辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作分析

張伶俐

摘 ? 要：文章主要以辦公自動(dòng)化環(huán)境為研究背景，針對(duì)辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作涉及的要點(diǎn)內(nèi)容及相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行分析與闡述，給相關(guān)人員提供一定的借鑒。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化;醫(yī)院;檔案管理

目前，隨著我國(guó)科技水平的不斷發(fā)展，國(guó)內(nèi)各行各業(yè)基本進(jìn)入辦公自動(dòng)化環(huán)境。以數(shù)字信息化為代表的業(yè)態(tài)形式，逐漸成為政府辦公與企業(yè)單位予以重點(diǎn)踐行的工作內(nèi)容。與傳統(tǒng)管理方式不同，管理人員可以根據(jù)辦公自動(dòng)化特點(diǎn)與數(shù)字化信息技術(shù)特點(diǎn)及優(yōu)勢(shì)，整合內(nèi)部資源形式，實(shí)現(xiàn)資源共享、信息交互等辦公目的。其中，檔案管理作為企事業(yè)單位重點(diǎn)工作內(nèi)容，通過(guò)借助辦公自動(dòng)化手段往往可以達(dá)到預(yù)期的管理效率。究其原因，主要是傳統(tǒng)檔案管理方式過(guò)于麻煩且人工管理問(wèn)題不斷，很容易降低實(shí)際管理效率。借助辦公自動(dòng)化管理方式則恰恰相反，值得應(yīng)用與推廣。

1 ? ?醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化特點(diǎn)的必要性分析

基于辦公自動(dòng)化環(huán)境，多數(shù)醫(yī)院針對(duì)自身管理理念、管理方式、管理目標(biāo)等方面的不足進(jìn)行了重新定位與改善。對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作而言，理應(yīng)結(jié)合時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，積極創(chuàng)新自身管理理念、管理方式等，以期迎合時(shí)代，實(shí)現(xiàn)高效化、自動(dòng)化管理目標(biāo)[1]。目前，多數(shù)醫(yī)院積極轉(zhuǎn)變自身管理理念、管理方式，并通過(guò)結(jié)合辦公自動(dòng)化手段進(jìn)一步加強(qiáng)了自身對(duì)于檔案方面的管理力度。從客觀角度上來(lái)看，辦公自動(dòng)化在某些層面上結(jié)合了信息化管理技術(shù)、計(jì)算機(jī)管理技術(shù)等內(nèi)容，初步實(shí)現(xiàn)了信息交互、資源共享的管理特點(diǎn)。

與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，基于辦公自動(dòng)化的檔案管理方式具備管理高效率、高質(zhì)量的特點(diǎn)。管理人員可以借助這一特點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案內(nèi)容的管理，為后續(xù)決策、管理等工作提供依據(jù)。最重要的是，在信息化背景下，信息化技術(shù)水平以及辦公自動(dòng)化程度儼然成為衡量醫(yī)院發(fā)展、核心競(jìng)爭(zhēng)能力的關(guān)鍵因素。通過(guò)實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)化管理與信息化管理，不僅可以提高醫(yī)院整體管理效率，還可以規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理誤差問(wèn)題。因此，可以說(shuō)，醫(yī)院有必要針對(duì)檔案管理工作進(jìn)行積極創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化管理目標(biāo)。

2 ? ?辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理要點(diǎn)問(wèn)題及相關(guān)分析

基于辦公自動(dòng)化環(huán)境，醫(yī)院檔案管理工作需要面臨較多管理要點(diǎn)問(wèn)題。究其原因，主要是辦公自動(dòng)化環(huán)境與傳統(tǒng)人工環(huán)境存在較大區(qū)別，需要管理人員統(tǒng)籌規(guī)劃、合理部署，實(shí)現(xiàn)高效管理目標(biāo)[2]。文章總結(jié)與歸納了關(guān)于辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作的要點(diǎn)問(wèn)題，僅供參考。

