信息時(shí)代檔案管理的研究

代進(jìn)

摘要：新時(shí)期做好檔案管理信息化具有重要意義，應(yīng)重視結(jié)合完善的信息化技術(shù)，不斷提高檔案管理信息化技術(shù)能力，從創(chuàng)新、資源共享、提高保密能力、加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)等幾個(gè)方面提出了信息化檔案管理的途徑，希望能提高檔案管理認(rèn)識(shí)水平，進(jìn)一步提升檔案管理能力，確保信息化時(shí)代檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化 檔案管理 分析

中圖分類號(hào)：G271 ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ?文章編號(hào)：1009—5349（2019）20—0139—02

隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，檔案管理工作迎來(lái)新機(jī)遇。為了進(jìn)一步提高檔案管理效率，應(yīng)不斷引入完善的信息化檔案管理技術(shù)，積極做好檔案管理創(chuàng)新與共享工作，提高檔案服務(wù)價(jià)值。

一、檔案管理信息化的意義

信息化技術(shù)能夠使事業(yè)單位檔案的管理更加規(guī)范化。檔案管理信息化具備如下的意義：首先，能夠更好地契合當(dāng)前檔案管理的需求。伴隨電子信息化的科技力量持續(xù)發(fā)展，檔案信息化處理能夠滿足當(dāng)前快節(jié)奏的信息要求。其次，信息化檔案管理能夠幫助事業(yè)單位進(jìn)一步發(fā)展。事業(yè)單位的日常工作中，檔案管理是不可或缺的重要環(huán)節(jié)之一，檔案管理能夠提供更為優(yōu)質(zhì)的人才資源，最大程度上體現(xiàn)檔案管理的優(yōu)勢(shì)。最后，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案，管理起來(lái)往往需要耗費(fèi)大量的人力成本與時(shí)間成本，而在信息化時(shí)代，能夠快速進(jìn)行檔案的篩選、分析以及匯總，助力事業(yè)單位的發(fā)展。

二、信息時(shí)代檔案管理的研究

1.做好檔案管理服務(wù)創(chuàng)新工作

由于信息化檔案的處理方式與傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案存在明顯的區(qū)別，因此，為了發(fā)揮信息化檔案的優(yōu)勢(shì)，應(yīng)創(chuàng)新檔案管理制度。首先，事業(yè)單位要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的價(jià)值與意義，摒棄傳統(tǒng)刻板、松散的工作態(tài)度，根據(jù)自身的發(fā)展實(shí)際情況以及需求，創(chuàng)設(shè)出更有價(jià)值和深度的檔案管理體系。其次，單位內(nèi)部要做好統(tǒng)一化管理，并做好檔案?jìng)浞?，完善?shù)據(jù)資源的使用。最后，由于信息化電子管理的手段區(qū)別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理，因此，要做好專門(mén)的管理培訓(xùn)工作，促使員工掌握最新的檔案管理措施。

2.實(shí)現(xiàn)檔案管理資源共享

信息化時(shí)代不僅在數(shù)據(jù)交互、分析上更為快捷，在數(shù)據(jù)共享上也極為便利，事業(yè)單位要做好檔案管理數(shù)據(jù)資源的共享，為可持續(xù)化發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。首先，優(yōu)化檔案資源的基礎(chǔ)配置，以科學(xué)化手段完成分享。其次，在信息化檔案管理過(guò)程中，要不斷完善與優(yōu)化信息庫(kù)，并逐步開(kāi)放其中權(quán)限較低的內(nèi)容，共享互通。最后，在自身信息化檔案管理平臺(tái)的運(yùn)用過(guò)程中，針對(duì)試用體驗(yàn)以及共享機(jī)制建設(shè)專門(mén)的意見(jiàn)反饋渠道。

3.提高保密能力

檔案大多涉及個(gè)人隱私與機(jī)密內(nèi)容。盡管信息化減少了紙質(zhì)化檔案所需占據(jù)的空間，但也在使用過(guò)程中增加了網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。事業(yè)單位檔案管理人員除了必須具備保密意識(shí)之外，在日常檔案管理工作中，必須做好防護(hù)措施，比如為電腦加裝計(jì)算機(jī)殺毒軟件以及防火墻軟件，定期查殺電腦病毒。此外，任何信息在接收前，都要做好查殺與檢驗(yàn)，在條件允許的情況下，檔案管理部門(mén)還要額外加裝防干擾、防偷竊的專業(yè)設(shè)備，保證計(jì)算機(jī)的安全。

