現(xiàn)代化檔案管理路徑分析

毛麗

摘 要：隨著新時(shí)代的不斷發(fā)展變化，現(xiàn)代化檔案管理的要求也越來越高，檔案管理關(guān)系著個(gè)人及單位的發(fā)展，對(duì)于個(gè)人或單位而言具有重要作用，因此研究現(xiàn)代化檔案管理路徑具有重要意義。本文筆者從“信息化檔案管理制度、標(biāo)準(zhǔn)化檔案歸檔制度、全面化硬件設(shè)施制度”三點(diǎn)出發(fā)，對(duì)現(xiàn)代化檔案管理路徑進(jìn)行初步的分析與探討。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化 檔案管理

科學(xué)技術(shù)推動(dòng)了各項(xiàng)檔案管理的發(fā)展進(jìn)程，使得檔案管理進(jìn)入了現(xiàn)代化階段，與傳統(tǒng)檔案管理不同，科技背景下的檔案管理呈現(xiàn)出了很多新的特點(diǎn);數(shù)字化的信息形態(tài)，對(duì)設(shè)備的依賴性、信息與載體的相分離性、信息的易更改性、信息的共享性等等。因此，必須要建立一個(gè)完備的檔案信息數(shù)據(jù)庫。其次在發(fā)展信息化檔案管理的同時(shí)也應(yīng)保護(hù)好紙質(zhì)檔案，因?yàn)楹芏鄼n案無法通過信息化技術(shù)保存，它更需要紙質(zhì)檔案才能表里清楚，因此要構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化檔案歸檔制度，最后要根據(jù)黨和國家關(guān)于檔案管理儲(chǔ)存的法律法規(guī)建設(shè)全面化檔案管理硬件設(shè)施。

一、信息化檔案管理制度

信息化檔案管理的應(yīng)用要從檔案管理工作人員的信息素養(yǎng)和信息設(shè)施建設(shè)方面入手進(jìn)行總體性的管理和發(fā)展，首先是檔案管理工作人員的信息素養(yǎng)要通過系統(tǒng)培訓(xùn)、自主學(xué)習(xí)等方式進(jìn)行提升，這一點(diǎn)可與制度化管理設(shè)施建設(shè)相融合，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可將檔案管理制度的建設(shè)與學(xué)校信息課程建設(shè)聯(lián)合到一起，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可以要求本校內(nèi)信息教師對(duì)本校信息化建設(shè)貢獻(xiàn)力量。另外可以撥出一定的資金強(qiáng)化信息化檔案管理的路徑，同時(shí)對(duì)于紙質(zhì)檔案的管理協(xié)調(diào)工作也要同步使用信息化管理建設(shè)，如部分檔案需要進(jìn)行網(wǎng)上信息報(bào)備，則有學(xué)校檔案管理員統(tǒng)一管理，而個(gè)人的相關(guān)信息檔案可在手機(jī)上進(jìn)行查閱和分析，但是值得強(qiáng)調(diào)是的是個(gè)人檔案信息查閱時(shí)必須要輸入個(gè)人身份證號(hào)或者個(gè)人手機(jī)驗(yàn)證碼，同時(shí)檔案界面也應(yīng)有學(xué)校水印等，從而保障檔案管理的保密性。另外，學(xué)校要關(guān)注檔案信息化檔案管理工作的開發(fā)性，可以與相關(guān)軟件工作合作進(jìn)行研發(fā)和實(shí)行相應(yīng)的軟件設(shè)施管理，強(qiáng)化企業(yè)檔案管理的數(shù)字化和電子化的步伐。

二、標(biāo)準(zhǔn)化檔案歸檔制度

完善和推進(jìn)載體檔案的歸檔制度需要做到聲相檔案與電子檔案為紙質(zhì)檔案做后背與補(bǔ)充。檔案管理的重要性不言而喻，各級(jí)單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)照片、錄音、錄像等聲像材料和電子文件的收集、整理、歸檔工作。工程建設(shè)重要階段、重大事件及事故必須要有完整的聲像材料歸檔。歸檔的聲像材料均應(yīng)標(biāo)注事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容。

