關(guān)于做好檔案管理信息化建設(shè)的思考

宗德民

山東醫(yī)藥技師學(xué)院 山東泰安 271000

1 檔案管理信息化建設(shè)的主要特征

檔案管理信息化建設(shè)的特征主要表現(xiàn)在：①網(wǎng)絡(luò)化特征。檔案管理信息化建設(shè)的一大特性就是網(wǎng)絡(luò)化。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的運用已經(jīng)滲透到各行各業(yè)?；诰W(wǎng)絡(luò)化基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案管理，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能最大限度的節(jié)省人力物力，對于檔案完整性的保持上，網(wǎng)絡(luò)化的運作也體現(xiàn)出最大優(yōu)勢。②便捷特征。檔案管理信息化建設(shè)具有便捷化特征。檔案管理信息化建設(shè)就是基于信息化的基礎(chǔ)上，對各類文件或者是圖紙進(jìn)行掃描，進(jìn)而轉(zhuǎn)化成為電子資源形式。電子資源的最大優(yōu)勢就是能最大限度的節(jié)省空間，提高管理工作的效率和準(zhǔn)確性，而且在查詢和整理環(huán)節(jié)，也提供了巨大的便捷。

2 加強檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

檔案管理信息化建設(shè)的重要意義主要表現(xiàn)為：①提高檔案利用效率。檔案管理信息化建設(shè)目的是借助信息技術(shù)，積極利用檔案，充分發(fā)揮檔案作用，將死板檔案變?yōu)殪`活的信息。切實完善檔案信息，添加一些能夠體現(xiàn)個人特性以及專業(yè)水平的內(nèi)容，確保檔案不再像是過去一樣，過于模式化。同時還要加快信息更新速率，確保更新的速率能夠和職工流動速率保持一致。檔案管理應(yīng)該對檔案信息實行動態(tài)化管理，探索建立電子檔案的新途徑，通過現(xiàn)代化手段建立相關(guān)跟蹤系統(tǒng)，不斷提升檔案的價值。②滿足檔案使用要求。檔案信息數(shù)據(jù)庫、信息查詢、檢索、統(tǒng)計分析，可以在短時間內(nèi)生成各種不一樣的表格。要想合理開發(fā)出信息資源，提升利用率，確保廣大使用人的需要得以滿足，就要做實基礎(chǔ)工作；在檔案日常工作方面盡量實行微機化操作，借助電腦等將圖片等變?yōu)閿?shù)據(jù)，確保資料信息化；建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，有利用檔案日常管理中的檔案編目、檢索及查詢統(tǒng)計等工作。保護實體檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)的實效性、真實性和正確性是非常重要的，建立全文數(shù)據(jù)庫，使用者在屏幕上就可以很容易地找到并提取，可以方便查閱以及打印。③實現(xiàn)資源共享。實施檔案現(xiàn)代化管理，首先是在管理機構(gòu)中設(shè)置信息中心，履行管理信息化的指導(dǎo)和技術(shù)支持職能。建立規(guī)章，規(guī)范信息流動渠道，使信息中心成為信息的唯一收集和發(fā)布者。檔案管理工作的基礎(chǔ)是對信息資料的依賴，現(xiàn)代管理的信息資料信息量大，動態(tài)變化頻繁、信息發(fā)布交流面廣，建立科學(xué)合理的信息庫成為急需解決的問題。信息中心要把信息庫的建設(shè)和檔案管理結(jié)合起來，把基礎(chǔ)信息與衍生信息、靜態(tài)信息和動態(tài)信息統(tǒng)一起來。要想獲取上述的目標(biāo)，就要確保擁有充足的技術(shù)工作者，而那些既了解資料，又對信息知識很熟悉的工作者是組建團隊的首要選擇。要想真正實現(xiàn)信息化建設(shè)，首先也是必須要做的就是合理的使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，解決好信息共享問題。要想體現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，就必須將信息中心當(dāng)成樞紐，將權(quán)限授予信息使用人，確保信息服務(wù)能夠持續(xù)循環(huán)。

3 加強檔案管理信息化建設(shè)的策略

3.1 加強檔案信息化的設(shè)備基礎(chǔ)建設(shè)