2.1 ?達(dá)到辦公自動(dòng)化與醫(yī)院檔案工作一體化管理要求

現(xiàn)階段，檔案管理工作的不斷發(fā)展無(wú)疑給傳統(tǒng)檔案管理方式帶來(lái)一定打擊。在新形勢(shì)下，紙質(zhì)檔案管理方式逐漸被淘汰，辦公自動(dòng)化管理方式逐漸被推崇，成為當(dāng)下企事業(yè)單位予以重點(diǎn)應(yīng)用的管理方式。根據(jù)當(dāng)前管理現(xiàn)狀來(lái)看，單一的檔案管理方式過(guò)渡到多型總和檔案管理方式，無(wú)論是在管理效率方面，還是管理質(zhì)量方面，都得到了顯著加強(qiáng)。針對(duì)于此，醫(yī)院檔案管理工作主張結(jié)合時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，積極從多個(gè)層面改進(jìn)以往檔案管理工作存在的不足。通過(guò)主動(dòng)應(yīng)用辦公自動(dòng)化檔案管理模式，大體上實(shí)現(xiàn)了高效率、高質(zhì)量管理目標(biāo)。

需要注意的是，在正式管理過(guò)程中，管理人員必須嚴(yán)格確保辦公自動(dòng)化與醫(yī)院檔案工作實(shí)現(xiàn)一體化管理目標(biāo)。所謂的一體化管理目標(biāo)主要是醫(yī)院檔案管理工作必須確保自身管理的真實(shí)性與有效性[3]。所管理的檔案內(nèi)容必須是真實(shí)存在的，信息資源管理方式上必須與辦公自動(dòng)化技術(shù)相結(jié)合，滿足日常資源共享、信息交互管理要求。與此同時(shí)，對(duì)待日常管理工作存在的不足問(wèn)題，建議檔案管理人員可以積極構(gòu)建一體化檔案管理體系，確保檔案信息管理效果與質(zhì)量得以有效提升，盡早實(shí)現(xiàn)預(yù)期的管理目標(biāo)。

2.2 ?實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案歸檔目標(biāo)

傳統(tǒng)檔案管理主要以紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理為主。目前，隨著辦公自動(dòng)化技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化管理方式已經(jīng)成為醫(yī)院檔案管理主要采取的方式手段。檔案管理人員通過(guò)構(gòu)建信息化檔案管理機(jī)制，往往可以達(dá)到預(yù)期的管理效果，至少在管理效率與管理質(zhì)量方面得到了顯著提高。為進(jìn)一步確保醫(yī)院檔案管理質(zhì)量得以提升，建議管理人員構(gòu)建一個(gè)高標(biāo)準(zhǔn)、高效率的系統(tǒng)機(jī)制。

借助計(jì)算機(jī)平臺(tái)對(duì)現(xiàn)有檔案資料進(jìn)行規(guī)范與處理，盡可能地發(fā)揮出辦公自動(dòng)化功能與優(yōu)勢(shì)。需要注意的是，在實(shí)際構(gòu)建過(guò)程中，管理人員最好立足于醫(yī)院當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀，盡可能地實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方案管理目標(biāo)。與此同時(shí)，在實(shí)際構(gòu)建過(guò)程中，管理人員需要嚴(yán)格遵守管理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)要求，防止檔案資源出現(xiàn)與實(shí)際情況不符的問(wèn)題。除此之外，建議管理人員嚴(yán)格按照醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，規(guī)避檔案管理效率不佳的問(wèn)題出現(xiàn)[4]。

2.3 ?實(shí)現(xiàn)醫(yī)院各部門之間的協(xié)調(diào)管理目標(biāo)

與傳統(tǒng)檔案管理工作相比，辦公自動(dòng)化檔案管理模式一般兼具獨(dú)立性與高效性特征。在實(shí)際管理過(guò)程中，多以文件為主要管理單位。如自動(dòng)化檔案管理直接將處理好的文件進(jìn)行歸檔處理，規(guī)避以往人工歸檔存在的失誤問(wèn)題。有一點(diǎn)需要注意，醫(yī)院自動(dòng)化檔案管理需要結(jié)合醫(yī)院內(nèi)部多個(gè)部門的檔案資源進(jìn)行集中化處理，如檔案部門需要與信息技術(shù)部門聯(lián)合協(xié)作，完成文件歸檔工作，缺一不可。

針對(duì)于此，在構(gòu)建自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的過(guò)程中，建議管理人員統(tǒng)籌規(guī)劃、合理部署，做好部門間的分配工作，確保檔案資源得以安全保存。除此之外，各部門管理人員可以對(duì)自動(dòng)化檔案內(nèi)容進(jìn)行核實(shí)，確定檔案內(nèi)容無(wú)誤后，方可進(jìn)行統(tǒng)一保存。如此一來(lái)，自動(dòng)化檔案管理效率才會(huì)得以提高，能夠達(dá)到預(yù)期的管理效果[5]。

