美國國家檔案館服務(wù)特色及啟示

董鳳鳳

摘要：本文重點(diǎn)介紹了美國國家檔案館以人為本的服務(wù)定位、數(shù)字檔案資源服務(wù)特色、服務(wù)模式的優(yōu)化與創(chuàng)新，認(rèn)為其對各類檔案資源的深層次開發(fā)與利用、多樣化的服務(wù)形式以及檔案工作志愿者服務(wù)機(jī)制等行之有效的做法，對我國檔案館建設(shè)和檔案工作的發(fā)展提供了有價(jià)值的借鑒。

關(guān)鍵詞：美國國家檔案館檔案利用服務(wù)檔案數(shù)字化

一、檔案館基本概況

美國國家檔案館（National Archives of the United States）作為美國保管聯(lián)邦政府檔案文件的機(jī)構(gòu)，是根據(jù)羅斯?？偨y(tǒng)1934年簽署的《關(guān)于建立國家檔案館的法令》建立的，老館地址位于首都華盛頓哥倫比亞特區(qū)賓夕法尼亞大道700號(hào)。截至目前，美國國家檔案館形成了包括總館（分別位于華盛頓和馬里蘭的老館和新館并立）、地區(qū)分館（Regional Archives）、聯(lián)邦文件中心（Records Centers）、總統(tǒng)圖書館等機(jī)構(gòu)共計(jì)40多處設(shè)施在內(nèi)的組織架構(gòu)。

美國國家檔案館館藏大約有100億頁文本文件，1200萬張地圖、圖表、建筑和工程圖紙，2500萬張照片和圖片，2400萬張航空照片，30萬卷電影膠片，40萬盤視頻和音頻文件，以及133TB的電子文件，其中老館展覽廳里陳列著美國極為重要的檔案——《獨(dú)立宣言》《美國憲法》和《人權(quán)法案》，這些歷史文獻(xiàn)作為鎮(zhèn)館三寶被美國前總統(tǒng)喬治·布什盛贊為“一個(gè)偉大、優(yōu)秀民族最珍愛的物質(zhì)財(cái)富”。

二、檔案館服務(wù)特色

（一）以人為本的利用服務(wù)

自創(chuàng)立以來，美國國家檔案館將其核心職能定位為提供利用和對外服務(wù)，即保存檔案不是最終目的，讓美國公眾可以利用到美國政府的檔案才是其核心所在，因此其各項(xiàng)工作都是圍繞利用服務(wù)展開，《NARA2014-2018年財(cái)政年度戰(zhàn)略規(guī)劃》也明確將利用服務(wù)作為一項(xiàng)戰(zhàn)略目標(biāo)推進(jìn)。

一是館藏資源的豐富性。美國將檔案館視為文化遺產(chǎn)和社會(huì)記憶保存的地方，因此館藏?cái)?shù)量和種類非常豐富，涵蓋政治、軍事、科技、文化等多個(gè)方面。美國國家檔案館享有世界檔案館館藏之最的稱號(hào)，其館藏不僅包括政府的歷史資料，還包括各種普通民眾檔案，除保存聯(lián)邦政府有關(guān)外交、財(cái)政等方面的文字記錄外，還有社會(huì)和私人檔案資源，包括手稿、家譜、口述資料等。此外，美國國家檔案館注重對不同載體檔案文件的收集，具有電影膠片、相片、聲像制品等豐富的特殊載體檔案。美國國家檔案館既貼近民生又內(nèi)容形式豐富的館藏資源，引來大量社會(huì)公眾前來查找利用檔案，也最大化地發(fā)揮了館藏檔案的價(jià)值。

二是較強(qiáng)的開放性。美國國家檔案館確立的盡最大可能為公眾提供利用服務(wù)的職能定位，決定了其檔案對外開放利用的手續(xù)簡便易行。美國國家檔案館規(guī)定，年滿14周歲的公民，無論其是否具有美國國籍，只要持有有效身份證，就可以去檔案館查詢利用已經(jīng)開放的檔案。在檔案利用收費(fèi)上規(guī)定了“政府檔案館不能通過公布檔案來為檔案館或政府機(jī)關(guān)賺取任何私利，他們收取的費(fèi)用僅僅是為了補(bǔ)償公布和傳播檔案信息（包括檢索工具）的成本”的原則，以保證每一個(gè)利用者都能以較低的成本利用國家的檔案資源。另外，檔案館還為利用者提供由研究顧問進(jìn)行解答的咨詢服務(wù)，其中尤其注重滿足家譜、族譜檔案的利用需求，為此位于華盛頓的老館還專門開辟了家譜、族譜檔案利用室。