4.檔案系統(tǒng)的創(chuàng)新

優(yōu)化檔案管理工作，首先要?jiǎng)?chuàng)新檔案系統(tǒng)，重新梳理、簡(jiǎn)化檔案管理的脈絡(luò)，采用科學(xué)的信息化手段進(jìn)行檔案管理，提升檔案管理的效率，在一定程度上保證檔案管理信息的準(zhǔn)確性。事業(yè)單位的檔案主要分為兩類，即紙質(zhì)文本和電子文本，不管是哪一類都需進(jìn)一步細(xì)分和存儲(chǔ)，因此要有完善的管理制度加以篩選和規(guī)范。因此，檔案系統(tǒng)的創(chuàng)新是當(dāng)前事業(yè)單位在檔案管理工作中最為迫切的任務(wù)之一，也是提升工作效率最直接的手段。

5.管理方式的創(chuàng)新

事業(yè)單位，尤其是規(guī)模較大的事業(yè)單位，其檔案管理工作相對(duì)繁復(fù)，所需管理人員也較多，然而其檔案大多缺乏深度利用。造成這一現(xiàn)象的主要原因，在于檔案管理的資源系統(tǒng)仍然較為落后，用戶的需求無(wú)法從根本上滿足。因此，在管理過(guò)程中要進(jìn)一步劃分，以滿足精確化服務(wù)需求。但是傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案大多是紙質(zhì)的，不可避免地存在機(jī)制落后等問(wèn)題，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，檔案的形式也趨向多元化發(fā)展，如視頻、音頻以及圖像都能夠成為檔案形式。檔案信息存放的科技化使手工操作逐漸減少，立卷和檢索更加方便科學(xué)，也使保管和統(tǒng)計(jì)工作節(jié)省了更多的時(shí)間，檔案存放與物質(zhì)載體的分散更讓檔案管理工作上了一個(gè)臺(tái)階。對(duì)檔案信息的進(jìn)一步檢索和傳輸要通過(guò)更加獨(dú)立的科技儲(chǔ)存形式來(lái)實(shí)現(xiàn)，就要對(duì)檔案管理信息做到更深層次的利用。

6.服務(wù)方式的創(chuàng)新

檔案管理工作的本質(zhì)是服務(wù)。為了更好地服務(wù)于單位以及個(gè)人，利用好已有的資源，檔案管理工作要在信息化的基礎(chǔ)上，有針對(duì)性地強(qiáng)化與創(chuàng)新原有的服務(wù)方式，使其更好地契合單位需求。首先，伴隨社會(huì)的持續(xù)發(fā)展和開(kāi)放，進(jìn)一步創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容。其次，我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)信息科技的發(fā)展日新月異，檔案服務(wù)也要做到與時(shí)俱進(jìn)。以季度為基礎(chǔ)周期，了解最新科技，有針對(duì)性地調(diào)整創(chuàng)新，以契合社會(huì)的需求以及發(fā)展走向。事業(yè)單位要采集用戶的使用反饋意見(jiàn)，以了解當(dāng)前檔案使用過(guò)程中存在的問(wèn)題，在調(diào)整的過(guò)程中做到有的放矢，完成創(chuàng)新優(yōu)化的目的。

7.加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)

建立創(chuàng)設(shè)完整的信息庫(kù)，是檔案管理過(guò)程中的重要環(huán)節(jié)，數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)能推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理發(fā)展，是科學(xué)化調(diào)整檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。在數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)上，必須遵循循序漸進(jìn)的原則，對(duì)各類已有的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類以及匯總，然后在計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下，設(shè)置專門(mén)的目錄，便于后續(xù)的跟蹤分析。在條件允許的情況下，還可以建設(shè)一定的開(kāi)放式數(shù)據(jù)庫(kù)，便于工作人員調(diào)整與優(yōu)化，以求最大程度挖掘數(shù)據(jù)庫(kù)的價(jià)值，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

通過(guò)工作實(shí)踐，總結(jié)了信息時(shí)代檔案管理工作開(kāi)展的意義，分析了信息化檔案管理的途徑，希望能夠提高檔案管理認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步提升檔案管理能力，確保信息化時(shí)代背景下檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。

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責(zé)任編輯：孫瑤