信息化背景下如何做好檔案管理工作

姜言美

【摘要】隨著信息技術(shù)的深入發(fā)展和廣泛應(yīng)用，檔案管理模式已經(jīng)從實體管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變，電子信息檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應(yīng)用，但如何更好地做好電子信息檔案管理工作也變得更加重要，這需要我們對檔案信息化管理有深刻的理解和認(rèn)識。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;優(yōu)勢;缺點;信息化

一、檔案信息化管理的主要優(yōu)勢和缺點

（一）資源共享快捷。傳統(tǒng)的檔案管理由于以實物檔案為主，所以根本無法實現(xiàn)在同一時間、不同地點、不同空間進(jìn)行多人查閱，檔案利用模式基本比較單一，而對于信息化條件下的電子檔案打破了傳統(tǒng)檔案的實物形式，以數(shù)據(jù)形式進(jìn)行保存，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享傳輸，因此不在受時間、地點、空間的任何約束，可以瞬間完成多人、多地點、多空間同時進(jìn)行信息的傳遞和查閱服務(wù)，及時方便快捷高效。

（二）經(jīng)濟(jì)節(jié)約實用。傳統(tǒng)的檔案以紙張形式和實物居多，而檔案的收集、整理、管理利用也基本以手工為主，這在一定程度上對人力、財力、物力的投入要求比較大，而電子檔案的收集、整理、歸檔、利用等環(huán)節(jié)都是依托數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行的，因此對人力、物力的投入相對較小，而從時間上，與傳統(tǒng)檔案的收集整理比較來看，用時更少，收集整理效率更高、更快捷、更安全。在檔案的管理利用上，傳統(tǒng)的檔案管理利用對庫房的空間、環(huán)境、防潮、防蟲等方面的要求都比較高，而電子檔案管理利用主要考慮它的安全。

（三）信息化檔案數(shù)據(jù)的不安全性。雖然檔案信息化管理存在資源共享快捷、經(jīng)濟(jì)節(jié)約實用的優(yōu)勢，但由于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)處于開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，資源處在共享狀態(tài)，這就不可避免電子檔案被入侵和破壞，其主要的危害來源于計算機(jī)病毒，它會存在于電子檔案傳輸?shù)拿總€環(huán)節(jié)，對信息化電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行入侵破壞，一些電子檔案數(shù)據(jù)很容易被一些不法人員進(jìn)行修改、增減及非法利用，給檔案管理工作造成重大損失。

（四）檔案信息化對設(shè)備的依賴性。檔案信息化必須借助一定的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、檔案管理軟件及相關(guān)安全設(shè)備才能完成，對設(shè)備具有很強(qiáng)的依賴性。由于電子檔案需要長時間存儲，很容易會出現(xiàn)各種意外情況，對檔案產(chǎn)生影響，比如計算機(jī)本身的問題，包括達(dá)到使用壽命、硬件被人為破壞等，都會對電子檔案造成嚴(yán)重影響，作為檔案管理人員必須履行好職責(zé)，定期對信息化設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，用科學(xué)的方法保護(hù)好電子檔案的安全。而傳統(tǒng)檔案以紙張和實物為保存形式，它的管理利用等環(huán)節(jié)無需借助任何電子設(shè)備，從這一點看，傳統(tǒng)檔案擁有電子檔案不可替代的優(yōu)勢。

二、做好檔案信息化管理的幾點建議

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理方式，樹立信息化管理理念。近年來，隨著信息化技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，檔案管理工作正面臨新的挑戰(zhàn)和新的機(jī)遇。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足和適應(yīng)現(xiàn)在檔案管理工作的需求，我們必須改變傳統(tǒng)檔案的管理模式和理念，不斷開拓創(chuàng)新，把信息化技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中，充分利用好先進(jìn)的電子化設(shè)備和信息技術(shù)對檔案信息資源進(jìn)行管理，搭建全新的檔案信息化管理平臺，不斷提升對各類檔案材料進(jìn)行數(shù)字化加工處理能力，使檔案管理工作從收集整理、鑒定組卷到統(tǒng)計利用每個環(huán)節(jié)都實現(xiàn)信息化，不斷提升檔案管理工作的效率，積極適應(yīng)信息化條件下檔案管理工作的新要求和新形勢，更好地服務(wù)國家和社會主義建設(shè)。

（二）加強(qiáng)管理設(shè)備的投入，確保信息化檔案管理的絕對安全。做好新形勢下檔案信息化管理工作，離不開先進(jìn)的設(shè)備作保障，因此，一個單位的領(lǐng)導(dǎo)班子必須重視檔案管理工作，要成立專門的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，真正把檔案工作列為重要工作來抓，加大對檔案管理部門硬件基礎(chǔ)設(shè)備的投入，切實搭建起運(yùn)行高效、操作便捷、安全穩(wěn)定的信息化檔案管理平臺，配備強(qiáng)大的數(shù)據(jù)存儲服務(wù)器、應(yīng)用數(shù)據(jù)處理服務(wù)器、入侵檢測系統(tǒng)以及安全防火墻系統(tǒng)等，并定期對各系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)升級，及時修復(fù)影響檔案信息化管理工作的一切不安全因素，確保檔案信息化數(shù)據(jù)的絕對安全，不斷提升檔案工作信息化管理水平。

