企業(yè)印章管理存在問題及建議探析

【摘要】隨著企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)印章在生產(chǎn)經(jīng)營中的使用越來越頻繁，印章管理的風(fēng)險(xiǎn)日益增大，管理難度越來越高。因此，本文對企業(yè)印章管理存在的問題進(jìn)行了探討，對印章使用中存在的風(fēng)險(xiǎn)提出建議，希望對印章管理工作有一定的參考借鑒意義。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)印章管理 問題和建議

1、印章管理的意義

印章是企業(yè)行使職權(quán)的合法象征物，在與外界發(fā)生法律關(guān)系的過程中，印章起著在形式上代表企業(yè)意志的作用。企業(yè)印章代表著企業(yè)全部或某方面的意志，不正確使用可能會給企業(yè)帶來巨大的損失。蓋有企業(yè)印章的文件，是受法律保護(hù)的有效文件，同時(shí)意味著企業(yè)對文件的內(nèi)容承擔(dān)法律責(zé)任。印章是企業(yè)經(jīng)營管理活動中行使職權(quán)的重要憑證和工具，印章的管理，關(guān) 系到企業(yè)正常的經(jīng)營管理活動的開展，甚至影響到企業(yè)的生 存和發(fā)展。

2 印章的管理與使用范圍

2.1 確保印章的安全管理

在現(xiàn)實(shí)生活中，經(jīng)常因印章管理不嚴(yán)而出現(xiàn)問題，印章必須要嚴(yán)加管理，并建立一套比較規(guī)范的制度。

（1） 企業(yè)要建立專人保管制度，所有印章都指定專人管理，固定辦公場所保管，這樣不僅可增強(qiáng)管章人責(zé)任感，而且一旦發(fā)生問題也便于查找原因、追究責(zé)任。

（2） 應(yīng)設(shè)立印章使用登記制度，登記簿應(yīng)由印章保管人專人保管和登記。在使用時(shí)應(yīng)細(xì)心、謹(jǐn)慎，嚴(yán)格按用印內(nèi)容及用印審批流程進(jìn)行蓋章，不能盲目蓋印。保管員尤其要認(rèn)真審查相應(yīng)級別領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)的用印審批意見。

（3） 嚴(yán)禁將印章帶出企業(yè)，嚴(yán)禁在空白貸款合同或協(xié)議便箋上蓋公章。因特殊情況需要攜帶印章外出使用的，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，并由保管員負(fù)責(zé)攜帶公章。保管員對所蓋印章的文書審批手續(xù)必須認(rèn)真審閱，對證明材料、合同協(xié)議、重要報(bào)表、往來函件等應(yīng)審閱清楚。保管員蓋出的各種印章、位置要恰當(dāng)，字跡要端正、圖形要清晰，還要明確印章使用登記項(xiàng)目。

2.2 印章的使用范圍

由企業(yè)名義簽發(fā)的文件、文書、通知、通報(bào)、報(bào)告、決定、計(jì)劃、紀(jì)要、函件、報(bào)表等，代表企業(yè)對外工作的介紹信、證明、承諾書、授權(quán)書等材料的簽章。企業(yè)紅頭文件、重要數(shù)據(jù)、賬目款項(xiàng)、項(xiàng)目協(xié)議、授權(quán)書等重要材料需加蓋公章的，必須辦理審批手續(xù)。公章不得用于涉及個(gè)人銀行信用等擔(dān)保證明材料。

3、 印章管理存在問題及管理弊端

（1） 保管人員不專業(yè)，印章保管責(zé)任落實(shí)不到位。雖然目前很多企、事業(yè)單位都制定了專人管理印章，可并沒有安排專業(yè)的管理人，很多企業(yè)的印章都交給文秘或者檔案管理工作者管理，甚至有些單位存在多人共用一章的情況，這樣會造成印章管理困難。

（2） 用章審批流程不夠完善。目前絕大多數(shù)企事業(yè)單位都有用章審批的相關(guān)規(guī)定，但是并沒有完全得到貫徹落實(shí)，審批流程仍有欠缺。

（3） 用章登記要素不齊全。用章審批必須要包括時(shí)間、用印單位、主要內(nèi)容、經(jīng)辦人、批準(zhǔn)人等，但是很多單位在實(shí)際中并未對所需要蓋章的內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真審核，嚴(yán)重影響了印章的管理，導(dǎo)致產(chǎn)生錯(cuò)誤糾紛時(shí)舉證責(zé)任不明確。

（4） 失效印章未能及時(shí)回收進(jìn)行科學(xué)管理。印章有時(shí)會因機(jī)構(gòu)變動、單位更名等原因造成停用，或是到了有效期需要更換，甚至有時(shí)主管部門也會提出印章的規(guī)格需要改變等，這會造成一部分印章失效作廢，這些作廢的印章若處理不當(dāng)，后果將不堪設(shè)想。

