禮貌原則在商務(wù)信函中的應(yīng)用

陳嬌嬌

如今，商務(wù)貿(mào)易活動(dòng)快速發(fā)展，商務(wù)信函作為貿(mào)易往來(lái)的主要方式之一也變得尤其重要。它不僅能夠起到傳遞信息的作用，還在建立商務(wù)合作關(guān)系方面起到重要作用。因此，恰當(dāng)、合適的商務(wù)信函寫作變得尤為關(guān)鍵。如果人們?cè)跁鴮懮虅?wù)信函的時(shí)候沒(méi)有很好得抓住其特點(diǎn)，那么很容易是雙方的合作變得更麻煩，不僅有損彼此的利益，嚴(yán)重的話還會(huì)涉及法律糾紛。在商務(wù)信函的寫作中，英國(guó)的語(yǔ)言學(xué)家利奇提出的禮貌原則尤為重要，因此，為了更好地發(fā)揮商務(wù)信函的作用，必須遵守禮貌原則。

一、背景

全球經(jīng)濟(jì)化的背景下，商務(wù)往來(lái)變得越來(lái)越頻繁，在當(dāng)中發(fā)揮重要作用的商務(wù)信函必須受到重視，而禮貌原則在商務(wù)信函寫作方面尤為重要，因此在書寫商務(wù)信函的時(shí)候要遵循禮貌原則的四個(gè)準(zhǔn)則。

語(yǔ)言學(xué)家利奇1983 年首次提出禮貌原則，之后，又有不少的外國(guó)語(yǔ)言學(xué)家對(duì)禮貌原則做了補(bǔ)充，他們認(rèn)為禮貌具有策略性。在中國(guó)，根據(jù)禮貌在中國(guó)語(yǔ)言和文化中的起源和發(fā)展，一名學(xué)者，顧曰國(guó)，在1990 年從四個(gè)方面提出了禮貌的幾個(gè)特點(diǎn)，他認(rèn)為，禮貌就是尊重彼此，他把不同國(guó)家的禮貌的共同特點(diǎn)綜合起來(lái)。貿(mào)易往來(lái)能否順利進(jìn)行，一封用詞恰當(dāng)?shù)纳虅?wù)信函起著關(guān)鍵作用。

二、禮貌原則

在1967 年，美國(guó)的格萊斯提出了合作原則，其中包含了四個(gè)準(zhǔn)則，要求商務(wù)往來(lái)雙方必須遵循這四個(gè)準(zhǔn)則。很多學(xué)者認(rèn)為合作原則并沒(méi)有完全涵蓋所有的語(yǔ)言現(xiàn)象。因此，在1983 年，英國(guó)語(yǔ)言學(xué)家基于修辭學(xué)以及語(yǔ)用學(xué)提出了禮貌原則，要求雙方必須有禮貌，以便實(shí)現(xiàn)理想的商務(wù)溝通。禮貌原則主要包括六個(gè)準(zhǔn)則：

（1）策略準(zhǔn)則，也叫得體準(zhǔn)則：盡可能縮小對(duì)對(duì)方造成的損失，盡可能擴(kuò)大對(duì)對(duì)方帶來(lái)的好處。（2）慷慨準(zhǔn)則，也叫寬宏準(zhǔn)則：盡可能減少對(duì)自己的好處，盡力擴(kuò)大對(duì)自己的損失。（3）褒獎(jiǎng)準(zhǔn)則，也叫贊揚(yáng)/贊譽(yù)準(zhǔn)則：盡可能縮小對(duì)對(duì)方的詆毀，盡可能擴(kuò)大對(duì)對(duì)方的贊揚(yáng)。

（4）謙遜準(zhǔn)則，也叫謙虛準(zhǔn)則：盡可能縮小對(duì)自己的稱贊，盡可能擴(kuò)大對(duì)自己的詆毀。（5）贊同準(zhǔn)則，也叫一致準(zhǔn)則/同意準(zhǔn)則：盡可能縮小和對(duì)方的分歧，盡可能擴(kuò)大與對(duì)方的一致。（6）同情準(zhǔn)則：盡可能減少對(duì)對(duì)方的厭煩，盡可能擴(kuò)大對(duì)對(duì)方的同情。

三、商務(wù)信函

（一）商務(wù)信函的介紹

商務(wù)信函包括詢價(jià)函，產(chǎn)品介紹，下單函等等。一封好的商務(wù)信函同時(shí)是上午活動(dòng)溝通交流的重要途徑。商務(wù)信函的主要特點(diǎn)有：有效傳達(dá)信息，節(jié)省時(shí)間，促進(jìn)貿(mào)易雙方對(duì)信息的理解。同時(shí)商務(wù)信函也是合同的一種模式，因此，詞匯句子要有策略并且有禮貌。

