人事檔案管理中存在的問題及解決策略

文/海南政法職業(yè)學院 張應勤

人事檔案，為企業(yè)人才管理、干部管理中的重點。人事檔案內(nèi)容，可準確、詳細記錄職工的相關情況，如：年齡、經(jīng)歷、參加工作時間、政治面貌等情況。故此，企業(yè)方面應重視人事檔案管理工作，明確實際工作中存在的問題，旨在及時發(fā)現(xiàn)問題、及時處理問題，從而在根本上提高人事檔案管理的效率，維護職工和企業(yè)的利益。

一、實行人事檔案管理的目的

人事檔案，為黨政軍群機關和企業(yè)單位集中保存的所屬人員專門檔案?？蓪v史考察情況作為參照，為更好地開展組織工作、人事工作，并為人事工作提供準確的信息數(shù)據(jù)。值得一提的是，人事檔案管理為人事管理的重點，做好這項管理工作，可有效發(fā)揮人事檔案資源、人力資源的最大作用，保證信息材料的準確性、可靠性。

二、人事檔案管理現(xiàn)狀研究

（一）企業(yè)人事檔案管理模式問題。我國人事檔案管理多通過干部人事檔案管理的模式實行管理，管理模式比較單一，在企業(yè)機構人員中應用效果較好，利于查找、利用資料，可進行人事檔案的保密工作，涉及的內(nèi)容較少。企業(yè)職工的層次和企業(yè)人事檔案管理方法無法保持相適應的狀態(tài)。需要注意的是，人事檔案需要經(jīng)人事部門進行管理，人事檔案工作需通過企業(yè)不同組織、人事部門結合具體情況予以管理，明確各自的任務、職責、權限。如果不能做好上述工作，則無法達到職工檔案管理的目的。

（二）現(xiàn)代企業(yè)職工檔案管理機制問題?，F(xiàn)代企業(yè)職工檔案缺乏統(tǒng)一管理，這對于基礎管理工作的影響較大，無法維護工作人員的利益，同時不能按照市場勞動力合理安排工作。一些企業(yè)不能正視檔案管理工作，對職工檔案管理松懈，還存在丟失的可能性。檔案長時間放在職工自己手里，在調(diào)動工作時不能及時找到檔案。還有的企業(yè)管理人員為實現(xiàn)控制職工的效果，將檔案扣押導致職工無法辦理調(diào)動手續(xù)。上述現(xiàn)象，均會對檔案管理工作構成阻滯，無法維護職工的利益。

（三）職工檔案材料問題。因為部分企業(yè)不能認真對待所有的檔案材料，使得部分檔案存在紕漏。如：職工檔案出生時間、參加工作時間不統(tǒng)一，工作經(jīng)歷的記錄不完整等。同時，還存一些企業(yè)管理人員不能重視職工檔案管理工作，隨意更改檔案內(nèi)容，這時會出現(xiàn)職工檔案年齡不一致、參加工作時間不準確、個人經(jīng)歷不完整等情況，這對于勞動保障部門辦理職工失業(yè)、調(diào)動、退休等工作，造成了嚴重的影響。

（四）人事檔案管理機制問題。當前，我國市場經(jīng)濟機制不斷完善、人們的思想發(fā)生了較大的變化，企業(yè)在招聘職工時，比較關注職工的個人能力。企業(yè)方面為約束職工的行為，多會簽署勞動合同，不能重視人事檔案管理工作。當前，市場競爭強烈的條件下，職工為尋求個人發(fā)展，會出現(xiàn)跳槽情況，以便維護自身利益和權益。但是，一些單位為維護自身利益，沒有及時歸還職工的人事檔案，而這也是產(chǎn)生人事檔案脫節(jié)、檔案克隆、虛假檔案等情況的主要原因。此外，企業(yè)人才的流動性較大，采用人事機制管理，無法很好地發(fā)揮出服務功能。