三是人性化的服務(wù)設(shè)施。美國國家檔案館為利用者提供先進(jìn)的服務(wù)設(shè)施，有供用戶使用的計(jì)算機(jī)和電視放像室，用戶可以通過計(jì)算機(jī)提出利用檔案的項(xiàng)目和內(nèi)容，在檔案館工作人員電話告知調(diào)檔人員后，用戶即可到取卷臺(tái)領(lǐng)取借閱的檔案材料。甚至對用戶的安全檢查和提包存取，也已經(jīng)實(shí)現(xiàn)電子計(jì)算機(jī)程序控制。此外，美國國家檔案館對服務(wù)設(shè)施進(jìn)行改造升級(jí)，不同程度地增加了用戶休閑娛樂的設(shè)施，內(nèi)設(shè)餐廳、咖啡廳、商店等，使用戶和參觀者可以享受到便利的服務(wù)，彰顯了檔案館公共服務(wù)的人性化。

四是互動(dòng)體驗(yàn)式交流。華盛頓老館設(shè)有一個(gè)檔案整理歸檔的免費(fèi)體驗(yàn)區(qū)，檔案館免費(fèi)提供檔案整理歸檔需要的所有器材，有專業(yè)的檔案管理人員現(xiàn)場指導(dǎo)體驗(yàn)者如何進(jìn)行檔案的整理、歸檔、修繕、利用，可以讓公眾在互動(dòng)體驗(yàn)中增加對檔案利用維護(hù)的相關(guān)知識(shí)。美國國家檔案館還專門為教師、學(xué)生開設(shè)檔案教學(xué)課程，每個(gè)課程通過講座、演示等多種形式，綜合運(yùn)用文獻(xiàn)、照片以及錄音錄像資料，在檔案館研究人員的指導(dǎo)下，分析所見檔案材料，以加深印象。

（二）檔案數(shù)字資源服務(wù)

一是積極推進(jìn)檔案數(shù)字化。美國國家檔案館高度重視并積極實(shí)施數(shù)字化戰(zhàn)略，其檔案數(shù)字化工作起始于20世紀(jì)80年代中后期，主要是通過與政府機(jī)構(gòu)、教育機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織合作開展檔案數(shù)字化。其專門制定了《2007-2016年美國國家檔案與文件署檔案數(shù)字化戰(zhàn)略規(guī)劃》，強(qiáng)調(diào)要通過檔案數(shù)字化方式擴(kuò)展公眾對館藏檔案資源的利用獲取。國家檔案館在Data.gov網(wǎng)站上建立了48個(gè)電子數(shù)據(jù)集，實(shí)現(xiàn)了電子數(shù)據(jù)集的可利用。同時(shí)，鼓勵(lì)聯(lián)邦機(jī)構(gòu)移交已掃描的模擬文檔的數(shù)字副本，至2013年完成紙質(zhì)檔案數(shù)字化近3億畫幅，其中217萬幅在在線公眾利用平臺(tái)（OPA）上提供利用。為適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代檔案信息工作的發(fā)展要求，最大化開發(fā)檔案信息的利用價(jià)值，美國國家檔案館在2014年成立了數(shù)字化管理董事會(huì)，負(fù)責(zé)數(shù)字化戰(zhàn)略的升級(jí)，并于同年啟動(dòng)了2015-2024年數(shù)字化戰(zhàn)略，總體目標(biāo)是到2024年完成全部館藏檔案的數(shù)字化并向公眾提供在線利用。

二是提供數(shù)字檢索服務(wù)。美國國家檔案館非常重視檔案信息化建設(shè)，作為信息化程度非常高的一個(gè)機(jī)構(gòu)，其具有十分豐富的網(wǎng)絡(luò)檢索資源。20世紀(jì)90年代中期就建成了檔案信息導(dǎo)航系統(tǒng)（NAIL），收錄了美國國內(nèi)所有數(shù)字化檔案信息資源，使用戶可以直接利用獲取已經(jīng)公開的數(shù)字化檔案，實(shí)現(xiàn)了全美數(shù)字檔案信息資源的集中檢索和利用。2002年10月在此基礎(chǔ)上又推出檔案目錄檢索系統(tǒng)（ARC），該系統(tǒng)作為一個(gè)在線混合型數(shù)據(jù)庫，從全宗、目錄、案卷和文件四個(gè)方面提供基礎(chǔ)檢索和高級(jí)檢索兩種途徑。美國國家檔案館不斷優(yōu)化升級(jí)在線利用平臺(tái)，于2013年8月以在線公眾利用平臺(tái)（OPA）取代了ARC，為用戶提供國家檔案館的傳統(tǒng)檔案、實(shí)物檔案及電子文件的目錄，并在2014年進(jìn)行了升級(jí)，改進(jìn)了在線目錄的可擴(kuò)展性和檢索功能。此外，美國檔案網(wǎng)站還設(shè)有特色檔案檢索工具，如“軍人檔案的檢索服務(wù)”“檔案出版物及資料檢索”，有效滿足了用戶多樣化的檔案檢索需求。