3 ? ?辦公自動(dòng)化背景下醫(yī)院檔案管理工作措施及方向

為進(jìn)一步確保醫(yī)院檔案管理工作順利貫徹與落實(shí)，建議管理人員必須結(jié)合辦公自動(dòng)化技術(shù)優(yōu)勢(shì)，積極將信息化管理方式應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)中，從根本上確保醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量、效率能得以有效提高。針對(duì)于此，筆者結(jié)合相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，提出基于辦公自動(dòng)化背景下加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的相關(guān)措施及目標(biāo)方向，以供參考。

3.1 ?及時(shí)完善醫(yī)院電子檔案管理系統(tǒng)，促進(jìn)辦公自動(dòng)化水平提高

對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作而言，健全、完善的電子檔案管理系統(tǒng)始終是確保醫(yī)院檔案管理工作實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化目標(biāo)的基本保障。針對(duì)于此，建議醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員必須積極完善電子檔案系統(tǒng)，全面促進(jìn)檔案管理水平的有效提高[6]。具體方面如下：

（1）醫(yī)院檔案管理人員最好明確辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用要點(diǎn)，針對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用情況進(jìn)行全面掌握。根據(jù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)特點(diǎn)，確保醫(yī)院檔案管理工作得以順利落實(shí)。

（2）醫(yī)院自身應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理資金的投入力度，最好從開(kāi)發(fā)兼容性強(qiáng)、性價(jià)比高的辦公系統(tǒng)入手，既能滿足客戶需求，又能滿足日常文件傳輸與管理功能[7]。

3.2 ?強(qiáng)化醫(yī)院檔案自動(dòng)化管理效果，確立網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)體系

為確保醫(yī)院檔案自動(dòng)化管理效果，建議管理人員應(yīng)該從加強(qiáng)醫(yī)院檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)建設(shè)以及加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)安全強(qiáng)度兩方面入手。

首先，管理人員應(yīng)該重點(diǎn)對(duì)醫(yī)院檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)設(shè)施、軟件等加強(qiáng)管理，確保醫(yī)院檔案自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)得以順利運(yùn)行。

其次，借助安全管理軟件提升醫(yī)院檔案自動(dòng)化管理體系的安全管理效果，確保各網(wǎng)絡(luò)體系應(yīng)用過(guò)程不受干擾，最大限度地確保醫(yī)院檔案自動(dòng)化管理安全。

最后，在實(shí)行自動(dòng)化管理過(guò)程中，檔案管理人員必須引入數(shù)據(jù)加密技術(shù)、攻擊檢測(cè)技術(shù)等，目的在于實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)檔案自動(dòng)化管理體系是否處于安全運(yùn)行狀態(tài)。

3.3 ?提升檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)，促進(jìn)檔案管理工作的順利開(kāi)展

作為檔案管理人員，必須時(shí)刻堅(jiān)守自身的職業(yè)操守，明確醫(yī)院檔案管理工作要點(diǎn)內(nèi)容，力求從多個(gè)方面進(jìn)行強(qiáng)化管理。對(duì)于自身職業(yè)素質(zhì)的不足之處，建議管理人員及時(shí)改善，克服自身管理理念不足、行為不足等問(wèn)題，盡可能地從根本上促進(jìn)檔案管理工作的順利開(kāi)展。

與此同時(shí)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，最好將檔案管理工作納入到日常管理重點(diǎn)工作當(dāng)中，全力確保醫(yī)院檔案管理工作的順利貫徹與落實(shí)。如此一來(lái)，醫(yī)院檔案管理工作辦公自動(dòng)化水平勢(shì)必會(huì)得到全面提高。

4 ? ?結(jié)語(yǔ)

總而言之，作為醫(yī)院檔案管理工作的負(fù)責(zé)人員，必須肩負(fù)起自身的管理重責(zé)，力求從多個(gè)層面加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案問(wèn)題的管理力度。在實(shí)際管理過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)始終堅(jiān)持檔案管理路線不動(dòng)搖，堅(jiān)持實(shí)行辦公自動(dòng)化管理方式，整合醫(yī)院內(nèi)部檔案資源，實(shí)現(xiàn)資源共享、信息交互等管理目標(biāo)。與此同時(shí)，對(duì)待當(dāng)前檔案管理人員管理意識(shí)、管理理念不清晰的問(wèn)題，建議相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員及時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)管理，讓其明確做好檔案管理工作的重要性。相信通過(guò)多方人員的不斷努力，醫(yī)院檔案管理工作勢(shì)必會(huì)得到質(zhì)的提升。

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