政府辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

陳興強(qiáng)

【摘要】信息化社會(huì)，政府辦公要與時(shí)俱進(jìn)，于是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)提上議事日程。政府辦公系統(tǒng)來(lái)自于OA系統(tǒng)，OA系統(tǒng)是基于互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展而出現(xiàn)的。現(xiàn)如今，政府辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已經(jīng)普及開(kāi)來(lái)，成為政務(wù)人員的不二選擇。對(duì)于政府辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與研究，已經(jīng)成為了一門重要的研究課題。

【關(guān)鍵詞】政府辦公;自動(dòng)化系統(tǒng);設(shè)計(jì);應(yīng)用

大數(shù)據(jù)與智能化是如今的熱潮，幾年前人們就在提倡數(shù)字化與自動(dòng)化，現(xiàn)今的趨勢(shì)更像是當(dāng)年的“升級(jí)版”。政府辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為政府工作帶來(lái)了很多幫助，就像是為企業(yè)提高績(jī)效，為單位提升工作質(zhì)量一樣，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)使政府機(jī)關(guān)辦事更快，水平也更高，深受人民群眾的支持。所以，繼續(xù)提高政府辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的研究非常重要，研究人員不能懈怠，而是要充分發(fā)揮自己的才能，研發(fā)更好的系統(tǒng)。

一、政府辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的基本設(shè)計(jì)

系統(tǒng)設(shè)計(jì)雖然是一項(xiàng)繁雜的工作，但是系統(tǒng)的使用必須要針對(duì)工作人員的操作習(xí)慣，要讓工作人員操作起來(lái)感覺(jué)到便利。宏景科技政府辦公系統(tǒng)是為現(xiàn)實(shí)生活中的實(shí)際情況設(shè)計(jì)的，這樣政府也能夠更好地開(kāi)展工作。系統(tǒng)設(shè)計(jì)的目的決定著辦公系統(tǒng)的要求，政府部門要實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)的自動(dòng)化，必須包含下面一些設(shè)計(jì)：

（一）主系統(tǒng)和子系統(tǒng)。主系統(tǒng)和子系統(tǒng)在設(shè)計(jì)的時(shí)候，應(yīng)該針對(duì)政府辦公的特殊要求。首先，設(shè)計(jì)時(shí)不僅要有一般的辦公軟件所具備的功能，還應(yīng)該有辦公自動(dòng)化系統(tǒng)特有的設(shè)計(jì)。比如說(shuō)，在公文處理的時(shí)候，通常要收錄的是整個(gè)政府部門的公文，給這些公文應(yīng)該進(jìn)行適當(dāng)?shù)姆诸?，根?jù)公文的重要性質(zhì)進(jìn)行排序，并把具有特殊性質(zhì)的公文摘錄出來(lái)。其中，公文的內(nèi)容會(huì)有不同的種類，通過(guò)對(duì)上下行文不同行文方向的處理完成文件的收取。其次，對(duì)于子系統(tǒng)的設(shè)計(jì)工作要進(jìn)行充分的論證，子系統(tǒng)要完成對(duì)文件的特殊格式分類的工作，各種文件的標(biāo)簽、記錄、簽發(fā)等等。再次，工作人員要進(jìn)行的印刷分發(fā)等，都是需要辦公系統(tǒng)自動(dòng)化進(jìn)行的（詳見(jiàn)“圖1”），所以，對(duì)子系統(tǒng)的設(shè)計(jì)將決定了整個(gè)辦公系統(tǒng)是否能夠自動(dòng)化運(yùn)行。最后，由于政府辦公工作對(duì)檔案管理很嚴(yán)格，所以對(duì)政府辦公系統(tǒng)的主系統(tǒng)和子系統(tǒng)提出了更高的要求。

