高校校史檔案征集、管理與利用的實(shí)踐與探索

孟秀梅

摘 要：高校校史檔案是學(xué)校發(fā)展變遷過(guò)程中積淀的歷史資料，在學(xué)校的校史宣傳和校園文化建設(shè)中發(fā)揮著重要作用。本文從實(shí)際工作出發(fā)，就高校校史檔案的征集方法、歸檔管理和編研利用三個(gè)方面進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：校史檔案;征集;管理;利用

校史檔案是指一所學(xué)校在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息[1]。校史檔案記錄承載了學(xué)校發(fā)展過(guò)程中關(guān)于學(xué)科、院系、人物、重大事件、校園建筑等各方面的歷史變遷。校史檔案形式多種多樣，根據(jù)記錄載體的不同，可以分為文字檔案、聲像檔案和實(shí)物檔案。根據(jù)記錄內(nèi)容的不同，又可以分為名人檔案、重大事件專項(xiàng)檔案等。

校史檔案從不同的層面以不同的方式對(duì)學(xué)校各個(gè)歷史時(shí)期的狀況進(jìn)行了如實(shí)的反應(yīng)，因而校史檔案是校史研究的重要基礎(chǔ)，“在印證歷史事實(shí)、糾正訛誤、澄清歷史真相等方面具有權(quán)威性”[2]，是學(xué)校精神文化傳承、學(xué)科發(fā)展研究的重要依據(jù)，為學(xué)校的未來(lái)規(guī)劃提供參考，為學(xué)校的精神文明建設(shè)、學(xué)生的思想道德教育提供著豐富而生動(dòng)的資源和養(yǎng)料。因此校史檔案的征集管理和編研利用是學(xué)校發(fā)展各項(xiàng)工作中不可或缺的組成部分。

1 校史檔案的征集

校史檔案征集是高校校史館建設(shè)、校史檔案后期編研與利用的基礎(chǔ)。校史檔案征集內(nèi)容從全國(guó)高校范圍來(lái)講大同小異。征集的內(nèi)容主要包括學(xué)校歷任領(lǐng)導(dǎo)任命書(shū)、聘用書(shū)，獲得獎(jiǎng)勵(lì)的論著、手稿和證書(shū)，在校期間使用過(guò)的有紀(jì)念意義的實(shí)物;學(xué)校歷史上任何時(shí)期制發(fā)的具有歷史價(jià)值和紀(jì)念意義的印刷品樣本，不同時(shí)期使用的印章、?；?、紀(jì)念章等紀(jì)念品;校友在校期間參加國(guó)內(nèi)外重大活動(dòng)（包括社會(huì)活動(dòng)、學(xué)術(shù)活動(dòng)、重要比賽或評(píng)比活動(dòng)）形成的資料（聘書(shū)、獎(jiǎng)狀、證書(shū)、通知等）、實(shí)物（獎(jiǎng)品、紀(jì)念品）和照片等;校友在校期間使用過(guò)的有紀(jì)念意義的有關(guān)證件（學(xué)生證、借書(shū)證、畢業(yè)文憑等）、實(shí)物;學(xué)校早期產(chǎn)生的具有代表性的教具、儀器設(shè)備、模型等;國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、社會(huì)知名人士及重要外賓來(lái)校參觀、視察、訪問(wèn)或講演時(shí)的照片、音像、題詞等史料。

從全國(guó)高校范圍來(lái)看，很多高校在校史檔案征集中采取的主要途徑是發(fā)布征集公告，但從目前的實(shí)際情況來(lái)看，發(fā)布征集公告使征集單位處于比較被動(dòng)的位置，而且受公告發(fā)布范圍、方式的局限，征集公告往往得不到預(yù)想的回應(yīng)，收到的效果并不理想。因此校史檔案征集應(yīng)考慮調(diào)整征集策略，改變征集方式，變被動(dòng)等待為主動(dòng)出擊，根據(jù)學(xué)校自身校史研究工作的進(jìn)程和需要，確定征集的目標(biāo)、對(duì)象和范圍，采取主動(dòng)聯(lián)系、上門走訪等方式，尋找到突破口，或可創(chuàng)造一個(gè)較為良好的局面。以太原理工大學(xué)檔案館為例，在獲知校史檔案征集線索后，工作人員主動(dòng)上門走訪，禮貌熱情地與受訪對(duì)象進(jìn)行交流，表達(dá)誠(chéng)意，并根據(jù)捐贈(zèng)者和捐贈(zèng)校史檔案的不同情況，分別采取寄存、復(fù)制、有償購(gòu)買等不同方式，目前收到了良好的效果，先后征集到已故校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)校著名學(xué)者、教授的手稿、專著、信件、照片以及學(xué)校各階段校園實(shí)景圖片等珍貴校史檔案，極大地豐富了檔案館館藏，并且擴(kuò)大了校史檔案征集工作的影響力，使校史檔案征集與研究工作受到了更多的理解與關(guān)注。

