加強(qiáng)高職院校檔案管理的措施

文/廣西機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院 蔡艷莉

一、高職院校檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案管理不規(guī)范。許多高職院校根據(jù)國(guó)家檔案管理的要求，建設(shè)檔案館，也形成了檔案管理的組織和流程，但是檔案管理制度依舊不完善，管理人員存在職責(zé)不明的情況，而且檔案管理工作也不規(guī)范，存在檔案沒(méi)有及時(shí)歸檔、檔案分散管理的情況。部分基層單位，由于檔案不整理、胡亂堆放、不裝訂，經(jīng)常出現(xiàn)檔案遺失或者損壞的情況。檔案管理有著機(jī)密性，但是部分管理人員缺乏保密意識(shí)，檔案的移交和借閱手續(xù)不明確，管理工作也缺乏合理的考核辦法，導(dǎo)致檔案管理存在亂象。

（二）管理人員的素質(zhì)偏低。檔案管理工作是專(zhuān)業(yè)性的工作，管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系著檔案管理是否“科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范”?，F(xiàn)階段，高職院校檔案管理缺乏專(zhuān)業(yè)化的人員，尤其是檔案的信息化管理以及檔案開(kāi)發(fā)等方面的人才缺乏。部分院校檔案管理人員甚至是兼職，并不是專(zhuān)業(yè)從事檔案管理的人員，而且還存在更換的情況。正是由于檔案管理人員素質(zhì)偏低，缺乏檔案管理的意識(shí)，專(zhuān)業(yè)性不夠，影響檔案管理工作的效率和質(zhì)量，同時(shí)也降低了檔案的開(kāi)發(fā)和利用率。

（三）管理方式落后。現(xiàn)階段，高職院校在數(shù)字檔案室建設(shè)方面一直比較滯后，許多檔案管理工作依舊是傳統(tǒng)的管理方式，也就是手工管理的方式，工作效率低下，無(wú)法滿(mǎn)足檔案信息化的要求。一些檔案管理軟件并沒(méi)有在高職院校得到推廣和使用，一些現(xiàn)代化的技術(shù)，例如校園數(shù)據(jù)庫(kù)、校園網(wǎng)絡(luò)等，也沒(méi)有在檔案管理工作中應(yīng)用?？梢哉f(shuō)，高職院校的檔案管理依舊處在一個(gè)管理的階段，沒(méi)有將其上升為服務(wù)階段。部分高職院校雖然開(kāi)始建設(shè)數(shù)字檔案室，應(yīng)用信息化技術(shù)，但是應(yīng)用程度偏低，只停留在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)方面，數(shù)字化管理水平低，難以實(shí)現(xiàn)整體檔案的開(kāi)發(fā)和利用。

二、加強(qiáng)高職院校檔案管理的措施

（一）制度保障，建立健全檔案管理制度。為了保證高職院校檔案管理工作的有效開(kāi)展，需要建立配套的檔案管理制度。檔案管理工作的開(kāi)展，應(yīng)該本著科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的原則進(jìn)行，理順檔案管理的流程，建立起學(xué)院、單位、部門(mén)的檔案管理制度，明確檔案管理的各項(xiàng)操作流程和標(biāo)準(zhǔn)，例如，檔案的鑒別和整理工作、檔案的保管、檔案的歸檔、建檔、檔案移交和借閱等，明確各項(xiàng)工作的要求，并將具體的工作責(zé)任到人，可以很好地提升管理人員的責(zé)任心。同時(shí)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行量化考核，依靠獎(jiǎng)懲的機(jī)制，調(diào)動(dòng)起院校檔案管理人員的積極性，讓其努力自覺(jué)地遵守各項(xiàng)規(guī)定，做好檔案管理工作。只有這樣，才能保證檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

（二）人員保障，建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。檔案管理人員的素質(zhì)直接影響著檔案管理的工作效率以及質(zhì)量，高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍不僅可以保證檔案管理工作的規(guī)范化，而且可以促進(jìn)檔案信息化的發(fā)展。首先，高職院校需要為檔案管理崗位配備穩(wěn)定的檔案管理人員，必須是專(zhuān)職人員，保證檔案管理工作的穩(wěn)定性。其次，提升綜合素質(zhì)。新時(shí)代，檔案管理人員需要具備良好的思想政治思想，還要有著檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，同時(shí)掌握現(xiàn)代化的信息技術(shù)。因此，高職院校需要做好檔案管理人員的引入和培訓(xùn)工作，分層次、分階段、有計(jì)劃地開(kāi)展人員培訓(xùn)，讓檔案人員熟練地掌握檔案管理各環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容。最后，注重檔案管理人員應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)的意識(shí)，強(qiáng)化其信息化水平和能力，更好地推動(dòng)高職院校的檔案信息化建設(shè)。

（三）創(chuàng)新方式，推動(dòng)檔案的信息化建設(shè)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案室發(fā)展的必然趨勢(shì)。新時(shí)期，高職院校需要做好檔案管理的創(chuàng)新，建設(shè)數(shù)字檔案室，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新和服務(wù)創(chuàng)新，例如，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、檢索自動(dòng)化等，這已經(jīng)成為檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。因此，高職院校應(yīng)該注重?cái)?shù)字檔案室的建設(shè)，加強(qiáng)資金投入，為檔案管理做好基礎(chǔ)設(shè)施、硬件和軟件準(zhǔn)備，加快檔案管理的信息化進(jìn)程。創(chuàng)新檔案管理方式，加快紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的利用，將檔案的手動(dòng)檢索轉(zhuǎn)變?yōu)榻柚?jì)算機(jī)開(kāi)展自動(dòng)化檢索，提升檔案管理的效率和質(zhì)量。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，高職院校檔案管理工作由于重視度不足、資金投入少、制度不完善，導(dǎo)致檔案管理工作不規(guī)范，檔案損壞丟失的情況經(jīng)常出現(xiàn)；檔案管理人員素質(zhì)偏低，專(zhuān)業(yè)性較差；檔案管理方式落后，依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，管理效率差，缺乏檔案的開(kāi)發(fā)和利用。因此，加強(qiáng)高職院校檔案管理工作，應(yīng)該注重檔案管理的信息化建設(shè)。首先，健全檔案管理的相關(guān)制度。明確各項(xiàng)工作的職責(zé)要求以及管理規(guī)范，以制度規(guī)范管理行為。其次，人才建設(shè)。做好檔案管理人員的引入和培訓(xùn)，打造具備綜合素質(zhì)的管理人才隊(duì)伍。最后，創(chuàng)新方式，推動(dòng)檔案的信息化建設(shè)。加快紙質(zhì)版檔案向著數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化，加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，加快檔案信息化的進(jìn)程。