圖1 政府辦公系統(tǒng)圖

（二）安全防護(hù)設(shè)計(jì)。安全是所有軟件系統(tǒng)都必須關(guān)注的一個(gè)特征。而政府辦公工作對(duì)于系統(tǒng)的安全性會(huì)有更強(qiáng)的、更加嚴(yán)格的要求。這是由于政府部門的工作性質(zhì)決定的。政府部門是一個(gè)掌握大量信息與秘密的部門，這些信息一旦泄露會(huì)對(duì)社會(huì)的安定造成影響。所以在政府辦公系統(tǒng)自動(dòng)化設(shè)計(jì)的過(guò)程中，要保證政府信息不被泄露，在系統(tǒng)的設(shè)計(jì)上要設(shè)立三層防護(hù)網(wǎng)：第一是設(shè)立一個(gè)網(wǎng)絡(luò)防護(hù)網(wǎng)，第二是有電腦的防護(hù)，第三是對(duì)私密性文件的保護(hù)。網(wǎng)絡(luò)安全的防護(hù)是指，網(wǎng)絡(luò)上會(huì)有各種病毒，比如說(shuō)木馬病毒，這些外來(lái)的病毒會(huì)損害系統(tǒng)軟件，那么辦公系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)地把網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中有害的病毒排除掉;另外在進(jìn)行電腦軟硬件的防護(hù)上，要做好預(yù)防工作，清理和維護(hù)電腦軟硬件上預(yù)存的垃圾，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn);對(duì)于絕密文件的保護(hù)，要有防泄密措施，這是很重要的措施。政府辦公系統(tǒng)的設(shè)計(jì)能夠完成這三項(xiàng)防護(hù)工作，系統(tǒng)的安全性才能真正有保障，系統(tǒng)的自動(dòng)化才是真正有用處的。如果系統(tǒng)導(dǎo)致政府信息泄露，那會(huì)對(duì)政府工作、社會(huì)安全、民眾生活產(chǎn)生影響。

（三）平臺(tái)環(huán)境設(shè)計(jì)。政府辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該使用最高級(jí)的平臺(tái)環(huán)境。因?yàn)樽詣?dòng)化對(duì)于平臺(tái)環(huán)境的要求很高，所以，政府應(yīng)該采用適應(yīng)自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)平臺(tái)。一般的，政府的自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該包括通信功能、工作分流和安全保護(hù)，這是一種多功能的系統(tǒng)，對(duì)于政府辦公的環(huán)境來(lái)說(shuō)有很大的便利，將成為界面上所采用的最好的政府辦公系統(tǒng)。在自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中，要考慮兼容性的問(wèn)題，辦公系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境會(huì)有很多的、各樣式的文件，系統(tǒng)不但要兼容這些文件，還要自動(dòng)轉(zhuǎn)化成統(tǒng)一格式的文件，以便于整理和保存。在運(yùn)行環(huán)境設(shè)計(jì)時(shí)，可以考慮Windows10或者更高級(jí)的系統(tǒng)，同時(shí)考慮兼容Windows7系統(tǒng)，因?yàn)槠涔δ芎图嫒菪愿鼜?qiáng)。

二、政府辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用操作

政府對(duì)于自動(dòng)化系統(tǒng)的追求很早，早在上世紀(jì)90年代，實(shí)際應(yīng)用工作就已經(jīng)開(kāi)始進(jìn)行了。在試運(yùn)行階段，政府部門的工作人員對(duì)于系統(tǒng)的應(yīng)用工作有了很多的研究，并且有了詳細(xì)的了解，在實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中總結(jié)出以下幾點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)：

（一）深入研究技術(shù)的可能性空間。技術(shù)更新日新月異，各種高端技術(shù)層出不窮，政府部門應(yīng)該積極吸收新型經(jīng)驗(yàn)，期待做好更成功的應(yīng)用。目前，政府辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用空間很大，技術(shù)空間也很大。整個(gè)市場(chǎng)上技術(shù)更新很快，我們要加快技術(shù)更新步伐，通過(guò)最新型的技術(shù)來(lái)改進(jìn)應(yīng)用系統(tǒng)。政府的辦公系統(tǒng)在運(yùn)行過(guò)程中要加強(qiáng)保障工作，及時(shí)修復(fù)各種問(wèn)題，通過(guò)技術(shù)更新來(lái)確保自動(dòng)化系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

