檔案數(shù)字化的探索

潘維艷

所謂檔案數(shù)字化，是指將傳統(tǒng)載體的檔案信息通過(guò)現(xiàn)代化的信息技術(shù)輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，使其成為可以識(shí)別的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的信息處理方式，是一種信息化技術(shù)條件下產(chǎn)生的新興的檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和管理手段。盡管檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)的時(shí)間還不長(zhǎng)，但是有著較大的發(fā)展?jié)摿?，?dāng)然也要看到在未來(lái)發(fā)展中也有著較多的困難和挑戰(zhàn)，需要進(jìn)一步發(fā)展和完善。

一、檔案數(shù)字化的時(shí)代意義

推動(dòng)檔案的數(shù)字化管理進(jìn)程，不僅可以更好保護(hù)歷史進(jìn)程中所產(chǎn)生的檔案原件，尤其是對(duì)于一些非常珍貴的文獻(xiàn)檔案來(lái)說(shuō)能夠起到更好的保護(hù)作用。比起傳統(tǒng)檔案管理中的物質(zhì)載體方式的檔案管理來(lái)說(shuō)，電子數(shù)據(jù)化后可以實(shí)現(xiàn)重復(fù)使用，并具有復(fù)制的功能，同時(shí)實(shí)現(xiàn)多方共享同時(shí)使用。所以要加大檔案的數(shù)字化進(jìn)程，加快傳統(tǒng)檔案的電子化管理，從而更好的規(guī)避檔案在頻繁使用中所產(chǎn)生的損毀的風(fēng)險(xiǎn)。再如老舊的錄音及錄像檔案資料，由于載體自然的老舊損壞基本都無(wú)法讀取，所以將這些檔案資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化能夠更好的起到搶救性保護(hù)的作用，使得珍貴的歷史資料可以更加長(zhǎng)久的被后代所利用。

積極推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程，不僅能夠提高檔案的利用率，同時(shí)還可以更加深刻的挖掘檔案的歷史價(jià)值。再此過(guò)程中要構(gòu)建全國(guó)范圍內(nèi)共享的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，使得有檔案使用需求的用戶能夠通過(guò)系統(tǒng)平臺(tái)更加自由的進(jìn)行查詢、使用，從而實(shí)行檔案信息資源的快捷利用和有效共享，通過(guò)檔案信息資源的有效利用率，滿足社會(huì)需求。

積極推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化，也是實(shí)施政務(wù)信息公開(kāi)的需要，是維護(hù)人們?nèi)罕姾戏?quán)益的不可缺少的重要內(nèi)容。在推動(dòng)政務(wù)公開(kāi)過(guò)程中，要加強(qiáng)檔案的數(shù)字化建設(shè)，推動(dòng)政務(wù)公文及相關(guān)檔案的數(shù)字化建設(shè)，從而使得社會(huì)公眾能夠便捷的通過(guò)網(wǎng)絡(luò)就可以獲知相關(guān)的政務(wù)信息。

二、檔案數(shù)字化的現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn)

目前我國(guó)的檔案數(shù)字化建設(shè)有著非常有利的發(fā)展條件：從組織領(lǐng)導(dǎo)角度來(lái)看，國(guó)家及各級(jí)黨委政府非常重視檔案管理公眾；從基礎(chǔ)保障角度來(lái)看，想的法律法規(guī)建設(shè)逐步得到充實(shí)和完善，相關(guān)的資金投入也在每年增加中；從技術(shù)角度來(lái)看，近些年來(lái)隨著我國(guó)信息產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展，我國(guó)在信息設(shè)備生產(chǎn)技術(shù)方面得到快速發(fā)展和提升，在軟件開(kāi)發(fā)方面也逐步領(lǐng)先于世界；從市場(chǎng)需求角度來(lái)看，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，人們對(duì)檔案數(shù)據(jù)的使用價(jià)值有了更清晰的認(rèn)識(shí)，開(kāi)展數(shù)字化檔案應(yīng)用需求迫切。這些發(fā)展現(xiàn)狀都對(duì)檔案的數(shù)字化發(fā)展提供了很好的外部環(huán)境，當(dāng)然在檔案數(shù)字化的發(fā)展過(guò)程中也存在諸多的不利因素，主要有：

（一）安全性挑戰(zhàn)

