大數(shù)據(jù)環(huán)境下民辦高校的數(shù)字檔案管理途徑

文/靳紅

隨著國家經(jīng)濟(jì)與社會不斷的進(jìn)步與發(fā)展，也隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的崛起，高等教育事業(yè)也在不斷的努力發(fā)展中，然而，高校檔案的數(shù)字化管理也遇到了瓶頸期，我們需要在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，做好企業(yè)與高校檔案管理的工作，通過大數(shù)據(jù)管理模式的優(yōu)勢，不僅提高了檔案管理人員的主動與積極性，還提升了檔案管理工作的效率，使檔案管理工作也上了一個新的臺階。

1 什么是數(shù)字化檔案管理

數(shù)字檔案室的含義是指把電子檔案作為一個對象，使用電子信息化技術(shù)設(shè)備方法，基于網(wǎng)絡(luò)化來滿足檔案信息的收集與整理、管理、保存、信息資源共享利用的檔案管理方法。

2 高校建設(shè)數(shù)字檔案的意義與好處

（1）如今是電子信息化時代，數(shù)字檔案信息的建立的作用讓學(xué)校內(nèi)檔案信息資源實(shí)現(xiàn)共享，提高了各部門管理的規(guī)范和流程化，數(shù)字化檔案的管理，有效的利用了信息化技術(shù)管理，丟掉了傳統(tǒng)數(shù)字化檔案管理模式，計(jì)算機(jī)信息化檔案信息管理，給學(xué)校帶提供了很多的方便，先進(jìn)的科技化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及科技信息資源的共享，給用戶提供了優(yōu)質(zhì)的服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)有效資源信息之間的共同分享。

（2）首先，數(shù)字化管理檔案，不僅提高了高校檔案的管理效率和利用率，還進(jìn)一步節(jié)省了檔案的儲存時間和空間，并且使檔案資料的保存時間更長，保證了檔案資料的丟失和破壞。數(shù)字化檔案管理最大的作用就是節(jié)省了工作精力和工作時間，電子檔案數(shù)字化管理，可以將文字、聲音、圖片的內(nèi)容一起保存下來，多種信息媒體的傳輸與保存，提高了檔案的閱讀、觀看效率、還讓檔案內(nèi)容變得更加的豐富了。

3 民辦高校數(shù)字化檔案管理存在的問題

（1）隨著辦公自動化的不斷發(fā)展，很多高校和企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)自動化工作，所有的資源與信息都在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行溝通與交流，只要簡單使用一下鼠標(biāo)和鍵盤就能獲取到自己需要的信息，把自己獲取的信息進(jìn)行電子存檔，這樣的存檔方式提高了工作效率，簡化了很多工作程序，但是，一旦電腦出現(xiàn)硬件和軟件問題，存入電腦中的檔案信息很有可能會永遠(yuǎn)的丟失，因此，電腦的故障，會導(dǎo)致電子檔案的破壞與丟失。其次，重復(fù)保存信息資源，這樣不利于節(jié)約成本問題。嚴(yán)重浪費(fèi)了人員勞動力、資金財產(chǎn)。數(shù)字化檔案管理沒有意識到它的重要性，并且還停留在傳統(tǒng)的數(shù)字化檔案管理模式當(dāng)中，數(shù)字化檔案建設(shè)太注重于形式化，而且沒有規(guī)范數(shù)字化檔案流程，由于民辦高校缺乏資源、資金、設(shè)施設(shè)備、人員技術(shù)等問題，阻礙了建設(shè)數(shù)字化檔案管理工作的進(jìn)步與發(fā)展工作。

（2）電子檔案原文件的真實(shí)性與保密問題。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在信息管理保存的時候，很容易丟失與刪減，而且刪減后不會留下一丁點(diǎn)痕跡，并且就算有人刪減并修改了自己的電子存檔，自己也不知道和確定是否丟失了原文件。其次，計(jì)算機(jī)保存的電子檔案文檔，原文件作者無法簽名，看不到自己的字跡，由此，很難判定電子檔案原文件的真實(shí)情況，現(xiàn)在電子文件傳輸都是通過電子計(jì)算機(jī)直接進(jìn)行傳輸，一個電子文件可以傳送到多個電腦上，這對于電子文件的保密性與安全性，帶來了很大的風(fēng)險問題。