先進(jìn)的信息管理設(shè)備是檔案進(jìn)行信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，為了提高檔案管理信息化建設(shè)水平，事業(yè)單位一定要加大對檔案管理的經(jīng)費投入力度，為檔案管理部門購買先進(jìn)的管理設(shè)備，改善、優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，形成一個設(shè)備齊全，且能滿足檔案管理信息化建設(shè)要求的管理設(shè)備系統(tǒng)，有了優(yōu)越的環(huán)境基礎(chǔ)和技術(shù)支持，檔案管理的工作效率將會大大提高，檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程的步伐也會加快。

3.2 加強檔案信息化管理制度建設(shè)

主要表現(xiàn)為：①檔案管理信息化有別于傳統(tǒng)的檔案管理方式與方法，因此檔案管理部門要結(jié)合自身的實際情況，建立一套新的并適合檔案管理信息化的規(guī)章制度，如檔案工作制度、檔案信息的管理規(guī)范、檔案信息安全保密制度以及機房管理制度等，使檔案管理信息化建設(shè)有制度的保障，實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。②樹立安全保密意識。檔案管理信息化建設(shè)中一個重要的問題即是安全問題。電子檔案信息是通過數(shù)據(jù)的形式儲存在數(shù)據(jù)庫中的檔案信息，若出現(xiàn)安全問題，就可能造成大量的數(shù)據(jù)損壞。因此，在檔案管理信息化建設(shè)過程中，要加強安全防范意識，注意保存檔案數(shù)據(jù)的儲存盤，正確操作計算機，并采取有力的策略防止黑客與病毒的入侵。

3.3 加強檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案管理數(shù)字建設(shè)并不是一項容易的工作，其涉及的環(huán)節(jié)較多，且存在許多容易被遺漏的地方，因此，在具體的信息化建設(shè)過程當(dāng)中，相關(guān)檔案主管部門應(yīng)提高重視程度，聘請相關(guān)的專家對管理系統(tǒng)的構(gòu)建做出一套詳盡的計劃，并且對于相關(guān)的工作原則以及工作任務(wù)的分工應(yīng)盡量細(xì)致到每個部分和環(huán)節(jié)，盡量減少疏漏。信息管理系統(tǒng)建設(shè)的過程中，提高相關(guān)的硬件操作上的要求，并且對于網(wǎng)絡(luò)安全問題采取相關(guān)的策略，按照行業(yè)化的標(biāo)準(zhǔn)對檔案管理信息化建設(shè)系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)合理的構(gòu)建。

3.4 提高檔案管理信息化意識

要想提高檔案管理信息化建設(shè)水平，首先就要讓檔案工作人員接受檔案管理信息化的觀念，強化他們檔案管理信息化的意識，只有有了意識，才會付諸于行動，因此，可以對檔案管理人員進(jìn)行信息化意識的培養(yǎng)，營造信息化建設(shè)的氛圍，工作人員對檔案管理的信息化有深入的理解和認(rèn)識，才有可能從根本上改變了工作人員思想觀念，使得傳統(tǒng)的人工管理檔案更加順利的轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案的信息化建設(shè)，為檔案管理信息化建設(shè)打好思想基礎(chǔ)。

3.5 加強檔案信息化管理人才建設(shè)

具體體現(xiàn)在：①引進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)人才。檔案管理信息化建設(shè)過程中，系統(tǒng)的開發(fā)、軟件的維護等都需要高素質(zhì)的信息專業(yè)人才作保障。因此，檔案管理部門有必要引進(jìn)軟件開發(fā)與管理方面的專業(yè)技術(shù)人才，以解決檔案管理信息化建設(shè)過程中的各種技術(shù)難題。②加強檔案管理人員的培訓(xùn)?，F(xiàn)有的檔案部門工作人員是檔案管理信息化建設(shè)的中堅力量。因此，在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，要注重保障現(xiàn)有檔案工作人員的權(quán)益，并采取有效的方式，激發(fā)他們的積極性。加強對現(xiàn)有檔案工作人員信息知識的教育，訓(xùn)練他們的實際操作技能。

4 結(jié)語

綜上所述，隨著科技的進(jìn)步以及信息技術(shù)的發(fā)展，使得檔案記錄方式出現(xiàn)了多樣化趨勢，并且越來越多的社會活動記錄不再采用傳統(tǒng)紙質(zhì)方式，而是以聲像型、機讀型等新型的記錄方式，傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢，因此加強對檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行分析具有重要意義。