第一，是在數(shù)字化檔案的使用操作中，會(huì)出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的丟失，或者是因?yàn)橛布O(shè)備的老化和人為的破壞出現(xiàn)的原始載體的損壞造成檔案資料的損壞，使得檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)不可恢復(fù)的風(fēng)險(xiǎn)。第二是，檔案內(nèi)容在使用過(guò)程中存在意外泄露的可能。在新的歷史發(fā)展條件下，外包產(chǎn)業(yè)成為一種流行的發(fā)展模式，在檔案數(shù)字化過(guò)程中實(shí)施工作外包也成為一種新的工作方式，在這種工作方式下檔案數(shù)據(jù)的保密性存在很大的風(fēng)險(xiǎn)。而且由于電子檔案數(shù)據(jù)很容易被復(fù)制和修改，所以對(duì)于一些有著較高保密性質(zhì)的文件檔案數(shù)據(jù)會(huì)存在較大的安全風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，在數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，還會(huì)存在微機(jī)系統(tǒng)面臨的病毒入侵、黑客攻擊等電子化自身所產(chǎn)生的安全風(fēng)險(xiǎn)，所以檔案的數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中也存在著較大的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）信息孤島現(xiàn)象

這里所說(shuō)的信息孤島現(xiàn)象，主要是指由于檔案數(shù)字化工作由于使用的軟硬件設(shè)備、載體、格式及平臺(tái)各不相同，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，造成各個(gè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)相互之間在功能上不能關(guān)聯(lián)互查、信息不共享、信息與業(yè)務(wù)流程和應(yīng)用相互脫節(jié)等問(wèn)題。

（三）人員素質(zhì)難題

同時(shí)，有些檔案管理人員對(duì)于檔案的數(shù)字化建設(shè)存在認(rèn)識(shí)不足的問(wèn)題，受到傳統(tǒng)檔案管理觀念的束縛。而且，有些檔案管理人員在計(jì)算機(jī)操作知識(shí)等方面存在知識(shí)儲(chǔ)備不足，在具體的使用和操作過(guò)程中有些只會(huì)文字錄入和編輯，無(wú)法熟練使用相應(yīng)的技術(shù)設(shè)備，相應(yīng)的數(shù)字化管理功能無(wú)法真正的發(fā)揮作用。

三、推進(jìn)檔案數(shù)字化的若干對(duì)策

（一）建立檔案數(shù)據(jù)“安全防護(hù)網(wǎng)”

盡管檔案數(shù)字化存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)，但不能因此而“因噎廢食”。一方面要積極的分級(jí)推進(jìn)。對(duì)檔案要根據(jù)保密程度進(jìn)行等級(jí)區(qū)分，可以分批實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，對(duì)于不涉及保密及已過(guò)保密期的檔案可以優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。另一方面要加強(qiáng)技術(shù)引入及升級(jí)工作。不斷提高保密技術(shù)水平，更新保密技術(shù)相關(guān)的軟硬件設(shè)施，對(duì)原有的保密相關(guān)的軟硬件進(jìn)行升級(jí)改造，加強(qiáng)相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)的病毒查殺功能，開(kāi)展相應(yīng)的數(shù)據(jù)備份常態(tài)化建設(shè)等等。最后，要嚴(yán)格落實(shí)保密工作責(zé)任制。在實(shí)施檔案數(shù)字化工作外包過(guò)程中，要制定科學(xué)而周密的工作方案，對(duì)外包單位進(jìn)行嚴(yán)格審核，聽(tīng)準(zhǔn)入門(mén)檻，落實(shí)保密責(zé)任，提高安全管理質(zhì)量。

（二）建設(shè)檔案數(shù)字化的“規(guī)范化平臺(tái)”

在檔案數(shù)據(jù)數(shù)字化建設(shè)中，要堅(jiān)持以開(kāi)發(fā)利用為主導(dǎo)，進(jìn)行科學(xué)的設(shè)計(jì)，建立相應(yīng)的統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)統(tǒng)一的軟硬件平臺(tái)。落實(shí)工作目標(biāo)責(zé)任機(jī)制，推動(dòng)各省、地區(qū)圖書(shū)館檔案數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作。

（三）打造檔案數(shù)字化的“復(fù)合型隊(duì)伍”