信息化背景下水利工程檔案管理工作探析

【摘 要】本文著重分析水利工程檔案的特點(diǎn)和管理現(xiàn)狀，闡述水利工程檔案信息化管理的重要性，并就信息化背景下如何提升水利工程檔案管理水平給出了一些建議。

【關(guān)鍵詞】信息化;水利工程;檔案管理

在信息化背景下，“互聯(lián)網(wǎng)+”的運(yùn)用成為各行業(yè)實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的突破點(diǎn)。提高檔案管理的信息化水平逐漸成了改革大勢(shì)所趨，相較于傳統(tǒng)的檔案管理方式，信息化管理可以節(jié)省更多時(shí)間，并且提高檔案管理水平。和一般的檔案管理不同，水利工程檔案管理具有其專(zhuān)業(yè)性，其主要以水利建設(shè)和維護(hù)過(guò)程中產(chǎn)生各類(lèi)憑證為管理對(duì)象，涉及到水利工程建設(shè)的全過(guò)程。因此，掌握水利工程檔案的特點(diǎn)和管理現(xiàn)狀，了解水利工程檔案信息化管理的重要性，將有利于進(jìn)一步提升水利工程檔案的水平，讓水利工程檔案發(fā)揮最大效用。

一、信息化背景下水利工程檔案管理現(xiàn)狀

水利工程檔案是水利工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、文件、圖紙、光盤(pán)等各種形式的歷史記錄，記載了水利工程從勘測(cè)、設(shè)計(jì)、立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理到竣工各個(gè)環(huán)節(jié)的真實(shí)情況，是水利工程建設(shè)全過(guò)程的真實(shí)反映。水利工程檔案具有涉及面廣、周期長(zhǎng)等特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)水利工程檔案管理的信息化，不僅可以對(duì)整個(gè)工程建設(shè)情況準(zhǔn)確記錄，也便于后期管理和維護(hù)，提高水利工程檔案的利用率。當(dāng)前，水利工程檔案管理仍然存在不少薄弱環(huán)節(jié)：

1.對(duì)水利工程檔案信息化重視不夠

當(dāng)前部分水利建設(shè)管理部門(mén)對(duì)水利工程檔案管理重視不夠，主要表現(xiàn)在部分水利管理部門(mén)和人員存在重建設(shè)、輕管理的思想，經(jīng)常用臨時(shí)工作來(lái)管理檔案或者應(yīng)對(duì)檢查和竣工驗(yàn)收，造成檔案收集不細(xì)致、不完整、不及時(shí)、分類(lèi)不規(guī)范等問(wèn)題，檔案管理工作無(wú)法貫穿始終。面對(duì)信息化的要求，很多部門(mén)不管檔案特性，只是進(jìn)行了盲目的數(shù)字化工作，不僅浪費(fèi)了大量的人力物力，而且這樣的信息化不能從根本上發(fā)揮水利工程檔案的作用。

2.檔案管理人員信息化管理技能不專(zhuān)

信息化的發(fā)展速度迅猛，并且檔案信息化的軟件更新迭代很快，這就需要檔案管理人員具有很強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力及檔案專(zhuān)業(yè)技能。當(dāng)前水利工程檔案的管理方式大都是工程項(xiàng)目組的人員臨時(shí)兼任，大都數(shù)不具備檔案專(zhuān)業(yè)管理技能，很難充分把握水利工程檔案信息化建設(shè)要求，有的只側(cè)重于施工單位提供檔案材料，有的則是兼職檔案員簡(jiǎn)單收集整理材料，不了解水利工程實(shí)際情況，導(dǎo)致檔案的分類(lèi)混亂、組卷不合理，影響了工程檔案的管理水平和信息化進(jìn)程。

3.檔案管理信息化制度不健全

雖然我國(guó)現(xiàn)在的檔案管理已經(jīng)有相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，但關(guān)于檔案管理信息的信息化制度不健全，尤其是水利工程檔案等專(zhuān)業(yè)檔案的信息化建設(shè)缺乏相應(yīng)制度保障。部分水利工程建設(shè)部門(mén)的制度設(shè)計(jì)只是一個(gè)框架，缺乏完善的信息化建設(shè)制度及規(guī)范，導(dǎo)致本級(jí)水利工程檔案信息化數(shù)字化建設(shè)過(guò)于粗糙，下級(jí)部門(mén)檔案信息化又缺乏依據(jù)，不利于檔案信息化的健康發(fā)展。

4.水利工程檔案信息化資金投入不足

信息化的建設(shè)需要大量的信息基礎(chǔ)設(shè)施的投入，例如需要配置各種專(zhuān)業(yè)技術(shù)設(shè)備和數(shù)字化設(shè)備，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息化必須具備的檔案信息管理、共享、存儲(chǔ)等功能，還涉及到軟件更新、后期人才培養(yǎng)等，這些都需要大量的資金支持。當(dāng)前部分水利工程的建設(shè)或管理部門(mén)只是靠水利工程項(xiàng)目列支資金支持，只能滿(mǎn)足檔案竣工驗(yàn)收的需要，不足以支持水利工程檔案的信息化，水利工程檔案沒(méi)有發(fā)揮最大效用。

