大數(shù)據(jù)背景下高校學(xué)生檔案利用價(jià)值研究
——學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)初探

文/湖南城建職業(yè)技術(shù)學(xué)院 沈玲

檔案工作的最終目的就是為了提供檔案利用，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值。我國著名的檔案學(xué)家吳寶康教授曾說過：“檔案必須利用，通過利用來充分發(fā)揮其作用，實(shí)現(xiàn)檔案的自身價(jià)值”。當(dāng)前，各高校都在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的嘗試，但大多是從學(xué)校綜合檔案的角度出發(fā)，很少細(xì)分到學(xué)生檔案這一類型，對于學(xué)生檔案利用價(jià)值需深入細(xì)致地進(jìn)行挖掘。

一、高校學(xué)生檔案的利用現(xiàn)狀

（一）檔案利用服務(wù)方式落后。當(dāng)前，高校學(xué)生檔案利用服務(wù)方式落后主要體現(xiàn)在兩個方面：首先，檔案服務(wù)模式落后。以傳統(tǒng)服務(wù)模式為主，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)模式為輔。雖然很多高校檔案館（室）已經(jīng)開展了網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，但是離檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的全面實(shí)現(xiàn)還存在一定差距。其次，檔案服務(wù)層次落后。高校學(xué)生檔案的利用多注重原始信息材料的歸檔，而利用檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)據(jù)加工并提煉出有效檔案信息的水平不高。

（二）檔案利用服務(wù)平臺建設(shè)落后，服務(wù)功能單一。根據(jù)資料顯示，目前我國高校學(xué)生檔案利用服務(wù)平臺的不足主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是有些高校沒有專門的檔案網(wǎng)站，只在部門的工作動態(tài)上有零星的檔案方面的報(bào)道。二是學(xué)生檔案網(wǎng)站建設(shè)的質(zhì)量普遍不高，多為各種規(guī)范性文件和檔案政策的報(bào)道，學(xué)生檔案的服務(wù)功能發(fā)揮有限。三是學(xué)生檔案網(wǎng)站的建設(shè)從網(wǎng)頁設(shè)計(jì)到內(nèi)容版式都缺乏新意，且多年沒有更新，網(wǎng)頁上都是一些“舊聞”，不能吸引眼球，訪問量不高。四是大多數(shù)高校學(xué)生檔案網(wǎng)站對檔案利用者提供服務(wù)集中體現(xiàn)在“檔案去向查詢”這一事項(xiàng)，服務(wù)功能較為單一。

二、高校學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的意義

大數(shù)據(jù)主要指的是4V數(shù)據(jù)：即海量、多種類、高價(jià)值和快速。在大數(shù)據(jù)背景下，高校的學(xué)生檔案管理不應(yīng)該只停留在對紙質(zhì)檔案的管理層面，而應(yīng)該重視學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫的建立，注重通過二次加工，整合分析學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，對事件的發(fā)展走向給出合理的預(yù)測，建立應(yīng)對學(xué)生突發(fā)事件的預(yù)警機(jī)制，為高校學(xué)生管理等相關(guān)工作提供專業(yè)的、合理的、科學(xué)的決策依據(jù)。

（一）現(xiàn)實(shí)意義——滿足檔案用戶的各種信息需求，創(chuàng)新獲取檔案信息的方式。筆者在學(xué)生檔案工作崗位工作了十年有余，就目前學(xué)生檔案的實(shí)際管理情況來看，學(xué)生檔案收集、歸檔完畢后，便被“束之高閣”，除了畢業(yè)后作為人事檔案的前身被寄往學(xué)生工作單位外，很難發(fā)揮其利用價(jià)值。另外，學(xué)生檔案只收集固定的幾種材料，其程式化的歸檔方式導(dǎo)致檔案材料千人一面，缺乏個性，且目前學(xué)生檔案僅限于記錄學(xué)生的常規(guī)表現(xiàn)，檔案信息內(nèi)容不夠全面，也致使學(xué)生檔案很難具有利用價(jià)值。近年來，檔案利用者因升職、落戶、政審等原因?qū)n案信息訴求越來越多，對信息獲取的方式提出了更高的要求。高校學(xué)生檔案工作的重點(diǎn)應(yīng)落在改變落后的人工管理模式，使學(xué)生檔案管理從建檔、完善檔案到檔案去向查詢的全過程實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化、信息化。

