加強(qiáng)科研單位檔案管理的途徑

洪勇楓

【摘要】檔案管理工作作為農(nóng)業(yè)科研單位的重要工作內(nèi)容，它針對(duì)農(nóng)業(yè)科研單位的人才管理和科研活動(dòng)等重要環(huán)節(jié)。本文基于當(dāng)前農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題，提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施。

【關(guān)鍵詞】農(nóng)業(yè)科研單位;檔案管理;途徑

科研檔案是在農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)中形成的，它是衡量農(nóng)業(yè)科研單位工作業(yè)績(jī)和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志。由于檔案資料具有一定的憑證價(jià)值，因此做好農(nóng)業(yè)檔案管理工作，能夠有效提升農(nóng)業(yè)科研單位的管理效能，進(jìn)而促使農(nóng)業(yè)科研單位工作更好開(kāi)展。

一、農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理存在的問(wèn)題

（一）歸檔材料缺乏完整性和準(zhǔn)確性。在農(nóng)業(yè)科研單位的工作中，大部分科研工作人員將主要的精力放在申請(qǐng)項(xiàng)目和做實(shí)驗(yàn)等多個(gè)方面，對(duì)于檔案的收集和管理工作普遍不夠重視。往往都是在需要使用的時(shí)候，才臨時(shí)找檔案資料，后悔沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行歸檔保存。同時(shí)個(gè)別科研工作者為了保證技術(shù)的機(jī)密性，有意將重要的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等進(jìn)行自行保存。再加上個(gè)別科研人員為了一定的便捷性，沒(méi)有將檔案進(jìn)行歸檔，進(jìn)而導(dǎo)致了檔案的收集不夠準(zhǔn)確和完整。而針對(duì)專門的檔案管理工作，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也沒(méi)有積極引起重視，針對(duì)管理工作沒(méi)有進(jìn)行有效的監(jiān)督，缺少相應(yīng)的專項(xiàng)檢查，使得科研檔案管理工作被邊緣化，對(duì)于科研檔案的收集和整理缺乏有效的標(biāo)準(zhǔn)和制約途徑，使得檔案管理工作人員很難行使自身的權(quán)力，從而導(dǎo)致檔案歸檔的質(zhì)量良莠不齊。

（二）檔案管理人員缺少專業(yè)性。目前大部分農(nóng)業(yè)科研單位中，檔案管理部門工作人員很少是專門的檔案專業(yè)畢業(yè)的，幾乎大部分檔案管理人員在大學(xué)時(shí)是行政文秘專業(yè)，或者是從事農(nóng)學(xué)科研工作兼職檔案管理工作的，往往身兼數(shù)職。檔案學(xué)作為一門專業(yè)的應(yīng)用學(xué)科，它需要工作人員具備豐富的檔案專業(yè)知識(shí)和一定時(shí)長(zhǎng)的經(jīng)驗(yàn)積累。而伴隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理人員還應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，具備較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)操作能力，逐漸將傳統(tǒng)的檔案管理工作利用信息技術(shù)進(jìn)行搜索、匯編，將檔案資源更好地保管運(yùn)用。

（三）檔案經(jīng)費(fèi)投入不足。由于檔案管理工作是支撐農(nóng)業(yè)科研單位發(fā)展的重要途徑，但是每年國(guó)家政府劃撥的檔案科研經(jīng)費(fèi)卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，造成了目前大部分農(nóng)業(yè)科研單位的檔案經(jīng)費(fèi)都存在缺乏的現(xiàn)狀。再加上各項(xiàng)硬件條件和內(nèi)外部配套設(shè)施都不夠完善，造成了檔案管理手段也落后，使得檔案庫(kù)房不能夠針對(duì)有害生物進(jìn)行有效的防治，也不能對(duì)那些損害的紙質(zhì)材料進(jìn)行有效的修復(fù)和加固，這樣大大縮短了紙質(zhì)檔案的使用壽命。再加上大多數(shù)農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理工作依然使用的是人工操作，導(dǎo)致了人為操作很容易會(huì)產(chǎn)生失誤和遺失的問(wèn)題，進(jìn)而降低了檔案管理工作的準(zhǔn)確率，不能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的共享價(jià)值。

（四）信息化利用率低。隨著近年來(lái)政府對(duì)于農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目的加大支持和投入，使得農(nóng)業(yè)科研單位的辦公條件越來(lái)越好，信息技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)普遍在科研單位各個(gè)部門中被運(yùn)用。但是在檔案管理部門中，依然還存在人工操作，使得檢索的工具十分單一，而且查閱信息也不方便，準(zhǔn)確率不夠高。由于大部分農(nóng)業(yè)科研單位在整個(gè)部門中還沒(méi)有形成一套完整的信息體系，不能夠?qū)n案信息的資源化有一定的要求。同時(shí)大量的檔案文件沒(méi)有作為檔案入庫(kù)保存，使得檔案管理部門的信息化程度偏低。而要想全面實(shí)現(xiàn)電子化，還需要更大的經(jīng)費(fèi)投入和人才物力的投入，這些影響檔案管理信息化的因素，都制約著檔案的潛在價(jià)值沒(méi)有得到充分發(fā)揮，也在一定程度上降低了農(nóng)業(yè)科研單位在檔案管理工作中的利用率。

