份等提供技術支撐。

3.3 優(yōu)化質量管理體系

若想完善檔案的數(shù)字化信息化管理，主要包括前期數(shù)據(jù)分類處理、中期數(shù)據(jù)儲存、后期數(shù)據(jù)更新和使用等。對檔案進行分類：下崗流動人員檔案和學生檔案等。除此之外，不僅要對檔案合理分類，還應該注意軟件、硬件、工作人員和管理制度跟它的匹配。在進行中期數(shù)據(jù)儲存過程中，應該充分發(fā)揮技術的作用，利用照相機、掃描儀以及攝像機等設備，將檔案進行錄入和存儲。在后期數(shù)據(jù)利用上，不斷提升工作人員的素質水平，確保數(shù)據(jù)錄入的質量與效率。

3.4 強化檔案信息安全管理質量

在推廣檔案信息化過程中，檔案信息的安全管理便成為了檔案管理工作中最為至關重要的一環(huán)。

工作中嚴格執(zhí)行國家保密規(guī)定，重視檔案安全保密工作，健全人防、物防、技防相結合的檔案安全保密防范工作體系;充分運用現(xiàn)代科技手段，不斷提高化解風險、防范事故和應急處置的能力，確保檔案的絕對安全。

一是嚴格把控，將檔案存儲與辦公地點互相分開，配備單獨檔案室和錄入室，在工作區(qū)域安裝高清無死角監(jiān)控設備，嚴禁將碳素筆、手機、攝像及移動儲存設備等帶入工作場所。指定特定的黨員簽訂協(xié)議書之后，才能參與檔案錄入工作，嚴防紙質檔案涂改、撤換，信息錄入錯誤，檔案信息泄露等情況的發(fā)生。做到交接清楚、登記準確，確保檔案在交接過程中不發(fā)生遺失等情況。

二是簽訂保密協(xié)議，與數(shù)字化建設公司及參與人事檔案數(shù)字化建設項目的所有人員簽訂三方保密協(xié)議和承諾書，明確各自責任。

三是嚴防數(shù)據(jù)泄露，檔案數(shù)字化項目現(xiàn)場所有數(shù)據(jù)接口全部封閉，不能搭建無線網(wǎng)絡，統(tǒng)一購買使用國產掃描儀及服務器等設備。首先，管理人員需要對保存檔案的設備和系統(tǒng)進行定期的維護，并將存在安全威脅的系統(tǒng)和軟件進行清理和淘汰。其次，需要專業(yè)的計算機技術人員對設備的運行環(huán)境進行檢查。

四是加強數(shù)字檔案的安全管理，建立數(shù)據(jù)備份和恢復機制，定期備份數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)，將備份介質存放在檔案庫保險柜內。加強網(wǎng)絡的安全管理，通過驗證用戶信息、輸入調閱口令和限制訪問的措施加強訪問控制，加強數(shù)據(jù)庫管理與維護，確保人事檔案安全。

綜上所述，數(shù)字化時代的到來，使得人事檔案管理模式發(fā)生了巨大變化。在今后的日常管理過程中，管理人員應該不斷提升自身的信息技術水平，引進先進的存儲技術，確保檔案的信息安全，讓檔案發(fā)揮它最大的價值與作用。