三是提供在線展覽服務(wù)。美國檔案館極為重視館藏資源的宣傳展示，將其作為對大眾進(jìn)行文化教育和知識(shí)普及的手段之一，因此在線展覽服務(wù)成為了美國檔案網(wǎng)站數(shù)字檔案資源服務(wù)的重要形式。NARA網(wǎng)站上的在線展覽形式多樣、各具特色，設(shè)有政治、軍事、民生等方面的數(shù)十個(gè)展覽主題，如“自由憲章”“美國婦女”“總統(tǒng)日記”等，內(nèi)容不僅有貼近大眾生活的照片資料，也有美國建國的歷史資料、有關(guān)總統(tǒng)及其生活年代的文物圖片，讓人民能夠感悟歷史，了解美國科技、文化進(jìn)步的歷程。網(wǎng)站“特色文件”中包含14個(gè)能夠體現(xiàn)歷史特色的文件，如“廢除奴隸制的宣言”“日本投降書”等，并且均配有文字和照片介紹。而“我們的文獻(xiàn)”展覽區(qū)則包含1776-1965年間100份對美國歷史發(fā)展產(chǎn)生重大影響的珍貴文獻(xiàn)，如1776年7月4日寫在羊皮紙上的“獨(dú)立宣言”以及婦女選舉權(quán)宣言等。此外，用戶可以通過“今日的文件”這一版塊，了解歷史上的今天所發(fā)生的事情以及自己生日那天美國歷史上發(fā)生的重大事件。

四是提供個(gè)性化與特色化服務(wù)。美國檔案網(wǎng)站還結(jié)合本國國情，對某些特殊的館藏資源進(jìn)行挖掘開發(fā)與組織整合，開辟了多種形式的深度服務(wù)專欄，以滿足特殊用戶的個(gè)性化需求，比如“數(shù)字教室”、退伍軍人服役檔案獲取、譜系資源利用等。“數(shù)字教室”是在網(wǎng)站首頁的“教師和學(xué)生”專欄，其結(jié)合學(xué)校的教學(xué)內(nèi)容，為教師、學(xué)生以及相關(guān)研究人員提供了難能可貴的檔案信息，不僅豐富了教學(xué)內(nèi)容，而且還培養(yǎng)了人民利用檔案信息進(jìn)行學(xué)習(xí)研究的習(xí)慣，其還被美國國家人文學(xué)科基金會(huì)、大城市學(xué)校理事會(huì)評為人文學(xué)科最佳教育站點(diǎn)之一。退伍軍人服役檔案專欄按照戰(zhàn)爭的名稱，設(shè)置了有關(guān)退伍軍人及軍事檔案資源的用戶導(dǎo)航。此外，該網(wǎng)站還設(shè)立了譜系資源利用專欄，為公眾了解和追溯家族譜系提供了平臺(tái)，不僅提供了如何在國家檔案館中尋找資源的詳細(xì)指導(dǎo)，而且還細(xì)分為“移民”等諸多專題，以便滿足特殊用戶的個(gè)性需求。

五是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用成效顯著?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，既為檔案利用服務(wù)提供了載體，也為檔案的宣傳工作提供了契機(jī)。美國國家檔案館注重互聯(lián)網(wǎng)的運(yùn)用，它將對美國具有里程碑式價(jià)值的100份檔案文獻(xiàn)放到互聯(lián)網(wǎng)上，供大眾學(xué)習(xí)、鑒賞。在網(wǎng)站志愿者的主頁上，設(shè)有檔案館學(xué)有專長的工作人員的圖像，生動(dòng)簡明地介紹他們的工作，既給對檔案館職業(yè)感興趣的人員提供了一個(gè)了解相關(guān)工作的途徑，也宣傳了檔案工作，突出了檔案館工作人員的自豪感與職業(yè)榮譽(yù)感。此外，美國國家檔案館已將社交媒體廣泛地用于檔案工作中，建立了種類形式多樣的社交媒體平臺(tái)，包括網(wǎng)絡(luò)發(fā)布平臺(tái)Twitter、社交網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)Facebook、文件的分享與存儲(chǔ)平臺(tái)YouTube等，以文字、視頻、圖片等形式將館藏資源分享給公眾。自2009年起，美國國家檔案館在YouTube上專門推出了“美國國家檔案館”專欄，制作了具有教育意義的檔案視頻2000多個(gè)，吸引35000多人次關(guān)注。同時(shí)，它還開發(fā)了一個(gè)“檔案中的今天”應(yīng)用程序，用戶可以直接通過手機(jī)和平板電腦訂閱獲得。