二、水利工程檔案信息化管理的重要性

1.有助于提升水利工程檔案管理質(zhì)量

建設(shè)信息化對(duì)水利工程檔案的管理十分重要，對(duì)整個(gè)的工程檔案的管理也具有很大的提升作用。我國(guó)檔案的水利工程檔案管理信息化與檔案管理能力明顯不足，有效的借用信息化手段，尤其是借助信息化技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等功能，將其與檔案管理相結(jié)合，將有利于水利工程檔案管理與工程建設(shè)同步進(jìn)行，有效彌補(bǔ)紙質(zhì)化檔案的不足，不斷提高工程檔案的管理效率和質(zhì)量，使其不斷朝著科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。

2.有助于促進(jìn)水利工程檔案的共享利用

水利工程的檔案資料對(duì)今后工作及其他水利工程的建設(shè)具有參考指導(dǎo)作用，迅速準(zhǔn)確的查詢(xún)到檔案資料才能最大發(fā)揮檔案效用。顯然傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體的檔案不便查詢(xún)、不能共享、不便利用，遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足信息化背景下水利事業(yè)發(fā)展需要。隨著水利事業(yè)的高速發(fā)展，水利工程迎來(lái)了大投入、大建設(shè)時(shí)期，水利工程的檔案種類(lèi)、數(shù)量、形式日益增多，以往傳統(tǒng)的檔案管理方式不能與當(dāng)前的檔案管理要求相適應(yīng)。實(shí)現(xiàn)工程檔案的信息化管理，有利于提高水利工程檔案的利用率，方便部門(mén)之間的信息共享，真正發(fā)揮工程檔案的作用。

3.有助于助推水利事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展

新形勢(shì)下，水利工作的重心轉(zhuǎn)變?yōu)椤肮こ萄a(bǔ)短板、行業(yè)強(qiáng)監(jiān)管”。水利事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展對(duì)水利工程檔案的管理也提出了更高要求。智慧水利建設(shè)是推進(jìn)水利現(xiàn)代化的著力點(diǎn)和突破口，及時(shí)收集、處理和分析各類(lèi)水利工程數(shù)據(jù)和檔案資料，便于為其他水利工程建設(shè)提供經(jīng)驗(yàn)和借鑒。水利工程檔案管理是一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作。工程檔案的信息化將更加有利于對(duì)工程檔案信息的分析和利用，更加適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代和新發(fā)展理念，為水利事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展提供強(qiáng)有力的技術(shù)支撐和保障。

三、提高水利工程檔案管理信息化的措施

1.加大水利工程檔案信息化重視程度

水利工程檔案管理的信息化是有利于水利發(fā)展大局的工作，各級(jí)水利部門(mén)特別是水利工程檔案管理部門(mén)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)水利工程檔案管理工作的重視，擯棄把檔案工作當(dāng)附屬工作的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，高站位謀劃?rùn)n案管理信息化工作。要應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到水利工程檔案是水利工程項(xiàng)目建設(shè)中極其重要的一環(huán)，高度重視水利工程檔案的信息化工作，加大投入，補(bǔ)好基礎(chǔ)設(shè)施短板，并且配備相關(guān)專(zhuān)業(yè)檔案管理人才，提高全員的信息化管理意識(shí)，充分發(fā)揮各級(jí)水利工程檔案服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的作用。

2.提高檔案從業(yè)人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

不管信息化的進(jìn)展達(dá)到什么程度，人才隊(duì)伍都是檔案管理工作中的重要因素。信息人才是保障水利工程檔案管理信息化的關(guān)鍵。應(yīng)加強(qiáng)信息化人才的培養(yǎng)，或引進(jìn)的檔案信息化管理人才，并開(kāi)展一定的業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，真正提高管理人員的信息化管理水平。工程檔案管理部門(mén)還應(yīng)該通過(guò)各類(lèi)培訓(xùn)、講座、考核，增強(qiáng)現(xiàn)有檔案人員的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，強(qiáng)化其檔案管理及信息化專(zhuān)業(yè)技能，以保證水利工程檔案信息化建設(shè)水平。

3.加強(qiáng)檔案信息化管理制度建設(shè)

完善的檔案信息化管理制度，是保障檔案信息化工作落細(xì)落實(shí)的關(guān)鍵，是提高水利工程檔案的信息化管理水平的重要保障。要健全和完善水利工程檔案管理制度體系，明確各參與單位的職責(zé)，完善檔案的信息化管理流程，加強(qiáng)水利工程項(xiàng)目的檔案管理，讓工程檔案信息化管理工作可以做到有章可循，有據(jù)可依，向著科學(xué)性、規(guī)范性、高效性方向發(fā)展。

4.加大水利工程檔案管理資金投入

信息技術(shù)日新月異，硬件設(shè)施的使用周期也日益縮短。實(shí)現(xiàn)水利工程檔案的信息化應(yīng)該是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，這個(gè)過(guò)程中資金保障尤為關(guān)鍵。資金的投入應(yīng)包括硬件、軟件、人才培訓(xùn)、后期維護(hù)等方面。隨著我國(guó)水利工程的大建設(shè)和發(fā)展，水利工程檔案的管理更加精細(xì)化，管理難度也在不斷增大，水利部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)工程檔案管理的資金投入，擴(kuò)大資金途徑，為水利工程檔案的信息化提供資金保障。

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作者簡(jiǎn)介：付琪，男，研究生學(xué)歷，助理館員，從事水利行業(yè)檔案管理及相關(guān)工作，單位：湖北省黃岡市水文水資源勘測(cè)局。