加強(qiáng)水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)科技檔案管理的思考

文/江蘇省工程勘測(cè)研究院有限責(zé)任公司 杜麗雯

近年來(lái)，我國(guó)的水利工程得到大力建設(shè)。在水利工程建設(shè)中，勘測(cè)設(shè)計(jì)是其中的重點(diǎn)任務(wù)，在勘測(cè)過(guò)程中，將形成較多的科技檔案，需要做好這部分檔案的管理，為未來(lái)工作的開展打下基礎(chǔ)。

一、管理措施

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)。在檔案管理工作中，其具體管理效果的好壞同檔案制度的建立、完善具有十分密切的聯(lián)系。對(duì)于檔案管理制度來(lái)說(shuō)，需要從以下方面做好工作：第一，制度建設(shè)。需要聯(lián)系實(shí)際工作的需求做好鑒別歸檔制度、轉(zhuǎn)遞制度等的建立，對(duì)具體工作當(dāng)中的值班考勤、服務(wù)流程以及保密記錄等制度做好完善，以此保證該項(xiàng)工作具有較好的秩序性。第二，資料收集。文件資料是形成檔案的基本內(nèi)容，對(duì)此需要從文件資料的收集環(huán)節(jié)抓起，對(duì)于重要文件檔案，需要加強(qiáng)對(duì)附件、正文以及底稿的檢查，看其完整性是否能夠滿足要求。工程竣工資料，需要做好開工竣工圖紙、隱蔽工程記錄以及開工竣工報(bào)告的檢查。對(duì)于重要的會(huì)議記錄以及報(bào)表等等，也需要及時(shí)收集，有效控制不同類型檔案的前期收集工作，保證相關(guān)檔案在提供利用以及管理方面能夠充分發(fā)揮作用。第三，鑒定管理。在檔案質(zhì)量控制工作中，對(duì)于文件的鑒定是其中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，鑒定的質(zhì)量情況也將對(duì)檔案質(zhì)量產(chǎn)生影響。在實(shí)際工作中，對(duì)于不同部門上交的報(bào)表、文件以及圖紙資料等，需要對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的鑒定，對(duì)不同材料的重要程度做好區(qū)分，按照制度標(biāo)準(zhǔn)對(duì)殘缺資料做好補(bǔ)救措施的應(yīng)用。根據(jù)文件的形成特點(diǎn)、規(guī)律等保持好文件間的聯(lián)系，保證分類清楚。

（二）強(qiáng)化服務(wù)理念。對(duì)于檔案管理這項(xiàng)工作來(lái)說(shuō)，其目的是為實(shí)際工作開展提供服務(wù)。在實(shí)際檔案管理工作中，無(wú)論是數(shù)字化檔案還是實(shí)物化檔案，都具有自身的重要作用。對(duì)此，在實(shí)際管理工作中，需要對(duì)“保管”引起重視的同時(shí)重視服務(wù)，始終將服務(wù)放在工作首位，拓寬服務(wù)領(lǐng)域、創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，以此推進(jìn)該項(xiàng)工作更好發(fā)展：第一，服務(wù)方式。要對(duì)歸檔力度進(jìn)行加大，不斷提升歸檔率，保證相關(guān)材料的準(zhǔn)確、及時(shí)入庫(kù)，按照最全、最快的原則為使用者提供服務(wù)，對(duì)以往檢索工具不配套、簡(jiǎn)單的特點(diǎn)進(jìn)行積極轉(zhuǎn)變，對(duì)圖檔管理系統(tǒng)進(jìn)行充分的利用，對(duì)具有現(xiàn)代化特征的電子數(shù)據(jù)庫(kù)以及檢索手段進(jìn)行建立，形成內(nèi)容穩(wěn)定、形式統(tǒng)一的檢索體系，以此對(duì)不同使用者的需求進(jìn)行滿足。第二，服務(wù)理念。要對(duì)以往工作當(dāng)中被動(dòng)式的服務(wù)理念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，保證服務(wù)的主動(dòng)性，通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)咨詢、跟蹤服務(wù)等方式積極主動(dòng)參與到相關(guān)活動(dòng)當(dāng)中，保證檔案信息的及時(shí)供應(yīng)，為相關(guān)工作的開展提供翔實(shí)的檔案信息。第三，服務(wù)手段。作為檔案的管理人員，需要提供適用的編研資料以及檢索工具，以此為技術(shù)人員查詢工作的進(jìn)行提供便利。要做好信息源的積極提供，及時(shí)公布所收集到的相關(guān)資料，對(duì)于借、閱等要做好細(xì)致的記錄，保證檔案的應(yīng)用安全以及應(yīng)用效果。