（二）書寫商務(wù)信函的原則

1．清楚。清楚原則主要包括寫信者在寫之前知道自己要寫什么和收信人完全理解寫信者的意思，不產(chǎn)生誤解。

2.簡(jiǎn)潔。簡(jiǎn)潔是指用最少的語(yǔ)言表達(dá)最完整的內(nèi)容。簡(jiǎn)潔讓信函更加簡(jiǎn)明，所以寫信者在寫作過(guò)程中盡可能選用簡(jiǎn)單的詞匯和句子。

3.準(zhǔn)確。準(zhǔn)確，不僅指單詞拼寫、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)沒(méi)有錯(cuò)誤，還要保證信函所涉及的信息準(zhǔn)確無(wú)誤。因此，在進(jìn)商務(wù)信函寫作中應(yīng)反復(fù)檢查相關(guān)信息。

4.具體。具體原則是指信函中涉及的信息要具體、豐富，表達(dá)完整。

5.禮貌。禮貌原則不僅體現(xiàn)在使用 某些詞匯上面，而且要在字里行間體現(xiàn)尊重彼此。

6.體諒。體諒是指站在對(duì)方的立場(chǎng)考慮問(wèn)題，以便得到對(duì)方的好感而達(dá)到所預(yù)期的目的。

7.完整。信函的完整性能建立良好的企業(yè)形象，節(jié)省雙方的時(shí)間，避免因?yàn)橐畔⒉煌暾饹](méi)有必要必要的糾紛。

四、禮貌原則在商務(wù)信函中的應(yīng)用實(shí)例

（一）策略準(zhǔn)則

例1 您的訂單將會(huì)被及時(shí)處理并發(fā)送。

這句話主要是用“您”來(lái)表達(dá)，合適的人稱代詞會(huì)更能讓對(duì)方感受到親切從而促進(jìn)合作順利進(jìn)行。

（二）慷慨準(zhǔn)則

例2 我們一定能將您的引擎安裝在您滿意的地方，并且若有問(wèn)題，我們隨時(shí)處理。

在這個(gè)例子中，運(yùn)用到一些主動(dòng)的詞匯，肯定句和陳述的語(yǔ)氣也能向?qū)Ψ絺鬟_(dá)解決問(wèn)題的積極性，保證最好的服務(wù)和產(chǎn)品。

（三）贊譽(yù)準(zhǔn)則

例3 我們高度贊揚(yáng)你們的產(chǎn)品的質(zhì)量以及處理訂單的方式。

真誠(chéng)的贊揚(yáng)會(huì)讓對(duì)方感到親切與肯定，適當(dāng)?shù)馁潛P(yáng)至關(guān)重要，更能促進(jìn)商務(wù)關(guān)系的友好。

（四）謙虛準(zhǔn)則

例4 若能及時(shí)發(fā)送產(chǎn)品，我方將非常感謝。這句話充分展現(xiàn)了謙虛和禮貌，這種表達(dá)方式會(huì)讓對(duì)方更容易接受，從而更好的處理訂單。

（五）一致準(zhǔn)則

例5 我方將會(huì)根據(jù)貴方提出的建議進(jìn)行修改。往來(lái)會(huì)有分歧，但是雙方應(yīng)該盡最大努力達(dá)成一致，而不是僵持不下，這樣不僅不能解決問(wèn)題，而且不利于商務(wù)交往。

（六）同情準(zhǔn)則

例6 不管怎樣，我方對(duì)您的遭遇都表示深深同情。這歌例子充分表現(xiàn)出了同情準(zhǔn)則，盡力擴(kuò)大了對(duì)對(duì)方的同情。讓對(duì)方感受到真誠(chéng)與關(guān)心。以上的例子都充分說(shuō)明了禮貌原則在商務(wù)信函中的關(guān)鍵作用，在書寫商務(wù)信函時(shí)，只有遵循禮貌原則，才能更好發(fā)揮商務(wù)信函在商務(wù)活動(dòng)中的作用。

五、結(jié)論

作為企業(yè)間商務(wù)溝通的紐帶和橋梁,商務(wù)英語(yǔ)信函在國(guó)際外貿(mào)活動(dòng)中所起的作用越來(lái)越關(guān)鍵。為了促進(jìn)商務(wù)往來(lái)活動(dòng)的順利進(jìn)行、與商務(wù)伙伴建立友好的商務(wù)關(guān)系，商務(wù)信函至關(guān)重要。禮貌原則是指導(dǎo)商務(wù)信函寫作的重要準(zhǔn)則，因此在書寫商務(wù)信函的過(guò)程中要遵循禮貌原則。