淺談鐵路建設(shè)項目檔案管理工作

史鳳明

【摘 要】鐵路建設(shè)項目檔案指項目在規(guī)劃、管理、建設(shè)等活動中形成的對國家和企業(yè)具有保存價值的文字、圖紙、圖表、音像等各種載體的文件材料，是鐵路開通運營后進行維修、養(yǎng)護、改造、管理的依據(jù)。建設(shè)單位大部分精力集中在保工期、保進度、保開通上，對檔案工作重視不夠。論文就如何做好鐵路建設(shè)項目檔案工作進行了分析和探討，從而有效提升項目檔案管理水平。

【Abstract】Railway construction project archives refer to the documents and materials of various carriers， such as words， drawings， charts， audio-visual materials， which are of preservation value to the state and enterprises formed in the planning， management， construction and other activities of the project. They are the basis for the maintenance， transformation and management of the railway after it is opened and operated. Most of the construction units focus on the duration of the project， the progress of the project， the opening of the project. Not enough attention is paid to archives. This paper analyzes and discusses how to do a good job of railway construction project archives， so as to effectively improve the level of project archives management.

【關(guān)鍵詞】鐵路建設(shè)項目;檔案管理;質(zhì)量要求

【Keywords】railway construction project; archives management; quality requirements

【中圖分類號】G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2019）10-0018-02

1 組建項目檔案管理機構(gòu)，建立健全制度辦法

項目開工后，建設(shè)單位就應(yīng)成立以總經(jīng)理為組長，分管副總經(jīng)理為副組長，公司各部門負責(zé)人為成員的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立涵蓋公司各部門及施工、監(jiān)理等參建單位檔案人員的項目檔案工作網(wǎng)絡(luò)。建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)國家、行業(yè)有關(guān)規(guī)范、標準，結(jié)合本項目的實際建立項目檔案管理辦法、制定項目文件材料歸檔范圍和檔案保管期限、明確項目檔案分類編號方案、各類檔案基礎(chǔ)管理制度等，在制度辦法中要明確項目檔案工作職責(zé)、項目文件歸檔范圍、項目文件形成要求、項目文件整理與案卷質(zhì)量要求、項目文件交接手續(xù)和份數(shù)、檢查與考核等內(nèi)容。

2 成立項目檔案管理部門，做好培訓(xùn)、檢查、指導(dǎo)工作

①項目開工前，項目檔案部門要舉辦項目檔案培訓(xùn)班，對建設(shè)單位各部門有關(guān)人員、參建單位檔案工作人員就項目文件形成、收集及預(yù)立卷方法等工作進行培訓(xùn)。

②施工過程中，項目檔案部門要定期組織由建設(shè)單位工程管理人員、檔案工作人員、施工單位工程技術(shù)人員、監(jiān)理工程師組成建設(shè)項目平推檢查組，對建設(shè)單位各部門、參建單位項目部、工區(qū)形成的項目文件進行現(xiàn)場檢查指導(dǎo)，提出問題、制定整改措施。

③項目竣工前，項目檔案部門要指導(dǎo)參建單位做好整理立卷工作，對項目文件進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)存在問題，并要求相關(guān)責(zé)任單位限期整改，并指導(dǎo)參建單位做好項目檔案歸檔工作。

3 項目檔案工作要與項目建設(shè)同步進行

建設(shè)項目文件的收集、整理、編目、歸檔、移交，應(yīng)做到“三同步”，即：在布置施工任務(wù)時同步安排項目文件編制任務(wù);在布置工程施工進度時同步進行項目文件的收集工作;在工程驗收時同步做好項目文件的交接工作。堅持檔案工作與工程建設(shè)同步，是保證項目文件齊全完整、真實有效的重要手段[1]。一是項目建設(shè)前期階段就應(yīng)及時明確檔案工作職責(zé)，加強對前期管理性文件的管理，在施工、監(jiān)理合同中要明確提出對文件材料的編制、整理及流向等要求。二是在檢查項目實體建設(shè)過程中，要同時檢查檔案工作的編制情況。三是在工程竣工驗收時，要同步驗收項目檔案完成情況。

4 按照科技檔案案卷質(zhì)量要求，做好項目檔案整理工作

①建設(shè)項目文件整理應(yīng)遵循其形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，分類科學(xué)、組卷合理。

②竣工圖應(yīng)完整、準確、規(guī)范、清晰、修改到位，施工里程已變更為竣工后的統(tǒng)一里程，圖標內(nèi)相關(guān)人員簽字完備，能夠真實反映項目竣工時的實際情況?？⒐D要將圖紙先折成210mm手風(fēng)琴式，然后再折成297mm。為使圖標外露，疊圖時應(yīng)從圖標處往后疊。

③建設(shè)項目檔案裝訂厚度控制在15～20mm，裝訂前先除金屬物、塑料物，檢查文件材料是否齊全，空白頁是否去掉，有無顛倒、錯頁、重份，表格文頭是否一律向上或向左，小于A4紙是否粘貼在A4紙上。

④卷內(nèi)文件以卷或件為單位編寫頁號，以有效內(nèi)容的頁面為一頁。單面書寫的文件頁號編寫在文件正面右上角，雙面書寫的文件頁號分別編寫在文件的正面右上角、背面左上角。各卷、件之間不連續(xù)編頁號[2]。

⑤卷內(nèi)目錄要原文抄錄卷內(nèi)每份文件的題名、責(zé)任者、日期、頁碼等，卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁;備考表要標明卷內(nèi)全部文件的總頁數(shù)、不同載體文件的數(shù)量以及在組卷過程中需要說明的問題。卷內(nèi)目錄和備考表不編寫頁號，裝訂在軟封面內(nèi)。

5 明確項目檔案歸檔程序和時間

①施工文件組卷完畢經(jīng)項目負責(zé)人審查后，依次由監(jiān)理部門、建設(shè)單位工程管理部門、檔案部門進行審查簽字后，向項目檔案部門歸檔。②監(jiān)理文件組卷完畢經(jīng)總監(jiān)理工程師審查后，依次由建設(shè)單位工程管理部門和檔案部門進行審查簽字后，向項目檔案部門歸檔。③建設(shè)單位各部門形成的文件組卷完畢，經(jīng)部門負責(zé)人、主管領(lǐng)導(dǎo)審查合格簽字后，向項目檔案部門歸檔。④建設(shè)項目檔案按項目歸檔，前期文件在工作結(jié)束后及時歸檔。管理性文件一般按年度歸檔，同一事由產(chǎn)生的跨年度文件應(yīng)在辦結(jié)年度歸檔?？辈煸O(shè)計、施工、監(jiān)理等文件應(yīng)在項目竣工后3個月內(nèi)完成歸檔移交。

6 結(jié)語

建設(shè)單位在項目文件管理過程中只有加強組織領(lǐng)導(dǎo)、建立健全檔案工作相關(guān)制度，實施過程控制，強化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)指導(dǎo)。注重對項目檔案收集、整理的審查把關(guān)。將項目檔案工作納入合同管理、工程管理、財務(wù)管理，實行預(yù)立卷制度。定期開展檔案專項檢查，及時發(fā)現(xiàn)項目檔案收集、整理過程中存在的問題。配備滿足檔案工作需要的設(shè)施設(shè)備，才能更好地開展鐵路建設(shè)項目檔案工作。

【參考文獻】

【1】梁啟華.重大工程項目檔案規(guī)范化管理途徑探討[J].城建檔案，2018（4）：45-47.

【2】郭麗青.工程建設(shè)項目檔案管理創(chuàng)新探討[J].城建檔案，2018（5）：42-43.