大數(shù)據(jù)背景下民辦高校檔案管理與優(yōu)化研究

文/萬(wàn)青

對(duì)于各個(gè)行業(yè)甚至國(guó)家來(lái)說(shuō)，檔案管理是非常重要的，引起了各個(gè)企業(yè)的高度關(guān)注，因?yàn)榇髷?shù)據(jù)里面包含著對(duì)經(jīng)濟(jì)、科學(xué)研究等大量有效的價(jià)值數(shù)據(jù)，但根據(jù)以往的傳統(tǒng)模式，對(duì)大數(shù)據(jù)處理的方式是通過(guò)人工來(lái)整理數(shù)據(jù)、速度慢、降低工作效率、人工整理的數(shù)據(jù)。

1 大數(shù)據(jù)及高校大數(shù)據(jù)特點(diǎn)

1.1 大數(shù)據(jù)

大數(shù)據(jù)顧名思義稱之為大量的資料、大量數(shù)據(jù)、很多大規(guī)模的數(shù)據(jù)和數(shù)量無(wú)法讓人工在短時(shí)間內(nèi)、進(jìn)行有效的整理、讀取、管理的數(shù)據(jù)，并且這些數(shù)據(jù)沒(méi)辦法讓人類短時(shí)間內(nèi)了解到自己需要的信息。

1.2 大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)

（1）數(shù)據(jù)量巨大；

（2）數(shù)據(jù)生成的非常快；

（3）生成的數(shù)據(jù)數(shù)量大，價(jià)值數(shù)據(jù)很多；

（4）內(nèi)容多，閱讀頻率高。

2 目前高校檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 人才培養(yǎng)問(wèn)題

由于檔案管理工作內(nèi)容的繁瑣以及重復(fù)工作，使很多人都不愿意學(xué)習(xí)，并且成為檔案管理方面的人才。目前，檔案管理人員整體管理水平和素質(zhì)也不高，現(xiàn)在，所有的行業(yè)都有專門的檔案管理人員，但是管理人員的專業(yè)水平不是很高，不能有效準(zhǔn)確的對(duì)檔案進(jìn)行管理工作，目前為止，我國(guó)十分缺乏管理檔案專業(yè)知識(shí)方面的人才。

2.2 檔案管理流程問(wèn)題

現(xiàn)在，很多企業(yè)和單位、甚至學(xué)校，對(duì)檔案專業(yè)的管理存在很大的問(wèn)題。首先，檔案沒(méi)有檔案編號(hào)；其次，每個(gè)檔案的標(biāo)題設(shè)置的不規(guī)范，然后所有檔案隨意亂放，卷宗缺少目錄。傳統(tǒng)檔案管理模式存在很多不足，使用的是照片和手寫(xiě)記錄等方式，繁瑣檔案管理方式，導(dǎo)致檔案管理工作效率降低、也存在很多的不便利。

2.3 高校檔案管理缺少硬件設(shè)施

這些年來(lái)，隨著科技技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，信息化時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨，很多人都在廣泛使用電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案的管理。但是，很多高校卻存在一個(gè)問(wèn)題，使用電腦技術(shù)檔案管理的學(xué)校少之又少，并且很多高校檔案管理人員都是退休的教師，老一輩人員還在使用傳統(tǒng)的方式整理檔案，人工收集、人工整理檔案。傳統(tǒng)整理檔案的方式，嚴(yán)重影響工作效率，而且很多高校檔案室環(huán)境設(shè)施非常簡(jiǎn)陋、缺乏標(biāo)準(zhǔn)化，以上這些方式都不利于保存和管理檔案。

3 在大數(shù)據(jù)背景下，怎樣做好高校檔案管理工作

3.1 用科技化技術(shù)手段對(duì)檔案進(jìn)行安全管理

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，需要提高檔案管理的安全問(wèn)題，使用科技技術(shù)對(duì)大數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行管理，在用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理時(shí)，需要在管理的基礎(chǔ)上，引入安全防火墻技術(shù)，外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)隔離技術(shù)、來(lái)保證檔案管理信息的安全系數(shù)。大數(shù)據(jù)技術(shù)的管理方式提高了檔案管理方式的工作效率，并且降低了人工成本，為我國(guó)的檔案管理方式創(chuàng)造了新的機(jī)遇?，F(xiàn)在電子計(jì)算信息化技術(shù)存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，因此，用電子信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，應(yīng)該做好檔案管理保密工作，以防止檔案數(shù)據(jù)泄漏出去、或者損壞。因此，檔案管理人員應(yīng)該有檔案管理保密的安全行為意識(shí)，以便做好檔案管理保密工作。