（二）加大各種資源的投放。聚合各種資源對(duì)于政府辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是必要的。政府系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)必然要耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力，需要政府投入極大精力去建設(shè)。首先，政府辦公系統(tǒng)自動(dòng)化運(yùn)行要很多人力資源去維護(hù)，而且人力資源的作用不僅僅是維護(hù)系統(tǒng)運(yùn)行，更重要的是，通過(guò)這些工作人員去操作系統(tǒng)。這種人力資源既可以完成工（下轉(zhuǎn)第187頁(yè)）

（上接第181頁(yè)）作，也會(huì)造成部門的負(fù)擔(dān)，政府部門要有很強(qiáng)承受能力。其次，是基礎(chǔ)配套設(shè)施的建設(shè)，政府辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需要相應(yīng)的配套設(shè)施，比如說(shuō)，政府內(nèi)部的局域網(wǎng)建設(shè);各種新的辦公室軟件;相應(yīng)的規(guī)章制度和硬件系統(tǒng)升級(jí)工作等等，這種配套的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)對(duì)于政府辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是很有幫助的。最后，每一個(gè)政府系統(tǒng)建設(shè)都離不開(kāi)大量的資金支持，這種資金所支持的工作包括政府辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、使用和維護(hù)、設(shè)施的建設(shè)，這相是一個(gè)很大的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。政府辦公系統(tǒng)需要更多資源的投放來(lái)支撐它的運(yùn)轉(zhuǎn)，在政府部門的運(yùn)作過(guò)程中，資金在這之前不會(huì)用在互聯(lián)網(wǎng)設(shè)施的投放，而新的政府辦公自動(dòng)化系統(tǒng)投放很需要這種支持，所以對(duì)政府辦公自動(dòng)化系統(tǒng)加大各種資源的投放是必要的。

（三）加強(qiáng)對(duì)政府工作人員的培訓(xùn)。好的應(yīng)用系統(tǒng)需要有更高級(jí)的人才使用。所以必須對(duì)政府工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，以提高他們的素養(yǎng)。沒(méi)有好的工作人員，再?gòu)?qiáng)大的自動(dòng)化系統(tǒng)也發(fā)揮不出它的實(shí)力。所以說(shuō)我們要加強(qiáng)對(duì)政府工作人員的培訓(xùn)工作，像是政府人員的入職系統(tǒng)培訓(xùn)、系統(tǒng)功能使用培訓(xùn)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和系統(tǒng)維護(hù)培訓(xùn)、關(guān)于注意事項(xiàng)的要求、自動(dòng)化辦公的方式方法、遇到緊急情況的處理問(wèn)題等等。只有良好的培訓(xùn)才能造就良好的工作人員，這不僅是對(duì)自動(dòng)辦公系統(tǒng)的最大化利用，而且，有利于解決政府問(wèn)題，提高辦事效率，為人民排憂解難。

三、結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)今時(shí)代，做好政府辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，是一件有利民生的事情，政府部門解決事情更加方便、快捷，不必冗雜一堆事務(wù)，更重要的是政府能實(shí)實(shí)在在解決老百姓的事情，這樣政府部門提高了工作質(zhì)量，為老百姓解決各種實(shí)際問(wèn)題，所以說(shuō)政府辦公自動(dòng)化系統(tǒng)有利民生。同時(shí)，這也是表現(xiàn)一個(gè)政府工作水平的方式，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公意味著政府人員和政務(wù)部門的素質(zhì)在提高，老百姓更加踏實(shí)，整個(gè)社會(huì)向著更美好的明天邁進(jìn)。

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