（三）轉(zhuǎn)變管理方式。在現(xiàn)今計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的過(guò)程中，水利工程勘測(cè)檔案信息化管理也會(huì)向著數(shù)字化、電子化的方向發(fā)展。作為設(shè)計(jì)單位，即需要能夠積極轉(zhuǎn)變觀念，通過(guò)投入方面的加大保證檔案管理工作能夠向著信息化的方向發(fā)展，不斷提升數(shù)字化水平：第一，要對(duì)原有的工作方式進(jìn)行改變。首先，要將原有的手工管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)管理方式，包括電子文件管理、檔案統(tǒng)計(jì)以及登記等等。同時(shí)將原有實(shí)體檔案向著信息化檔案的方向發(fā)展，對(duì)檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化利用，在對(duì)安全性作出保證的基礎(chǔ)上對(duì)檔案信息資源在企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展當(dāng)中的作用進(jìn)行充分發(fā)揮，對(duì)檔案信息資源水平進(jìn)行提升。第二，要在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上對(duì)檔案信息化管理模式進(jìn)行研究。根據(jù)勘測(cè)單位實(shí)際工作開展中對(duì)于檔案的使用要求以及管理要求，將傳統(tǒng)檔案借閱、保管實(shí)現(xiàn)對(duì)用戶需求的轉(zhuǎn)變，對(duì)快速數(shù)據(jù)檔案利用、數(shù)據(jù)加工處理服務(wù)以及查詢技術(shù)資訊服務(wù)等模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，通過(guò)技術(shù)方式的應(yīng)用對(duì)電子文件完好性以及歸檔準(zhǔn)確率問(wèn)題進(jìn)行解決。同時(shí)，要根據(jù)勘測(cè)工作需求做好檔案信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用，在對(duì)目前相關(guān)規(guī)范、規(guī)定要求進(jìn)行滿足的情況下對(duì)不同電子文檔類型提供支持。第三，要積極創(chuàng)新技術(shù)，保證檔案在利用、查詢方面的快速性。對(duì)于目前部分電子文件來(lái)說(shuō)，其通常具有較大的容量，在普通網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下無(wú)法保證速度。對(duì)于該種情況，則可以聯(lián)系自身需求做好檔案信息管理平臺(tái)的研發(fā)，以此對(duì)檔案服務(wù)的下載利用、快速傳輸與瀏覽等目標(biāo)進(jìn)行實(shí)現(xiàn)。如可以通過(guò)高倍率壓縮、高保真還原技術(shù)的應(yīng)用對(duì)檢索、瀏覽的快速性進(jìn)行實(shí)現(xiàn)，對(duì)于檔案管理人員大量重復(fù)錄入信息的問(wèn)題，可以應(yīng)用OCR以及圖像解析技術(shù)，以自動(dòng)的方式將信息添加到系統(tǒng)中，進(jìn)一步提升工作效率。

二、結(jié)束語(yǔ)

在本文中，我們對(duì)加強(qiáng)水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)科技檔案管理的方式進(jìn)行了一定的研究。在未來(lái)工作中，需要對(duì)檔案管理這項(xiàng)工作引起充分的重視，加強(qiáng)對(duì)于檔案管理方式的創(chuàng)新優(yōu)化，不斷提升檔案管理工作的水平。