高校館藏檔案數(shù)字化實現(xiàn)方式研究

文/哈爾濱工程大學(xué)檔案館 車艷紅

高校實現(xiàn)檔案館藏數(shù)字化的途徑主要有三個方面：包括了學(xué)校獨立完成建檔、檔案館之間相互合作、館藏檔案數(shù)字化工作外包。文章探討高校對檔案數(shù)字化建設(shè)的管理，研究以外包的方法來建設(shè)檔案數(shù)字化。

一、實現(xiàn)檔案館藏數(shù)字化的途徑

高校紙質(zhì)檔案實現(xiàn)數(shù)字化的途徑主要有三方面：

（一）學(xué)校獨立完成建檔。高校應(yīng)獨立完成檔案數(shù)字化建設(shè)，根據(jù)高校的實際情況，比如高校的經(jīng)濟情況，人力情況等，制定合理的開展目標(biāo)，完成高校檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作。

（二）檔案館之間相互合作。相互合作可以在人才和技術(shù)方面解決問題，很多時候館藏檔案數(shù)字化的開展，不能夠保證質(zhì)量，主要因素是人才上的缺少，經(jīng)過各個館藏之間的相互合作，可以有效解決技術(shù)人才問題，實現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化工作。

（三）館藏檔案數(shù)字化工作外包。外包工作能夠很好地保證數(shù)字化質(zhì)量問題，而且完成效率會更高。

二、高校館藏檔案數(shù)字化實施外包策略

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，高校館藏檔案實施數(shù)字化技術(shù)上的問題得到了逐步完善，實現(xiàn)數(shù)字化策略方面，主要存在的問題是數(shù)字化成本承受能力問題。出現(xiàn)的成本問題主要包括三個方面的成本，也就是在人力投入上出現(xiàn)的成本問題、時間投入上出現(xiàn)的成本問題和在資金投入上出現(xiàn)的成本問題。因此高校館藏檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)時，要根據(jù)各自單位在時間、人力和財力上的具體情況，對高校館藏檔案開展數(shù)字化建設(shè)。本文關(guān)于實現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化建設(shè)，主要是從外包數(shù)字化建設(shè)方面寫作，以此來實現(xiàn)高校館藏檔案數(shù)字化。

（一）高校館藏數(shù)字化建設(shè)內(nèi)容。建設(shè)高校館藏檔案數(shù)字化，其主要建設(shè)內(nèi)容有三個方面：1.檔案專題建庫，并且在建立的數(shù)據(jù)庫要提供使用，而且在建庫前要對檔案專題信息化采集。2.建立檔案目錄信息化和數(shù)字化，而且要對該目錄下的內(nèi)容建立數(shù)據(jù)庫。3.實施載體檔案的數(shù)字化，這些方面的工作，主要是將一些紙質(zhì)檔案數(shù)字化，比如照片檔案、紙質(zhì)檔案以及一些音頻檔案，要實現(xiàn)這些檔案的數(shù)字化，檔案在數(shù)據(jù)庫建設(shè)方面，要對影像檔案建立數(shù)據(jù)庫，同時還要建立多媒體數(shù)據(jù)庫。

（二）高校館藏檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫建設(shè)。高校館藏檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫建設(shè)主要包括四個方面的內(nèi)容：1.目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。高校要建立館藏檔案的數(shù)字化，首先要建立的是館藏檔案目錄數(shù)字化，檔案目錄建立過程中，可以根據(jù)學(xué)校各個檔案的基本情況，通過著錄標(biāo)引，建立以原始檔案保存狀態(tài)為編目錄單位的各種檔案基本目錄數(shù)據(jù)庫，這個方面的工作，主要是對以前保存的手工檔案目錄計算機化，這個目錄的計算機化主要包括卷目錄計算機化和卷內(nèi)目錄計算機化。2.專題檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫建設(shè)。對專題檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫建設(shè)方面，要根據(jù)學(xué)習(xí)實際情況，也就是檔案信息化程度的實際情況和數(shù)字檔案館建設(shè)的實際情況，對現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)庫進行深度挖掘，這種挖掘特指某一專題檔案內(nèi)容，對專題目錄建立一種從目錄到整個內(nèi)容的數(shù)據(jù)庫。比如在高校中的中醫(yī)院、師范學(xué)校，這些高校本身就有著很強的特色，他們有很多檔案信息資源，對這些高校檔案做深度挖掘工作，并且建立數(shù)字化檔案，再將數(shù)字化的檔案上傳到專題數(shù)據(jù)庫中，能夠?qū)崿F(xiàn)這些資源的有效利用。3.聲像檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。聲音檔案和圖像檔案能夠更加直觀地展示高校歷史沿革，對高校聲音和圖像檔案數(shù)據(jù)庫建立，可以實行各類高校的聲音和圖像檔案以統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)收錄到數(shù)據(jù)庫中，統(tǒng)一管理可以實現(xiàn)資源的有效使用，還可以提高管理效率。4.館藏檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)。全文檔案數(shù)據(jù)庫的建立，可以把高校的一些珍貴檔案館藏實現(xiàn)全文管理，這些珍貴的館藏檔案包括了人事檔案實物和原件、聲像檔案實物和原件、黨政檔案實物和原件，對這些檔案進行數(shù)字化的處理工作以后，要編訂好相應(yīng)的關(guān)鍵詞索引、責(zé)任者索引和題名索引，把這些內(nèi)容上傳到管理系統(tǒng)中，可以實現(xiàn)檔案的全文管理。