4 大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校數(shù)字檔案管理的途徑與辦法

4.1 提升電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的安全問題

建立IT聯(lián)網(wǎng)平臺，提高檔案信息大數(shù)據(jù)的安全管理，為檔案管理員和信息資源提供人員創(chuàng)建一個溝通交流的安全的平臺，通過IT信息技術(shù)將大數(shù)據(jù)以及檔案管理工作相結(jié)合，慢慢改進(jìn)檔案管理的流程。管理安全大數(shù)據(jù)環(huán)境下，我們不但要重視數(shù)據(jù)的儲存與資源共享，還要主動的去關(guān)注網(wǎng)絡(luò)存在的安全風(fēng)險問題，針對于網(wǎng)絡(luò)安全問題，我們需要專業(yè)的檔案管理人員對檔案進(jìn)行自動化備份和資料檔案保密工作、并對網(wǎng)絡(luò)設(shè)置防火墻安全系統(tǒng)，這些方式能有效的避免檔案資料的丟失與破壞，大數(shù)據(jù)綜合數(shù)字化管理需要提高網(wǎng)絡(luò)技術(shù)安全。

4.2 根據(jù)大數(shù)據(jù)時代發(fā)展，抓住時代更新的機(jī)會

近幾年，我國越來越重視建設(shè)信息技術(shù)資源，很多發(fā)達(dá)國家已經(jīng)推出了很多關(guān)于數(shù)據(jù)化管理的政策與方式，我國大數(shù)據(jù)背景下，數(shù)字化檔案管理工作還需要更加努力的去研究，目前很多高校仍然在使用傳統(tǒng)的工作模式，使用人工檔案管理、重復(fù)繁瑣的工作，大大降低了工作效率，查閱資料起來也非常不方便，檔案資料一旦龐大，很難找到自己所需要的資料信息。在電子信息化時代的發(fā)展下，推動了數(shù)字化檔案管理數(shù)據(jù)的發(fā)展，讓檔案管理方法有了新的發(fā)展機(jī)會。我們應(yīng)該抓住這個機(jī)會，去改革與創(chuàng)新檔案管理工作的有效途徑。

4.3 IT互聯(lián)網(wǎng)平臺的建立

檔案的管理在大數(shù)據(jù)條件下必須全面運(yùn)用現(xiàn)存的互聯(lián)網(wǎng)信息的平臺，建立一個有關(guān)檔案的管理人員與檔案的提交人員的操作性平臺。

（1）要對檔案部門的信息化管理?xiàng)l件進(jìn)行改進(jìn)，使之具備大數(shù)據(jù)的相關(guān)平臺。

（2）積極通過大數(shù)據(jù)的平臺，把檔案的相關(guān)管理工作融為一體，逐步改進(jìn)業(yè)務(wù)的流程。

（3）大數(shù)據(jù)的條件下，要積極增加檔案信息管理平臺的網(wǎng)絡(luò)安全性，通過合理的制度，使得檔案信息的管理處于安全狀態(tài)。

5 結(jié)束語

隨著時代的改革與發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代推動了我國各個行業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步，檔案工作在大數(shù)據(jù)時代影響下，迎來了新的生機(jī)與希望，我們要不斷研究與創(chuàng)新檔案管理的辦法與途徑，去開創(chuàng)檔案管理工作的發(fā)展新局面，民辦高校的檔案管理工作與檔案工作中存在著密不可分的聯(lián)系，他們的關(guān)系一起促進(jìn)了民辦高校學(xué)校的辦學(xué)質(zhì)量和水平，因此，我們要跟上國家發(fā)展的腳步，一起走入全新的時代。