3.2 提高檔案管理人員專業(yè)和技術(shù)水平

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代背景影響下，目前越來(lái)越缺乏檔案管理方面的人才。因此我們要發(fā)展大量的人才培養(yǎng)計(jì)劃，檔案數(shù)據(jù)時(shí)代來(lái)臨，電子計(jì)算機(jī)計(jì)算機(jī)使用的比較廣泛，因此對(duì)檔案管理人員要求越來(lái)越高，檔案管理理念需要有所改變，要有檔案管理的安全意識(shí)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，要熟悉檔案信息專業(yè)知識(shí)，還要熟悉計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)，成為兼具檔案學(xué)與計(jì)算機(jī)知識(shí)的專業(yè)人才。將檔案管理、海量的大數(shù)據(jù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用三方面相結(jié)合，更好的去開(kāi)展檔案管理工作。

3.3 檔案管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)備份

計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理時(shí)，需要不定期對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，目前，計(jì)算機(jī)應(yīng)用備份應(yīng)用的十分的廣泛，備份的好處是能夠在源數(shù)據(jù)丟失的情況，還有所數(shù)據(jù)檔案準(zhǔn)備，在備份的過(guò)程中，如果出現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)檔案?jìng)浞輪?wèn)題，應(yīng)該及時(shí)找出問(wèn)題關(guān)鍵點(diǎn)，及時(shí)有效的去處理備份問(wèn)題，備份系統(tǒng)選擇也很重要，好的備份系統(tǒng)能夠保障數(shù)據(jù)之間的共享工作。也能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)備份的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確化和智能備份化，對(duì)檔案數(shù)據(jù)備份，不僅要對(duì)硬件進(jìn)行備份，還要對(duì)軟件進(jìn)行備份。

3.4 規(guī)范檔案管理的流程和高校檔案室設(shè)施的建設(shè)

健全并規(guī)范檔案管理流程，檔案管理在使用大數(shù)據(jù)的情況下需要有所憑據(jù)，如果沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)化的流程，管理人員也不知道從何下手去做好檔案管理工作，所以高校必須要在大數(shù)據(jù)背景下，制定標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理的流程，讓管理人員按照標(biāo)準(zhǔn)化的流程嚴(yán)格的去執(zhí)行，更好的做好檔案管理工作。其次在大數(shù)據(jù)背景影響下，應(yīng)該大力建設(shè)軟硬件的設(shè)備設(shè)施，大數(shù)據(jù)技術(shù)設(shè)施的更新與改善，不僅能提高檔案管理的水平，還能提高工作效率和保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，所以，軟硬件設(shè)施設(shè)備的建設(shè)對(duì)檔案管理有著關(guān)鍵的影響作用，也為檔案管理人員有效的管理好檔案信息提供了有效的保障工作，讓檔案管理員更好的為檔案工作所服務(wù)。

4 結(jié)束語(yǔ)

社會(huì)在進(jìn)步與發(fā)展，我們應(yīng)該跟上國(guó)家發(fā)展的腳步，不應(yīng)該拖后腿，對(duì)于高校檔案管理，我們應(yīng)該提倡使用電子信息化技術(shù)去管理，并且要大力宣傳這種檔案管理方式，丟掉傳統(tǒng)的人工檔案管理辦法。因此，各類高校應(yīng)該重視起檔案管理工作，規(guī)范檔案管理工作的流程，根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況去充分開(kāi)展檔案管理工作，并且充分利用現(xiàn)代化電子信息技術(shù)，提高工作效率，并且在大數(shù)據(jù)背景下，電子信息技術(shù)使得檔案管理工作更上一層樓。