（三）服務(wù)模式的優(yōu)化與創(chuàng)新

面對公眾對檔案的多元化需求，美國國家檔案館通過設(shè)計(jì)文化創(chuàng)意產(chǎn)品、開展檔案文化活動(dòng)、創(chuàng)新檔案利用手段等方式，積極推動(dòng)檔案館服務(wù)模式優(yōu)化，不斷提升檔案服務(wù)質(zhì)量。

1.設(shè)計(jì)體現(xiàn)館藏特色的文創(chuàng)產(chǎn)品。美國國家檔案館在官網(wǎng)設(shè)置網(wǎng)上商店，銷售書籍、縮微膠卷、文檔復(fù)制品、照片等檔案資料，比較富有特色的有鎮(zhèn)館之寶《獨(dú)立宣言》《權(quán)利法案》的仿真件、高級(jí)裱裝憲法等檔案復(fù)制品、巴斯德啤酒釀造專利印刷品等。此外，還有經(jīng)過精心設(shè)計(jì)和制作的周邊產(chǎn)品，如體現(xiàn)館藏資源元素的衣服、徽章、擺件等相關(guān)檔案文化產(chǎn)品，針對不同年齡階段青少年基于檔案文件開發(fā)的玩具、書籍等檔案文化衍生品。這種方式不僅帶來了一定的經(jīng)濟(jì)收益，還無形中將寶貴的檔案資源融入人們的日常生活，讓更多的人了解檔案和檔案館的公眾服務(wù)，傳播了本國的檔案文化。

2.開展有特色的文化活動(dòng)。美國國家檔案館結(jié)合特定的背景與氛圍，緊抓“文化賣點(diǎn)”，開展有特色的檔案文化活動(dòng)。例如，2019年3月20日是美國兒童節(jié)目先驅(qū)羅杰斯的生日，美國國家檔案館為了紀(jì)念他，舉辦了慶祝羅杰斯生日的系列活動(dòng)，并在活動(dòng)中公開了其部分個(gè)人檔案。此外，國家檔案館還在國家檔案館基金會(huì)的支持下，舉辦紀(jì)錄片電影節(jié)目、作家講座、婦女領(lǐng)導(dǎo)和通信專題論壇。

3.志愿者數(shù)量可觀。美國國家檔案館十分重視培養(yǎng)公民檔案工作者，包括華盛頓老館和馬里蘭新館、各地區(qū)分館和總統(tǒng)圖書館，都大力支持開展檔案志愿服務(wù)項(xiàng)目，目前擁有一支數(shù)量可觀的志愿者隊(duì)伍，承擔(dān)檔案收集、維護(hù)和整理工作。在美國，人們普遍認(rèn)為檔案工作是在保護(hù)和拯救歷史，他們以能夠參與檔案工作為榮，所以很多人都積極加入志愿者隊(duì)伍，其中有的是大學(xué)的學(xué)生，有的是退休人員，他們會(huì)同專業(yè)人員一起保護(hù)并保管檔案材料，在全國范圍內(nèi)為利用者提供有關(guān)檔案信息。檔案館還面向部分學(xué)生群體（比如喜歡歷史、對檔案和文件整理感興趣的學(xué)生）提供一定的實(shí)習(xí)崗位，涉及高中生、大學(xué)本科生和研究生，為學(xué)生認(rèn)知了解檔案館和檔案工作提供了平臺(tái)和機(jī)會(huì)，同時(shí)也為檔案館培養(yǎng)了潛在的專業(yè)人員。

