淺議ERP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用

南京交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院 資產(chǎn)經(jīng)營公司

ERP(企業(yè)資源計(jì)劃)是一套融合企業(yè)經(jīng)營理念、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)流程和計(jì)算機(jī)硬軟件設(shè)施的企業(yè)經(jīng)營治理系統(tǒng)。技術(shù)層面上，ERP 通過信息技術(shù)成果的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部資源包含人、物、財(cái)、信息等在內(nèi)的規(guī)劃統(tǒng)籌；治理層面上，ERP作為包括分銷、制造、質(zhì)量控制等子系統(tǒng)的集成化治理信息系統(tǒng)，是企業(yè)電子商務(wù)運(yùn)作乃至信息治理的基本支撐。而 ERP在企業(yè)供應(yīng)鏈管理中心的樞紐就是財(cái)務(wù)管理模塊，要將財(cái)務(wù)管理工作引入職能化、高效性的領(lǐng)域，仍需要對(duì) ERP 系統(tǒng)在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用作出更為深入的思考。

隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，單位除了要有較高的管理水平和嚴(yán)格的制度外，財(cái)務(wù)管理工作直接決定了單位的生死存亡，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)今的激烈競爭的社會(huì)。ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)管理和生產(chǎn)管理等功能集成，將數(shù)據(jù)的采集延伸到生產(chǎn)，采購，銷售和庫存等環(huán)節(jié)，是企業(yè)管理方式產(chǎn)生重大的質(zhì)的飛躍。下面進(jìn)行詳細(xì)的分析和探討！

一、ERP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理中的模塊

(一)會(huì)計(jì)核算

會(huì)計(jì)核算主要是記錄、核算、反映和分析資金在企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的變動(dòng)過程及其結(jié)果。它由總賬、應(yīng)收賬、應(yīng)付賬、現(xiàn)金、固定資產(chǎn)、多幣制等部分構(gòu)成。

(二)財(cái)務(wù)管理

財(cái)務(wù)管理的功能主要是基于會(huì)計(jì)核算的數(shù)據(jù)，再加以分析，從而進(jìn)行相應(yīng)的預(yù)測，管理和控制活動(dòng)。它側(cè)重于財(cái)務(wù)計(jì)劃、控制、分析和預(yù)測。

1.財(cái)務(wù)計(jì)劃：根據(jù)前期財(cái)務(wù)分析做出下期的財(cái)務(wù)計(jì)劃、預(yù)算等。

2.財(cái)務(wù)分析：提供查詢功能和通過用戶定義的差異數(shù)據(jù)的圖形顯示進(jìn)行財(cái)務(wù)績效評(píng)估，賬戶分析等。

3.財(cái)務(wù)決策：財(cái)務(wù)管理的核心部分，中心內(nèi)容是作出有關(guān)資金的決策，包括資金籌集、投放及資金管理。

二、ERP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理中存在的問題

(一)執(zhí)行力不強(qiáng)，不夠靈活

ERP系統(tǒng)對(duì)某些事情的處理不具靈活性，對(duì)于付款或者申請(qǐng)差旅費(fèi)會(huì)延長時(shí)間。比如某公司急需付款，首先需要填寫資金支付申請(qǐng)，然后由該公司的總經(jīng)理批準(zhǔn)，流程到總部的平臺(tái)會(huì)計(jì)手中，平臺(tái)會(huì)計(jì)審核打印資金支付憑證，標(biāo)注加急，送到資金會(huì)計(jì)手中，再由資金會(huì)計(jì)審核完才能付款。

(二)多人使用同一賬號(hào)

有的企業(yè)規(guī)模比較大，招收的實(shí)習(xí)生也比較多，不會(huì)給予實(shí)習(xí)生單獨(dú)的ERP賬號(hào)，讓其與帶教老師共同使用同一賬號(hào)，在這種情況下出現(xiàn)同時(shí)使用同一賬號(hào)的登錄，系統(tǒng)很可能出現(xiàn)重復(fù)操作或者其他隱性問題，從而導(dǎo)致萬一出現(xiàn)問題不知道是誰的責(zé)任，或者是同一筆訂單，在需要調(diào)整的時(shí)候，一個(gè)人做過了，并沒有和另一個(gè)人說，然后又做了一次，導(dǎo)致當(dāng)天的賬不平，從而花上很長一段時(shí)間來查詢，最終確定在哪一方面出了問題。

(三)新版模塊未經(jīng)測試，投入使用

在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中，ERP系統(tǒng)總是在不斷的完善與創(chuàng)新，在新的模塊投入應(yīng)用時(shí)，有的企業(yè)由于未經(jīng)過調(diào)試，就投入使用，導(dǎo)致月底關(guān)賬期間出現(xiàn)的問題無法解決，加重了財(cái)務(wù)人員工作，降低了工作效率。并且ERP工程師不是專業(yè)的會(huì)計(jì)人員，而新的模塊沒有經(jīng)過調(diào)整試用，就投入使用，給財(cái)務(wù)工作帶來的很大的不便。

三、解決方法

(一)學(xué)會(huì)原則性和靈活性相結(jié)合

靈活性是指執(zhí)行一個(gè)單位方案或者制度的時(shí)候，要把事情做得準(zhǔn)確到位，而不是因?yàn)橐裱瓎挝坏囊?guī)章制度而把事情辦砸，如果工作人員過分強(qiáng)調(diào)或者依賴單位的規(guī)章制度的話，是不能培養(yǎng)出有效的執(zhí)行力的。如：某公司規(guī)定的制度是在支付貨款時(shí)，小于十萬元的必須附有采購訂單，大于十萬的必須附有采購合同，如果缺少這兩份，資金組有權(quán)不給予付款，但是有些公司付款很急，等著發(fā)貨，而采購訂單和采購合同還未來的及做好，在這種時(shí)候，我建議資金組可以先給予付款，但是要求核算會(huì)計(jì)在付款單上寫上合同后補(bǔ)，并確保這次的采購行為是真實(shí)而有效的，不必必須等到兩份文件同時(shí)到手才付，這樣既不會(huì)耽誤平臺(tái)公司采購，也不算違反公司的規(guī)章制度，我們不僅要做到準(zhǔn)確付款，還要靈活工作，提高工作效率。

(二)崗位分工明確，各司其職

一個(gè)公司中，合理的分工，可以保證工作的質(zhì)量，在《會(huì)計(jì)法》中，也有明確規(guī)定，不相容職務(wù)相分離的原則，雖然實(shí)習(xí)生不是正式員工，但是也是屬于其中一個(gè)組別，不能說，由于某個(gè)人自己來不及加班就臨時(shí)拉一個(gè)實(shí)習(xí)生去把工作完全交給她，這樣一旦出現(xiàn)問題就不能明確責(zé)任，而且，作為一個(gè)單位，要讓公司更上一層樓，就要先讓工作人員有歸屬感，像增加工號(hào)，可以讓工程師專門設(shè)置一個(gè)臨時(shí)工號(hào)，設(shè)定時(shí)間，等實(shí)習(xí)生轉(zhuǎn)正的時(shí)候?qū)⒐ぬ?hào)轉(zhuǎn)成正式工號(hào)，如果最后決定不留在公司，就可以實(shí)習(xí)期滿再刪除該工號(hào)，或者留存給下一批實(shí)習(xí)生使用，更換一個(gè)名字，這樣就降低了成本，同時(shí)也明確了責(zé)任。