2 校史檔案的管理

征集到的校史檔案需要根據(jù)檔案類型進(jìn)行分類整理與歸檔保管。以名人檔案為例。名人檔案是校史檔案的重要組成部分。從校史研究的角度講，名人是指學(xué)校發(fā)展過(guò)程中在某學(xué)科做出突出貢獻(xiàn)的專家學(xué)者，具有較大社會(huì)影響力的校領(lǐng)導(dǎo)，畢業(yè)后做出杰出成就的著名校友，以及在本職工作中兢兢業(yè)業(yè)，獲得廣大師生極高認(rèn)可度的普通教職工等。名人檔案主要包括人物的專著、論文、照片、獲獎(jiǎng)證書(shū)、生平資料、信件、證件、手稿、紀(jì)念品等內(nèi)容。對(duì)于征集到的名人檔案要設(shè)立專門檔案，并根據(jù)檔案類型進(jìn)行分類、組卷、排列、編目，在組卷過(guò)程中，也要注意采取不同的原則，即“不同載體材料分開(kāi)組卷，同一載體按類目組卷，同一小類的材料按問(wèn)題集中組卷，特殊材料單獨(dú)組卷”[3]。之后按姓氏筆畫(huà)排序進(jìn)行上架保管。

3 校史檔案的編研利用

校史檔案征集與管理的終極目的，一方面是要保存學(xué)校的歷史，使其作為學(xué)校歷史的載體，成為學(xué)校歷史的見(jiàn)證者，發(fā)揮其文獻(xiàn)價(jià)值，另一方面，是要從校史檔案的平鋪直敘中，提煉出它的精神內(nèi)涵，去發(fā)現(xiàn)學(xué)校發(fā)展史上的成敗得失，讓校史檔案延伸出更深層次的價(jià)值，發(fā)揮它的文化教育功能。

以太原理工大學(xué)檔案館的實(shí)踐為例。太原理工大學(xué)檔案館以館藏檔案史料、獲贈(zèng)或征集到的校史檔案資料為基礎(chǔ)，創(chuàng)辦了館報(bào)，選取學(xué)校成立以來(lái)的重要階段、優(yōu)秀人物進(jìn)行介紹，力求客觀真實(shí)地呈現(xiàn)歷史、還原人物，通過(guò)刊物宣傳普及學(xué)校百年發(fā)展歷程，傳播愛(ài)國(guó)主義思想，鼓舞青年學(xué)子樹(shù)立遠(yuǎn)大志向，引領(lǐng)青年學(xué)子成長(zhǎng)道路，增強(qiáng)學(xué)校的影響力和凝聚力。館報(bào)問(wèn)世以來(lái)，在師生、校友及社會(huì)各界產(chǎn)生了廣泛影響，增加了師生對(duì)校史的關(guān)注度，拓展了校史檔案資料的收集途徑。除館報(bào)外，檔案館還舉辦了校史檔案史料圖片展，對(duì)校史檔案征集成果進(jìn)行了集中展示，宣傳普及校史知識(shí)，促進(jìn)師生對(duì)校史的深入了解，增強(qiáng)校史實(shí)物征集活動(dòng)的影響力，使校史檔案研究的影響力不再局限于校內(nèi)，而是進(jìn)一步擴(kuò)展到了學(xué)校周邊的各個(gè)層面，發(fā)揮了它的社會(huì)影響價(jià)值。

綜上所述，校史檔案的征集、管理與利用是高校檔案管理工作中的重要組成部分，在學(xué)校的校史宣傳和校園文化建設(shè)中發(fā)揮著重要作用。我們要進(jìn)一步提高檔案管理技能，增強(qiáng)檔案理論素養(yǎng)，不斷探索實(shí)踐，加強(qiáng)校史檔案的征集管理與編研利用，使校史檔案發(fā)揮出它的積極作用。

參考文獻(xiàn)

[1]施秀平.信息化時(shí)代高校校史檔案的價(jià)值與利用[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（2）：5.

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[3]顧瑪麗，周再興.淺談新四軍名人檔案的征集與建立[A].江蘇省2016國(guó)際博物館日主題論壇論文集[C].2016年.