另外，檔案管理方面要建立起專業(yè)化隊(duì)伍，如要強(qiáng)化考核機(jī)制的運(yùn)行與監(jiān)督，要求相關(guān)檔案管理人員必須要設(shè)立初審、復(fù)審、層層把關(guān)簽字的工作要求，按照不合格不接收的原則，保證檔案達(dá)到接收標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，嚴(yán)防借機(jī)造假、涂改、抽取替換材料，杜絕檔案丟失、損毀等情況發(fā)生，可以從制度化管理、人員學(xué)習(xí)調(diào)配、人員培訓(xùn)發(fā)展等角度全面深化檔案管理專業(yè)化發(fā)展的腳步。同時(shí)聲像檔案管理要注重檔案管理的科學(xué)系，檔案管理工作人員的信息素養(yǎng)要通過系統(tǒng)培訓(xùn)、自主學(xué)習(xí)等方式進(jìn)行提升，這一點(diǎn)可與制度化管理設(shè)施建設(shè)相融合，各部門檔案管理領(lǐng)導(dǎo)要與工程部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行協(xié)商制定信息化檔案管理職能，對(duì)于紙質(zhì)檔案的管理協(xié)調(diào)工作要同步適合社信息化檔案管理，如部分檔案管理需要進(jìn)行網(wǎng)上信息報(bào)備時(shí)，由相關(guān)部門直接對(duì)接檔案管理部門，防止檔案管理中重要信息的泄露。

三、全面化硬件設(shè)施制度

在硬件設(shè)施建設(shè)和軟件設(shè)施建設(shè)上也要加大制度化管理路徑，對(duì)于檔案管理室的評(píng)定更要建立嚴(yán)格的規(guī)章制度，包括人事檔案的提取、入檔等，可以建立相應(yīng)的考核機(jī)制，完善硬件設(shè)施建設(shè)的同時(shí)也完善軟件設(shè)施，通過硬件制度加上思想意識(shí)來強(qiáng)化檔案管理的程度，致力于學(xué)校人事檔案管理的本質(zhì)問題上入手，人事檔案工作者還應(yīng)充分認(rèn)識(shí)學(xué)校體制和管理體制改革后檔案工作的新特點(diǎn)，探索出學(xué)校檔案管理的新模式。

受辦公樓老舊、可利用空間有限等因素影響，暫時(shí)無法完全實(shí)現(xiàn)檔案庫房面積達(dá)到國家標(biāo)準(zhǔn)及要求。因此，檔案管理總體負(fù)責(zé)人要要求各部門檔案管理負(fù)責(zé)人對(duì)部門單位辦公場所的調(diào)整、置換，統(tǒng)籌謀劃和介入，切實(shí)做好檔案庫房、檔案整理室、閱檔室和檔案人員辦公室建等四個(gè)方面的建設(shè)，對(duì)于檔案管理信息平臺(tái)的漏洞等要及時(shí)地找相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行修補(bǔ)，避免出現(xiàn)干部檔案管理盜用或者修改的安全問題。另外，檔案室的管理應(yīng)用要選擇具有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，加快配置庫房的設(shè)施設(shè)備，確保達(dá)到國家標(biāo)準(zhǔn)。硬件設(shè)施建設(shè)要同步軟件設(shè)施建設(shè)從各個(gè)方面進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化，最終保障國有企業(yè)干部人事檔案管理路徑的全面深化與個(gè)性。

總之，檔案管理工作職能的轉(zhuǎn)變要回歸到檔案管理工作的本質(zhì)上，檔案管理工作作為服務(wù)意識(shí)上的工作，現(xiàn)代化檔案管理的路徑選擇一方面需要應(yīng)用到實(shí)際管理工作中，一方面需要落實(shí)到服務(wù)意識(shí)中，只有依據(jù)時(shí)代背景不斷變化的檔案管理才會(huì)更符合現(xiàn)代化檔案管理要求。

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