4.注重跨界合作。美國國家檔案館與國家檔案館基金會(huì)合作，為檔案文化創(chuàng)意產(chǎn)品的設(shè)計(jì)與開發(fā)提供資金支持。美國國家檔案館基金會(huì)致力在不同地區(qū)的檔案館、圖書館等場所開展多樣化的檔案活動(dòng)，利用巡回展覽、提供免費(fèi)的教育項(xiàng)目、舉辦知識(shí)講座等方式促進(jìn)檔案文化傳播，提升美國公眾對國家檔案館的認(rèn)知了解，實(shí)現(xiàn)了檔案的教育價(jià)值。此外，美國國家檔案館與波音公司合作設(shè)立波音學(xué)習(xí)中心，面向公眾舉辦多種檔案活動(dòng)；與維基百科合作，將數(shù)字圖像分享到維基資源共享網(wǎng)站，努力提高維基百科社區(qū)可利用的國家檔案館的檔案數(shù)量。在數(shù)字化和在線利用方面，美國國家檔案館通過與社區(qū)、企業(yè)、學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)建立合作項(xiàng)目和伙伴關(guān)系，如與美利堅(jiān)大學(xué)達(dá)成新的數(shù)字化協(xié)議，將一個(gè)破產(chǎn)案件的卷宗數(shù)字化，為民眾提供數(shù)字化圖片和元數(shù)據(jù)；與野生動(dòng)物署合作，將其在服務(wù)過程中產(chǎn)生的陳述式報(bào)告數(shù)字化。

三、對我國檔案館工作的啟示

一是創(chuàng)新“以人為本”的檔案利用服務(wù)。美國國家檔案館針對不同年齡段、不同職業(yè)和階層的人群，提供有特色的個(gè)性化檔案利用服務(wù)，尤其是深挖檔案資源創(chuàng)新，推出檔案衍生品，滿足了不同用戶對檔案資源利用的不同需求，體現(xiàn)了美國國家檔案館以用戶為中心、開展個(gè)性化服務(wù)的特點(diǎn)。我國檔案館應(yīng)該牢固樹立“以人為本”的利用服務(wù)理念，不僅要為黨和國家守好檔案，而且還要利用好檔案，既要做好檔案館的硬件設(shè)施的提質(zhì)升級(jí)，還要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)模式，進(jìn)行館藏資源的深層次開發(fā)利用，充分利用新興社交媒體，依靠Web 2.0、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新興技術(shù)，深化檔案利用服務(wù)，為用戶提供所需檔案信息。

二是注重發(fā)揮檔案館的文化教育功能。美國國家檔案館以館藏檔案資源為立足點(diǎn)，積極發(fā)揮檔案資源的文化教育功能，創(chuàng)立了具有自身特色的公眾教育服務(wù)，其不僅有豐富的檔案教育主題，同時(shí)也有線上和線下相結(jié)合的多樣化的教育形式。鑒于此，我國檔案館應(yīng)重視對檔案資源的綜合開發(fā)利用，加強(qiáng)與國家機(jī)構(gòu)、院校、博物館、圖書館、企業(yè)進(jìn)行交流合作，開展政治、歷史、科技、藝術(shù)等豐富的主題講座、展覽。此外，還要注重與公眾加強(qiáng)互動(dòng)交流，利用檔案館或者設(shè)計(jì)開發(fā)教學(xué)課程，將檔案信息轉(zhuǎn)化為生動(dòng)有趣的課堂活動(dòng)。

三是引入檔案工作志愿者服務(wù)機(jī)制。美國檔案工作志愿服務(wù)項(xiàng)目，一方面解決了檔案工作人員數(shù)量緊張的問題，另一方面通過志愿服務(wù)者的參與，提高了檔案館的影響力，是一個(gè)非常好的宣傳渠道。隨著我國各領(lǐng)域檔案管理的不斷加強(qiáng)以及進(jìn)館檔案數(shù)量的逐漸增長，可以參考美國國家檔案館的志愿者服務(wù)模式，引入檔案工作志愿者服務(wù)機(jī)制，借助志愿者的力量開展工作，既滿足大學(xué)生、退休人員等不同群體從事檔案志愿者工作的需求，又能突破我國檔案工作比較封閉的狀態(tài)，通過志愿者這一“宣傳大使”，向社會(huì)積極有效地開展檔案宣傳工作。

四是大力推進(jìn)檔案數(shù)字化戰(zhàn)略。檔案數(shù)字化是信息時(shí)代推進(jìn)檔案工作現(xiàn)代化的必然要求，也是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)跨越發(fā)展的有力抓手。隨著電子信息時(shí)代的到來，美國國家檔案館積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，既重視檔案館網(wǎng)站的建設(shè)，也積極推進(jìn)在線檔案信息資源檢索服務(wù)。我國檔案館也應(yīng)加快推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，加強(qiáng)在線檔案信息資源整合建設(shè)，以“用戶需求至上”的理念開發(fā)多元化的檢索模式，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源的高效利用和價(jià)值提升，不斷提高我國檔案工作的現(xiàn)代化水平。

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作者單位：北京市檔案館