4 用印信息化

4.1 用印信息化管理是企業(yè)發(fā)展的必然趨勢

隨著信息技術(shù)的全面推廣，我國已逐步邁人了信息化管理的時(shí)代，信息化管理已經(jīng)成為當(dāng)今社會企業(yè)管理的發(fā)展方向。為了適應(yīng)現(xiàn)代化管理，增強(qiáng)企業(yè)的核心競爭力，不少企業(yè)已逐步向信息化管理方向轉(zhuǎn)變。

傳統(tǒng)的印章管理，管理員需要花費(fèi)許多的時(shí)間審核用印手續(xù)以及用印內(nèi)容。而印章的信息化管理不僅能方便管理員的審核工作，而且能夠有效節(jié)省企業(yè)上下級單位以及分支機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)人員異地往來審批、簽字、蓋章的時(shí)間、精力以及往返的交通花費(fèi)。

4.2 用印信息化管理的優(yōu)勢

用印信息化，是利用先進(jìn)的電子信息技術(shù)和現(xiàn)代辦公設(shè)備構(gòu)成的印章使用審批系統(tǒng)，輔助管理人員進(jìn)行印章管理活動。它涉及計(jì)算機(jī)與通信技術(shù)科學(xué)、管理與行為科學(xué)與系統(tǒng)工程等學(xué)科，該管理系統(tǒng)可以防止印章被篡改和非法復(fù)制，從而保證公文、合同的惟一性、合法性，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了與紙質(zhì)蓋章效果相同的對 Web 文檔的簽章行為，使企業(yè)簽章活動更為智能、方便、快捷，提高了企業(yè)辦公效率、為企業(yè)發(fā)展提供了有力的技術(shù)支持和安全保障。

5 加強(qiáng)印章管理的建議

（1） 嚴(yán)格印章的申請及使用審批權(quán)限。嚴(yán)格執(zhí)行印章使用的審批流程，申請人填寫相關(guān)申請表格之后按照企業(yè)規(guī)范要求走完一系列流程之后方可取印。使用印章需登記項(xiàng)目：時(shí)間、用印單位、用印內(nèi)容、用印數(shù)、經(jīng)辦人、批準(zhǔn)人等。嚴(yán)格用印手續(xù)，使用印章應(yīng)履行登記批準(zhǔn)程序，批準(zhǔn)人應(yīng)有文字批準(zhǔn)手續(xù)，并在用印登記本上簽名，妥善保存?zhèn)洳?。?yán)格用印范圍，不在規(guī)定范圍內(nèi)的內(nèi)容不予蓋章。

（2） 增強(qiáng)印章管理意識。企業(yè)應(yīng)大力普及印章管理知識，提高管理人員對印章的管理意識，使他們自覺遵守印章管理?xiàng)l例規(guī)則，同時(shí)也要提高企業(yè)管理層的印章管理意識，促進(jìn)印章管理的規(guī)范化建設(shè)。此外，企業(yè)還應(yīng)積極向全體職工宣貫印章管理知識，讓職工明白印章管理的重要性，以及忽視印章管理所帶來的危害，讓職員熟悉印章管理，對于印章的使用引起足夠的重視，防止產(chǎn)生違法使用印章的行為。

（3） 完善印章管理制度。一方面，建立健全有關(guān)印章管理的法律法規(guī)，加速印章管理規(guī)范化進(jìn)程，對偽造、濫用印章的不法分子進(jìn)行嚴(yán)厲地懲罰，在印章管理上做到有法可依，執(zhí)法必嚴(yán)。同時(shí)，要加強(qiáng)對印章管理的備案制度建設(shè)，嚴(yán)厲整治刻假印章的違反亂紀(jì)行為，消除印章管理中存在的盲區(qū)，印章刻制必須按照一定的程序，到公安機(jī)關(guān)備案之后方可使用，否則一律無效; 另一方面，建立健全公平公正的監(jiān)管制度，讓印章管理員依據(jù)印章的正確使用流程，確保印章的正確使用，杜絕不法分子的犯罪行為，加強(qiáng)印章管理規(guī)范化，維護(hù)企業(yè)交易活動的公平公正。

（4） 科學(xué)管理失效印章。印章從刻制啟用到作廢銷毀全過程的規(guī)范化管理是相當(dāng)重要的。廢棄印章應(yīng)當(dāng)由印章管理員填寫印章作廢的相關(guān)申請，交由企業(yè)管理層審核批準(zhǔn)之后，由相關(guān)管理部門進(jìn)行統(tǒng)一處理。

6結(jié)語

隨著涉及的業(yè)務(wù)越來越廣，科研項(xiàng)目及成果越來越多，用印的頻率也越來越高，印章管理也要規(guī)范化。總之，印章的使用及管理應(yīng)引起企業(yè)的高度重視，對印章的管理部門和人員要制定相關(guān)的措施和懲罰機(jī)制，使印章在企業(yè)經(jīng)營管理活動中發(fā)揮其真正的作用。

作者簡介：楊長敏（1988.11-），女，漢族，河南新鄉(xiāng)人，助理經(jīng)濟(jì)師，畢業(yè)于鄭州大學(xué)行政管理專業(yè)。