單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考

譚 輝

(重慶市開州區(qū)人力資源檔案管理中心 重慶 開州 405400)

單位人事檔案管理工作對單位經(jīng)營管理有重要影響，當前部分單位在進行人事檔案管理工作中往往存在一定問題，影響人事檔案管理工作質(zhì)量和效率，基于此，本文首先分析了人事檔案管理中存在的工作人員對檔案管理重視不夠和軟硬件設施配備不齊全以及信息化管理程度不高等問題，并提出了相應的人事檔案管理工作優(yōu)化策略，希望對檔案管理工作有所啟發(fā)。

1.人事檔案管理中存在的主要問題

1.1 工作人員對檔案管理重視不夠。人事檔案管理對單位的日常經(jīng)營和發(fā)展具有重要作用，實際上人事檔案管理工作往往是在幕后的工作，所以往往具有枯燥乏味的特點，很容易讓人事檔案管理人員存在異地的抵觸情緒，長期下去勢必會對其產(chǎn)生一定的厭煩情緒，所以部分人事檔案管理工作人員在實際的工作中并不重視人事檔案管理，僅僅將其看做是簡單的資料記錄和資料管理的工作，對其工作管理重要性認識不足，導致在實際工作中并沒有細心認真的開展。這種錯誤思想勢必會導致人事檔案管理水平和管理效率難以提高，部分人事檔案管理工作人員對人事檔案管理管理不重視也不利于單位人事檔案管理工作人員的隊伍建設。

1.2 軟硬件設施配備不齊全。人事檔案管理工作涉及到單位的日常人事管理和經(jīng)營發(fā)展，但是現(xiàn)階段部分單位忽視了人事檔案管理工作的重要性，所以在實際的人事檔案管理工作中對其的資金投入難以提高，最終會導致人事檔案管理的硬件和軟件水平難以符合新時期人事檔案管理工作的需要。另外由于單位的重視程度不足，可能會導致單位的用人制度建設不完善，導致部分人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和實際專業(yè)技能方面存在一定缺陷。部分單位在招聘人事檔案管理工作人員中也僅僅是按照臨時工的待遇予以聘用，這對于人事檔案管理工作人員的自身學習和培養(yǎng)也會有所影響，人事檔案管理工作人員肯定難以產(chǎn)生更加深入的思考和重視，這些工作人員對工作中的收檔、裝檔、存檔流程不熟悉，難以有效開展人事檔案管理工作。再加上硬件和軟件方面的設備跟不上，很多設備往往老化嚴重，不利于開展新時期的認識檔案歸檔工作，甚至在工作調(diào)檔過程中難以找到相匹配的檔案，最終會導致人事檔案管理工作的效率難以提高。

1.3 信息化管理程度不高?？茖W技術和信息技術不斷發(fā)展，對單位人事檔案管理工作產(chǎn)生十分重要的促進作用，但是有部分單位在進行人事檔案管理工作中，信息化管理建設程度不高，依然借助傳統(tǒng)的人事檔案管理模式進行人事檔案管理，嚴重影響了工作的效率。而借助信息化的檔案管理系統(tǒng)可以有效提高管理效率，將相關檔案信息及時上傳并儲存到電腦系統(tǒng)中，也能夠更高的提高人事檔案查閱和使用效率。

2.單位人事檔案管理工作的優(yōu)化建議

部分單位人事檔案管理工作中存在的問題對單位人事檔案管理產(chǎn)生一定的影響，所以就需要結合這些問題建設更加優(yōu)化的管理流程，通過加強認識和建設信息化管理系統(tǒng)等方式來不斷地改進人事檔案管理的水平，確保單位人事檔案管理工作效率不斷提高。

2.1 提高對人事檔案管理的認識，加強領導。在實際的單位人事檔案管理工作中，要加強對人事檔案管理工作的認識，只有從思想上重視人事檔案管理工作，才能夠在實際的工作中更加認真規(guī)范的開展人事檔案管理工作。在實際人事檔案管理工作中，要設置專門的人事檔案管理部門，緊抓人事檔案管理工作，并加強對新進人才的管理和培養(yǎng)。另外單位領導要重視人事檔案管理工作，加強對人事檔案管理的資金投入，不斷建設起更加規(guī)范和科學化、高效化的人事檔案管理系統(tǒng)。

2.2 引入信息技術，建設信息化管理系統(tǒng)。科學技術和信息技術不斷發(fā)展，對單位人事檔案管理工作產(chǎn)生十分重要的促進作用，所以在實際的人事檔案管理工作中要積極引入和應用先進的信息化技術，將紙質(zhì)檔案轉化為圖片和電子文檔，更好的方便使用人員進行查閱，且能夠更加安全便捷的保存。更好的保證了人事檔案管理的安全性，有效提高人事檔案管理的共享效率，提高人事檔案的利用效率。

結語

單位人事檔案管理工作對單位經(jīng)營管理有重要影響，所以要針對單位人事檔案管理中存在的工作人員對檔案管理重視不夠和軟硬件設施配備不齊全以及信息化管理程度不高等問題，積極采取提高對人事檔案管理的認識，加強領導和加強培訓，強化隊伍綜合素質(zhì)以及引入技術，建設信息化系統(tǒng)，不斷提高管理效率和質(zhì)量。