二、加強(qiáng)科研單位檔案管理的途徑

（一）積極重視檔案管理工作。加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的前提，雖然檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，但是在對(duì)科研單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展過(guò)程中依然起著舉足輕重的促進(jìn)作用。由于農(nóng)業(yè)科研單位的主要任務(wù)是科研研究，使得大部分工作人員將更多的時(shí)間和精力放在了科研工作上，造成了工作人員對(duì)檔案管理工作不夠重視，存在著檔案管理收集不夠齊全，管理不夠規(guī)范等多種現(xiàn)象，進(jìn)而降低了檔案的使用價(jià)值。所以，要想加強(qiáng)檔案管理工作的效率和質(zhì)量，應(yīng)該轉(zhuǎn)變科研單位的觀念，積極對(duì)檔案管理工作加以重視。同時(shí)要求將檔案管理工作納入科研工作的重要環(huán)節(jié)，認(rèn)真對(duì)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一的部署，并結(jié)合科研單位的實(shí)際情況，采取有效的措施來(lái)推動(dòng)檔案管理工作順利進(jìn)行。此外，還可以在科研單位中大力宣傳檔案管理的重要性，對(duì)相關(guān)的員工進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，不斷提升單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，給檔案管理工作創(chuàng)設(shè)一個(gè)健全的良好氛圍。要健全相應(yīng)的工作機(jī)制，使得整個(gè)檔案管理能夠有制度可循，并且在人力和財(cái)力上面給予檔案工作大力支持，認(rèn)真貫徹落實(shí)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)提升檔案管理水平和質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員綜合素養(yǎng)。目前很多農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理部門從事檔案管理的工作人員并不是檔案專業(yè)出身。在實(shí)際的工作過(guò)程中都是依賴于自身的已有經(jīng)驗(yàn)和認(rèn)知，一邊工作一邊摸索。由于他們沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)化的檔案管理培訓(xùn)，并且對(duì)這項(xiàng)工作的專業(yè)技能掌握并不深入熟練，使得自身的業(yè)務(wù)能力不具備一定的規(guī)范化。而且在大多數(shù)農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理工作中，都是由文秘人員兼職檔案管理工作，這也使得兼職人員缺少一定的時(shí)間和精力，在實(shí)際?的檔案管理中收集不夠齊全，分類不夠細(xì)致，歸檔不夠及時(shí)等問(wèn)題頻繁出現(xiàn)。所以，提升檔案管理工作人員的專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)，是推動(dòng)檔案管理工作有效開(kāi)展的一個(gè)重要途徑。要健全檔案管理工作人員的教育培訓(xùn)長(zhǎng)效機(jī)制，通過(guò)定期的培訓(xùn)和再學(xué)習(xí)，輪崗交流和外出參觀學(xué)習(xí)等，有目的、有計(jì)劃地提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力，進(jìn)而為農(nóng)業(yè)科研單位打造出一批高素質(zhì)、高技能的專業(yè)化檔案人才。與此同時(shí)，還要加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)于行政管理和計(jì)算機(jī)操作等相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷擴(kuò)展自己熟悉的領(lǐng)域，了解相關(guān)的知識(shí)，這樣才能夠在后期的保管、檢索工作中能夠進(jìn)行準(zhǔn)確登記和歸檔等工作。此外應(yīng)要求檔案管理工作人員具備較高的責(zé)任心和政治覺(jué)悟。針對(duì)檔案內(nèi)容的安全性，嚴(yán)格按照檔案法律進(jìn)行保密。對(duì)于可以公開(kāi)的信息，工作人員要加大編研力度，促使最新的農(nóng)科科研成果得到推廣和應(yīng)用。而對(duì)于需要保密的檔案信息，要進(jìn)行嚴(yán)格的管理，保證不對(duì)外泄露。

（三）推進(jìn)檔案管理信息化。信息技術(shù)的加速發(fā)展已經(jīng)廣泛滲透到各個(gè)工作領(lǐng)域中，以往傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能夠滿足新時(shí)代檔案管理的實(shí)際需求。因此農(nóng)業(yè)科研單位要積極引入信息技術(shù)，建構(gòu)信息化于一體的檔案管理系統(tǒng)，借助信息化的檔案管理方式，有效提升檔案的收集、分類、保管等多個(gè)環(huán)節(jié)的工作效率，打破傳統(tǒng)檔案管理的空間局限，大大降低了管理人員投入的時(shí)間和精力，并且還節(jié)省了存放空間和硬件設(shè)施。同時(shí)利用信息化管理檔案，還能夠提升檔案的準(zhǔn)確性和完整性，能夠減少紙質(zhì)檔案帶來(lái)的損耗，避免了人工操作的失誤和丟失現(xiàn)象的發(fā)生，也對(duì)檔案起到更好的保護(hù)作用。所以，農(nóng)業(yè)科研單位一定要與時(shí)俱進(jìn)，不僅要加大對(duì)檔案信息化人才的培養(yǎng)，還要大量購(gòu)進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)辦公設(shè)備，為信息化的檔案管理工作提供硬件保障。

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