（三）建立規(guī)范統(tǒng)一的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息化建設(shè)必須以規(guī)范統(tǒng)一的檔案信息化管理制度和高效運(yùn)行機(jī)制為保障。檔案管理部門要主動適應(yīng)檔案信息化管理的新特點和新要求，結(jié)合實際工作需求，開拓創(chuàng)新，建立起檔案收集、整理、鑒定、統(tǒng)計利用等一整套的信息化管理制度以及科學(xué)的工作流程，從制度上、工作流程上確保每名檔案管理人員，在每個工作環(huán)節(jié)及具體操作上，都能嚴(yán)格按照統(tǒng)一的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)去執(zhí)行;同時要制定安全有效的檔案信息化管理應(yīng)急預(yù)案，確保一旦發(fā)生電子檔案管理系統(tǒng)被入侵和硬件被破壞時，能第一時間采取有效的應(yīng)對措施，避免出現(xiàn)手忙腳亂的情況，以致給檔案信息化數(shù)據(jù)造成破壞，真正搭建起檔案信息化管理制度的防護(hù)墻。

（四）加強(qiáng)檔案信息化管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力建設(shè)。信息化條件下，如何更好地做好檔案管理工作，給信息化管理人員提出了更高的要求和挑戰(zhàn)。一要加強(qiáng)?檔案管理人員的思想作風(fēng)建設(shè)。培養(yǎng)檔案管理人員過硬的思想素質(zhì)和服務(wù)意識，堅定管理人員對檔案事業(yè)的熱愛和追求，激勵他們工作中要甘于吃苦、樂于奉獻(xiàn)、勇于創(chuàng)新，牢固樹立服務(wù)第一的工作宗旨。二要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)。檔案信息化管理工作對知識的要求非常高，涉及的知識面也更廣，管理人員必須樹立終身學(xué)習(xí)、主動學(xué)習(xí)的意識，不斷通過檔案繼續(xù)教育培訓(xùn)、專題培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)教育以及個人自學(xué)等形式，優(yōu)化和豐富自己的檔案學(xué)知識結(jié)構(gòu)，及時掌握新形勢下最新、最快與檔案信息化管理工作相適應(yīng)的理論知識、業(yè)務(wù)技能、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全知識等。三要檔案管理人員學(xué)習(xí)最新的檔案信息化管理法律法規(guī)，工作中有章可循、有法可依，避免出現(xiàn)原則性的問題，進(jìn)一步提升自己的服務(wù)能力。四要開展好檔案信息管理技術(shù)培訓(xùn)。檔案信息管理技術(shù)是一個檔案管理人員做好檔案信息化管理工作最基本的要求，所以，做好這項工作十分必要。要定期開展對檔案管理工作人員信息化管理技能培訓(xùn)，著重講解檔案管理系統(tǒng)操作運(yùn)用、日常的系統(tǒng)維修、信息數(shù)據(jù)備份及安全防護(hù)等知識，不斷提升管理人員的信息化管理水平和能力。

（五）加強(qiáng)檔案信息化管理人員的人才儲備。隨著檔案信息化管理工作的推進(jìn)，對信息化人才的需求越來越大，盡管一些檔案管理人員或多或少地有過這方面的培訓(xùn)，但這種培訓(xùn)時間都比較短暫，檔案管理人員很難有比較系統(tǒng)全面深入的學(xué)習(xí)，對檔案信息化管理也之是僅限于一般系統(tǒng)操作上，對一些深層次問題很難有效解決。許多單位在開展檔案信息化管理工作時，只能采取外包等形式，工作推進(jìn)中受制于人，一旦出現(xiàn)技術(shù)問題，也只能打電話找外包，嚴(yán)重影響到一個單位的檔案信息化管理效果。 因此，加強(qiáng)對檔案信息化管理人才的儲備已經(jīng)是一件迫不及待的事，必須盡早做，人事管理部門要加強(qiáng)這方面人才的引進(jìn)及培養(yǎng)，為檔案信息化管理工作打好堅實的人才基礎(chǔ)。

（六）加強(qiáng)檔案信息化管理資源的互聯(lián)互通。檔案信息化管理工作要緊跟時代發(fā)展的需要，不斷提升信息化服務(wù)水平和服務(wù)范圍，有計劃、有步驟地開發(fā)檔案數(shù)字化工作，通過網(wǎng)絡(luò)資源共享，組建具有館藏資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)范圍擴(kuò)大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點的數(shù)字檔案館，積極實現(xiàn)跨區(qū)域數(shù)字檔案館的互聯(lián)互通，進(jìn)一步延伸檔案的服務(wù)范圍。

總之，檔案信息化管理工作要盡快適應(yīng)信息時代的發(fā)展要求，不斷推進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，早日實現(xiàn)跨區(qū)域數(shù)字檔案館的互聯(lián)互通，更好地服務(wù)國家和社會建設(shè)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]李宏江.淺談檔案信息化管理[J].神州（中旬刊），2013（08）.

[2]趙延民.與時俱進(jìn)加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)[J].黑龍江史志，2014（07）.