（五）檔案管理軟硬件問題。檔案管理，屬于一項具有政策性、規(guī)范性較強的工作，因此需提高管理人員的綜合能力。大部分檔案室的設備比較老舊，管理方法滯后，并且不能做好防火、防潮、防蛀等方面的工作。因此，檔案管理僅可達到不丟失的效果，無法有效運用相關資源進行管理。

三、人事檔案管理工作的完善策略探討

（一）服務意識的完善方法。為做好人力資源管理工作，應做好合理選人、用人、育人，以及留住人才等工作。針對于此，人事檔案管理人員需要準確掌握當前的形式，端正自身的工作態(tài)度，提高自身的服務意識、責任意識，以長期主動服務的方式，主動為企業(yè)人力資源管理部門提供準確的數(shù)據(jù)信息。

（二）人事檔案分類系統(tǒng)的完善方法。人事檔案的內(nèi)容比較相似，存在較多的共同點。需要注意的事項：不同類別人員因為工作性質、責任、職業(yè)特點、素質、考核內(nèi)容、薪資待遇等有較大差異性，因此人事檔案的內(nèi)容也有一定的不同。如：國家公務員檔案，需要技術人員檔案側重社會服務、技術創(chuàng)新；中介組織人員檔案，應凸顯出個人的誠信等。相同人事檔案比較同樣有比較大差異，如：部分信息數(shù)據(jù)可進入公共信息系統(tǒng)，部門為保密狀態(tài)。結合上述情況可以看出，信息化、市場化條件下，需對人事檔案實行分類管理。根據(jù)類別的差異構建不同的管理機制，重新定位檔案的功能，以此確保人事檔案滿足用人企業(yè)的實際要求和需求，并提高人事檔案的管理質量。

（三）人才培養(yǎng)的完善方法。信息化技術的快速發(fā)展，為滿足市場對于人才的需求，需要招聘更多專業(yè)型、高素質的人才。定期可通過培訓的方式，組織工作人員學習人事檔案管理相關內(nèi)容，使其正確看待做好人事檔案管理工作的重要性，掌握人事檔案管理方法、技巧，提高自身責任意識，更好地落實各項工作。

（四）人事檔案管理機制的完善方法。人事檔案管理工作中，需要結合新形勢、任務、市場需求和要求等，構建人事檔案管理機制。這就需要轉變以往管理的理念、方法，構建可行性強的人事檔案管理機制，達到規(guī)范人事檔案管理工作的目的。檔案收集時，應在第一時間、完整收集檔案信息。然后，秉持嚴謹?shù)膽B(tài)度執(zhí)行檔案整理工作，針對需要借閱檔案者，需結合實際狀況進行分析、處理，以此保證檔案的安全、完整。借閱者，則應在規(guī)定時間主動將檔案歸還。

（五）加速人事檔案管理進程的完善方法。秉持科學、現(xiàn)代、合理等理念，進行人事檔案管理工作。管理方法需要不斷創(chuàng)新，以此構建出企業(yè)員工人事檔案信息為基礎的信息系統(tǒng)，通過人機聯(lián)合的方式，對人事檔案加以管理，從而達到最理想的管理效果。

（六）網(wǎng)絡化管理模式的完善方法。功能檔案管理，為實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡化管理效果，應將人才信息服務網(wǎng)絡開放，構建人事檔案管理平臺。主要目的：降低人事檔案管理成本，維護企業(yè)和職工的利益，達到共贏的效果。

四、結語

若想做好人事檔案管理工作，有效激發(fā)職工的工作情況，需要做好企業(yè)人力資源建設工作。然后，結合市場需求和要求，形成企業(yè)的獨特文化、理念，促使管理人員正確看待做好人事檔案管理工作的重要性問題。然后，轉變自身管理的理念和方法，明確人事檔案管理中的不足，合理運用可利用資源、新方法進行管理，進而提高人事檔案管理的效率。