（三）館藏檔案數(shù)字化的實現(xiàn)方法。在流程上主要可以進行七個方面的工作：1.對檔案的鑒定和整理流程。鑒定和整理工作要根據(jù)館藏檔案開展的實際情況進行，要根據(jù)檔案的內(nèi)容作篩選工作，確定需要實現(xiàn)數(shù)字化的范圍，一定要分清輕重緩急、分階段有序開展。開展中可以進行五個方面的工作內(nèi)容：第一個是館藏中有很多的珍貴檔案，要對這些檔案做數(shù)字化處理。第二個對于檔案中，有的檔案是有著永久管理權(quán)限，也有著永久使用權(quán)限，對這些檔案做優(yōu)先數(shù)字化處理。第三個是學(xué)校檔案中有的檔案能夠體現(xiàn)學(xué)校的特色文化價值，要對這方面的檔案做數(shù)字化處理。第四個是學(xué)校檔案中有的能夠代表高校特色，要對這些檔案做數(shù)字化處理。第五個是高校檔案有的利用價值高，而且利用率大，這些檔案要做好數(shù)字化處理。使用編制確定館藏目錄，對需要館藏的資料做數(shù)字化鑒定，使用文件目錄來確定哪些檔案需要優(yōu)先數(shù)字化?？衫镁幾牒玫臋n案資料來取代檔案原件作為數(shù)字化內(nèi)容，使用這種方法來鑒定檔案數(shù)字化，可以在工作效率上提高，還可以在質(zhì)量上提高。高校館藏檔案工作的開展，要根據(jù)上文中提出的幾種方法，有機結(jié)合高校的實際情況，靈活使用這些方法，才可以在館藏檔案工作方面確保質(zhì)量。2.檔案交接。做檔案交接工作方面要明確分工開展，當(dāng)天借出的檔案內(nèi)容，使用的原則應(yīng)該是當(dāng)天要歸還。如果高校檔案數(shù)字化工程是外部其它公司進行，就需要注意檔案在交接時的安全問題，交接過程中雙方都需要指派相應(yīng)的負(fù)責(zé)人做好交接清點工作，同時做好簽字確認(rèn)。3.檔案拆卷、掃描。檔案在做拆卷工作上，其原則是不能夠破壞原有裝訂基準(zhǔn)，數(shù)字化處理過程中對資料的掃描工作要符合相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，這個標(biāo)準(zhǔn)一般是《中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》。開始的數(shù)字化處理工作要確保檔案在拆卷、掃描圖像這些方面和原有檔案保持一致，還要保持其整潔性。4.圖像處理工作。掃描的檔案資料上，有很多是圖片資料，掃描以后的檔案圖像，還需要做進一步的圖像處理。有著同一編號的檔案和這些檔案的附件，要進行合并處理，使檔案在合并以后形成一個檔案，不能夠出現(xiàn)亂序現(xiàn)象，更不能夠出現(xiàn)混檔情況，文件要以檔案的編號進行命名工作，一般的次序是目錄號、案卷號、檔號，按照這些來進行儲存工作，其目的是方便在掛靠工作時能夠更好地融入系統(tǒng)。普通的文本掃描工作中是按照300DPI分頁進行黑白二值掃描，使掃描以后形成一種整體PDF文檔；老舊文檔有著泛黃情況掃描過程中使用的技術(shù)是300DPIPGB真彩掃描，完成掃描以后形成一個整體PDF文檔；掃描的檔案資料中有著一些是打印資料文檔，工作時要對其制作成為雙層的PDF文檔；使用掃描技術(shù)以后，文檔中沒有明顯的墨跡出現(xiàn)；圖像要求能夠做到縮放的百分之一百，照片進行掃描技術(shù)方面，要求使用的像素是在600DPI以上，同時在掃描完成以后的圖片還要做加工處理工作，一般是修邊處理、去污處理，使圖片沒有暗影，也沒有其它信息干擾。掃描完成以后的電子圖片。