淺談辦公室秘書工作效率的提高策略

李元源

國網(wǎng)四川雅安電力（集團）股份有限公司 四川雅安 625000

現(xiàn)階段，隨著經(jīng)濟社會的進步以及現(xiàn)代企業(yè)制度的構(gòu)建，各大企事業(yè)單位的用人標準越高越高。企業(yè)秘書若想在競爭激烈的職場占據(jù)一席之地，必須不斷提高自身行政工作水平。

1 提升辦公室秘書人員工作水平的重要性及其原則

1.1 重要性

辦公室是企業(yè)管理及行政人員辦公的重要場地，由于每天需要承接多樣化的行政管理工作，所以工作量一般都很大，既要及時向各層工作者下達領導的任務及命令，而且還要將各部門的具體工作狀況向上級匯報，需要充分做好每個細節(jié)。同時，辦公室秘書人員還應當科學地分配好各項工作事宜，有效地協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部相關工作人員的關系，此外，還應當處理好企業(yè)外部交易、經(jīng)濟方面的業(yè)務。因此，辦公室秘書人員自身的工作水平在企業(yè)運行中發(fā)揮不可或缺的作用，相關管理者必須對此給予高度重視[1]。

1.2 工作原則

辦公室秘書人員必須認真遵循所在企業(yè)制定的工作原則，具體內(nèi)容如下：其一，對上級發(fā)布的任務及命令必須嚴格執(zhí)行，讓企業(yè)內(nèi)部上下級之間形成有效的溝通，擅于協(xié)調(diào)上下級的關系，確保企業(yè)各項工作健康、有序地運行。其二，竭力提升自身的職業(yè)素養(yǎng)及專業(yè)技能，結(jié)合具體情況有效地安排辦公室工作，提升整體辦公效率與質(zhì)量。其三，保持良好的秘書職業(yè)道德，面對繁多、復雜的辦公室工作，都要耐心、認真地完成，遵守企業(yè)相關的辦事制度工作。

2 辦公室秘書工作效率的提高策略

2.1 培養(yǎng)秘書人員的創(chuàng)新能力

創(chuàng)新是一個國家、企業(yè)長盛不衰的重要驅(qū)動力。部分人員對辦公室的秘書工作形成了思想的誤區(qū)，他們認為秘書的工作很死板，只要嚴格遵守企業(yè)規(guī)定，按部就班執(zhí)行就可以。然而，辦公室秘書工作并非像設想的那樣簡單。秘書人員也要從思維、工作方面不斷地創(chuàng)新。從秘書工作方式的視角分析，為了盡快取締低效率的辦公方式，一定要對工作方式加以改進、優(yōu)化，充分發(fā)揮工作人員的創(chuàng)新思維，探索一種高效的辦公模式，提升企業(yè)整體的辦公質(zhì)量與水平。為了激發(fā)秘書人員的創(chuàng)新思維，管理者可以采取以下措施：其一，對辦公室秘書人員的意識、行為適當放寬約束，促進其勇于創(chuàng)新，同時，做好各級人員的溝通，構(gòu)建輕松的創(chuàng)新氛圍；其二，企業(yè)領導人員要有效地發(fā)揮模范作用，積極地學習先進企業(yè)的新興的辦公理念及工作方式，對企業(yè)的辦公室秘書人員予以工作的指導或啟發(fā)。

2.2 樹立價值觀念，強化服務意識

2.2.1 樹立創(chuàng)新意識。作為辦公室秘書人員，要順應時代發(fā)展趨勢，切實轉(zhuǎn)變思想觀念，創(chuàng)新工作模式，并深度剖析本職工作的內(nèi)涵，通過總結(jié)實踐經(jīng)驗優(yōu)化工作手段，全身心的投入工作。同時還需提高自身工作衡量標準，客觀認知個體的綜合能力，充分發(fā)揮秘書人員的職能優(yōu)勢，實現(xiàn)自身經(jīng)濟價值與工作崗位價值的統(tǒng)一。

2.2.2 強化風險意識。作為企事業(yè)單位的秘書人員，應深刻認知辦公室在企業(yè)運營體系中發(fā)揮著重要作用，積極倡導愛崗敬業(yè)精神，嚴格遵守行業(yè)的職業(yè)規(guī)范，為基層工作傾注充沛的情感。在實際工作過程中，由衷的關心體貼每一位員工，盡可能的了解職工的心理變化與生活近況，為其提供必要的幫助，消除其后顧之憂，為企事業(yè)單位的運營創(chuàng)造有利條件。此外，秘書人員還要強化工作作風，顧全大局，在事件處理過程中，綜合考量多方面的制約因素，將負面影響降到最低水平。且高度參與公益奉獻活動，實現(xiàn)集體利益與個人利益的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

2.3 提升文字功底

現(xiàn)代化企業(yè)辦公室秘書工作的最基本要求就是具備扎實的文字功底。因而，企業(yè)辦公室秘書文字功底的提高需要從以下幾個方面入手：首先，辦公室秘書在日常工作中要細心觀察寫作的特點與方式，對多樣的作品結(jié)構(gòu)與格式進行全面透徹的分析，掌握與了解作品后將其轉(zhuǎn)化為自身的寫作素材[2]。其次，企業(yè)辦公室秘書要做好充足的思想準備工作，在接到上級領導的寫作任務后要快速準備材料與素材，盡早完成上級領導交代的工作任務。

2.4 提高技術(shù)素養(yǎng)

現(xiàn)階段隨著科學信息技術(shù)的進步與經(jīng)濟社會的發(fā)展，企業(yè)秘書原有的工作模式已經(jīng)遠遠不能滿足現(xiàn)代化企業(yè)的實際發(fā)展訴求。因此，提高企業(yè)辦公室秘書的工作技術(shù)水平變得尤為重要。首先，企業(yè)在對辦公室秘書進行招聘時要將更多的關注點放在其職業(yè)素養(yǎng)與現(xiàn)代化工作水平層面，入職后還應該定期開展現(xiàn)代化技術(shù)水平培訓。其次，企業(yè)的相關領導人員還應該定期在內(nèi)部對秘書的電腦操作技術(shù)、電子郵件查收與發(fā)送、信息查閱等技能進行考核，對現(xiàn)代化辦公技術(shù)水平較高的秘書進行相應的獎勵與表揚，對于那些工作技能較低的人員進行處罰與批評，促使秘書在權(quán)責一致的條件下不斷提高自身的技術(shù)素養(yǎng)[3]。

2.5 提高思想政治素質(zhì)

只有具備良好思想政治素質(zhì)，秘書人員才能做好行政管理工作。要堅定的政治立場和政治態(tài)度，在政治上、思想上、行動上與黨中央保持高度一致。要有較強的政治識別能力，毫不動搖地堅持黨的路線、方針、政策，按黨的要求做好各項工作。要有較高的遵守紀律的自覺性，必須高度自覺的嚴格要求和約束自己，加強黨性修養(yǎng)、堅定理想信念、保持優(yōu)良作風。

3 結(jié)語

總之，辦公室是企業(yè)管理者、行政工作者重要的辦公環(huán)境。秘書人員工作質(zhì)量及水平的提升對企業(yè)整體發(fā)展而言具有重要的促進作用。因此，企業(yè)的管理者必須對此保持高度的重視，構(gòu)建良好的獎懲制度，激發(fā)職工的創(chuàng)新思維，強化專業(yè)知識及技能的培訓，提升辦公室秘書工作水平。