疾病預防中心檔案管理存在的問題及應對措施

孟強 山東省日照市疾病預防控制中心

引言：檔案管理工作作為疾病預防控制機構(gòu)工作中的重要組成部分之一，其所發(fā)揮的作用不容小覷?，F(xiàn)階段，隨著我國公共衛(wèi)生體制的不斷完善，同時對于各類疾病檔案的相關(guān)資料也越來越多，然而，在疾病預防控制機構(gòu)中的檔案管理工作仍存在一定的缺陷，特別是信息技術(shù)在檔案管理中的應用，急需作出相應的改進及完善，以有效提升疾病預防控制機構(gòu)中檔案管理工作的效率。

1.檔案管理存在的主要問題分析

1.1 缺乏明確的檔案管理意識

疾病預防中心的檔案管理工作本身較為復雜，其在實際的工作開展當中，不僅要求檔案管理人員需要保持較高的工作積極性，還需要有良好的道德情操，能夠認真仔細地做好每一項檔案管理工作。疾病預防控制中心本身能夠為廣大群眾提供良好的衛(wèi)生防疫服務，但對于這項服務的效益提升，疾病預防控制中心往往并沒有過多地關(guān)注檔案管理，因為檔案管理似乎不可能對這項服務產(chǎn)生實際的推動作用。因此，許多疾控單位的領(lǐng)導對于檔案管理工作并沒有給予實際的重視，整體的檔案管理意識十分匱乏。一部分疾控中心，僅僅將檔案管理視為某一科室的附屬工作，并沒有建立獨立的檔案管理部門，使得整體的檔案管理效率十分低下，難以發(fā)揮實際的管理效益。

1.2 檔案管理人員素質(zhì)有待加強

由于在疾病預防控制機構(gòu)中相關(guān)領(lǐng)導人員對檔案管理工作的不夠重視，以致形成了很多其他部門人員兼職檔案管理工作。然而對檔案管理工作而言，不僅需要一定專業(yè)的知識和技能，同時更需具備先進的檔案管理觀念。但是，這種身兼數(shù)職的現(xiàn)象嚴重影響了檔案管理工作的有效落實，同時亦會造成機構(gòu)內(nèi)掛崗或崗位空缺現(xiàn)象，阻礙疾病預防控制機構(gòu)的健康穩(wěn)定運行。

1.3 檔案管理體系不完善

在檔案管理過程中，為了確保檔案工作的有效性，在檔案類型、檔案保存形式、檔案用途等方面都要進行確定，應該有一個個明確的目標，然后才能按照不同檔案類型，對檔案信息進行分類收集、整理、管理和利用。而目前，在疾病預防控制中心的發(fā)展過程中，大多數(shù)的疾病預防控制中心都不夠重視檔案管理，檔案管理體系不夠完善，檔案管理工作混亂，只重視各項建設活動的開展，缺少明確的檔案管理目標，從而導致各種檔案管理體系不夠完善，如：沒有專業(yè)化的檔案管理隊伍，隨意調(diào)用工作人員負責檔案管理這項工作，在工作時，公證文書立卷、歸檔和保管等工作不到位，檔案管理體系不健全。

2.推優(yōu)化疾控中心檔案管理的主要策略

2.1 加快轉(zhuǎn)變檔案信息管理理念

干部檔案和疫情檔案是各級疾控中心檔案管理工作的重要內(nèi)容

各級疾病預防控制中心應制定信息化發(fā)展戰(zhàn)略，充分發(fā)揮云計算技術(shù)的優(yōu)勢，加大資金的投入力度，引進具有良好性能的檔案管理設施。同時省級疾病預防控制中心應充分認識到信息化建設的重要性和必要性，綜合考慮各級疾控中心建議和意見的基礎上，完善信息化建設方案的制定，實現(xiàn)對檔案管理人員行為的有效約束。此外各級疾病預防控制中心應將檔案管理信息化建設置于發(fā)展的首要位置，提升檔案管理人員的話語權(quán)，進一步深化對干部檔案管理信息化建設重要性的認識，運用規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化手段推動組織工作創(chuàng)新發(fā)展。管檔人員建立部門人員網(wǎng)絡聯(lián)系圖，根據(jù)干部人事檔案分類法的十項分類，擬出十類重點收集的材料，主要包括考核材料、學籍材料、職稱評聘材料、培訓材料、政審材料、工資材料、干部任免材料、調(diào)動錄用材料等，實現(xiàn)對干部檔案信息的收集和歸檔，提升干部檔案信息的完整性。

2.2 提高檔案管理人員的工作素質(zhì)

疾控中心在完善檔案管理的過程中，需要認識到，僅僅配置現(xiàn)代化的檔案管理設施和方法是遠遠不足的，還需要聘用一些高素質(zhì)的人才，進而使得整個檔案管理變得準確有效。在實際的工作人員素質(zhì)提高過程中，不僅要從外部聘用一些相關(guān)的人才，還需要從內(nèi)部針對檔案管理人員展開各方面的素質(zhì)培訓，提高他們的綜合實踐能力和道德素質(zhì)。同時，疾控中心的檔案本身對于疾控工作的開展有著基礎的實踐作用，因而需要針對檔案管理人員開展積極的業(yè)務培訓，使得他們的工作能力得到有效的提高，相應的檔案管理也能夠更加科學地為疾控開展形成服務，推動整體檔案管理水平的有效提升。

2.3 建立健全基礎的檔案管理工作機制

疾控中心的檔案管理工作在新時期的發(fā)展當中，已經(jīng)十分重要，由于其檔案不可復制，因而必然需要對基礎的收集管理進行完善，以實時提高檔案管理的科學有效性。疾控中心在新時期的檔案管理工作開展當中，需要根據(jù)本單位的檔案管理需求建立最為完善的檔案管理工作體制，并且要針對檔案收集和整理進行持續(xù)的優(yōu)化。從檔案的收集工作開展而言，需要采用多方面的措施進行收集，如隨時收集、重點收集的全面融合，進而使得檔案資料變得十分完善。同時，檔案管理人員也需要調(diào)整自身的工作態(tài)度，認真完成不同的檔案管理工作內(nèi)容，提高檔案管理的科學有效性。

2.4 加大對檔案管理信息化建設重要性的宣傳

應采取各種形式進行多樣化的宣傳，提升檔案工作人員，特別是單位領(lǐng)導人對檔案管理信息化建設的重視程度，如：講座、培訓、會議、新媒體視頻等，讓其理解檔案管理對其職業(yè)生涯所起的重要作用，形成檔案管理的正確認識。在普通疾病檔案管理上，要進一步加強其對疾病的認識，形成一定的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，能夠更好地幫助研究人員進行科研分析和學術(shù)交流。

結(jié)束語：總之，目前我國的疾控中心檔案管理工作雖然存在諸多弊端，但只要根據(jù)實際問題采取具有針對性的管理措施，就一定能夠有效解決實際問題，從而為我國的疾病防控工作提供基礎保障。