傾斜度要保證在1度之內(nèi)，不可以出現(xiàn)缺損現(xiàn)象和折疊現(xiàn)象，要確定圖片的完整性。5.數(shù)據(jù)檢查。數(shù)字化處理工作完成以后，還要做質(zhì)量檢查，這個檢查主要使用抽查的方法進行，要求抽查的數(shù)量要達到8%，抽查數(shù)據(jù)合格率要在95%以上。數(shù)字化檔案檢查工作主要包括三個方面的內(nèi)容：第一個質(zhì)量抽查。抽查中如果發(fā)現(xiàn)有不合格的數(shù)據(jù)，要及時更改，一般采用重新返工掃描方法。第二個是數(shù)據(jù)監(jiān)測。在數(shù)據(jù)檢測工作方面，主要有三個方面的工作內(nèi)容，也就是數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率核對工作、數(shù)據(jù)運行情況檢測工作和數(shù)據(jù)庫病毒檢測工作。第三個是數(shù)據(jù)利用監(jiān)測。這個工作開展時，是在檔案資料數(shù)字化處理完成以后，在掛靠到系統(tǒng)運行時，對外使用過程中，是否有不合理的情況或者是出現(xiàn)錯誤的情況，對這些方面檢測。6.數(shù)據(jù)整理。這個數(shù)據(jù)的整理工作主要是指在數(shù)據(jù)化處理完成以后，數(shù)據(jù)經(jīng)過檢查合格，對這些數(shù)據(jù)做備份整理工作和檔案需要掛接在運行系統(tǒng)中提供利用作整理工作。數(shù)據(jù)在備份工作方面，主要是指可移動式備份，采用的主要方法是硬盤備份、光盤備份等。備份方面，為了保證其安全性，一般采用備份在兩種方法以上。一般的備份方法，最為常用的方法是硬盤備份，數(shù)據(jù)生成以后，都是儲存在計算機的硬盤上，使用直接備份的方法，可以生成兩份數(shù)據(jù)，保存在兩個硬盤上，并且做好標(biāo)記，就可以實現(xiàn)備份要求，這種方法簡單適用而且方便。光盤備份采用的是DVD刻錄技術(shù)，選擇光盤備份，一般情況下光盤的容量在4.5G左右，這種情況下，高校的檔案資料完成數(shù)字化以后，其容量都會大于一張光盤的容量。因此使用光盤技術(shù)備份，要對大的數(shù)據(jù)庫做化整為零處理，使數(shù)據(jù)均勻分配在各個光盤中。掃描完成以后的檔案數(shù)據(jù)，檢查確定沒有錯誤的情況下，把這些數(shù)據(jù)掛靠在系統(tǒng)中進行運行。7.裝訂還原。檔案掃描完成以后要做還原處理，在還原處理中的檢查工作是保證還原質(zhì)量的關(guān)鍵舉措，這個是檔案數(shù)字化以后的后續(xù)工作，在專業(yè)上叫做數(shù)字化后處理。還原處理要做好四個方面的工作：一是對照目錄清點檔案，看是否有未歸還檔案。二是檔案是否有損壞情況。三是還原裝訂是否按照國家的標(biāo)準(zhǔn)進行。四是是否完成合同要求。檔案檢測工作，一般要求是全數(shù)檢查法，要確保沒有遺漏。

三、結(jié)束語

綜上所述，館藏檔案數(shù)字化外包過程中主要包括七個方面的內(nèi)容，這些是對檔案的鑒定和整理流程、檔案交接、檔案拆卷掃描、圖像處理工作、數(shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)檢查、裝訂還原。完成好這七個方面的內(nèi)容，可以實現(xiàn)館藏檔案的數(shù)字化處理，實現(xiàn)檔案的數(shù)字和信息化，適應(yīng)現(xiàn)在社會的發(fā)展。