（二）必要性——為高校學(xué)生管理工作的開展提供數(shù)據(jù)保障和材料支撐。高等教育的大眾化，使得大學(xué)生群體規(guī)模越來越大。而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和自媒體的發(fā)展加大了大學(xué)生群體教育工作的難度。如何做到“知己知彼”，全方位地掌握每名學(xué)生的基本情況“因材施教”是做好學(xué)生管理工作的前提和先決條件。而通過學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫，我們可以根據(jù)學(xué)生的基本信息對其進(jìn)行群體細(xì)分，并根據(jù)每一類細(xì)分群體的差異化有針對性地開展工作，從而使學(xué)生管理工作達(dá)到事半功倍的效果。再者，每一類“特殊”學(xué)生的產(chǎn)生原因都是多方面的，我們不僅要“知其然”，更知其“所以然”，通過學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫的實(shí)時數(shù)據(jù)分析，全方位地掌握學(xué)生的所有信息，為學(xué)生管理工作提供憑證資料和決策依據(jù)。

（三）必然性——順應(yīng)檔案信息化、數(shù)據(jù)化的趨勢。當(dāng)今，各大高校學(xué)生檔案管理部門面臨的首要問題是如何通過檔案信息化、數(shù)據(jù)化建設(shè)，達(dá)到強(qiáng)化學(xué)生檔案的管理模式、充分發(fā)揮學(xué)生檔案利用價(jià)值的目的。目前高校學(xué)生檔案信息化水平不高主要表現(xiàn)在落后的管理模式，大多數(shù)高校仍停留在人工管理檔案模式，大量的紙質(zhì)檔案堆積于檔案室，管理水平與工作效率都比較低——傳統(tǒng)的檔案管理模式已成為制約學(xué)生檔案工作發(fā)展的瓶頸。近年來，各高校都順應(yīng)信息化潮流，開始嘗試進(jìn)行檔案信息化建設(shè)：有些高校開始重視學(xué)生檔案網(wǎng)站的建設(shè)與政策方面的宣傳，有些高校已經(jīng)開始嘗試實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案去向查詢的信息化，有些高校開始自主研發(fā)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，有些高校甚至開始嘗試就學(xué)生檔案信息的內(nèi)容實(shí)現(xiàn)信息化。2017年10月10日，重慶師范大學(xué)涉外商貿(mào)學(xué)院頒布公告，將學(xué)生特殊群體檔案信息化計(jì)入工作議程，要求各輔導(dǎo)員于2017年10月31日前在學(xué)生綜合管理系統(tǒng)中“基本-特殊群體”中完成建檔工作。綜上所述，未來的高校學(xué)生檔案必將從落后的紙質(zhì)檔案、人工管理模式中走出來，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化、數(shù)據(jù)化，目前已有高校開始實(shí)行學(xué)生電子檔案，可以預(yù)見的是，隨著大數(shù)據(jù)、云儲存、區(qū)塊鏈等的發(fā)展，學(xué)生電子檔案的普及指日可待。

三、高校學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的原則

（一）服務(wù)性原則。高校的學(xué)生檔案工作應(yīng)該轉(zhuǎn)變理念，由過去的“重藏輕用”改為檔案利用者提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最大化。高校學(xué)生檔案庫作為學(xué)生在校成長發(fā)展的記錄冊，我們要把它的建設(shè)和完善作為學(xué)生管理工作的一個必要環(huán)節(jié)來抓，以期發(fā)揮其在學(xué)生常態(tài)化管理中的積極作用，使其不僅服務(wù)于學(xué)生的成長成才，更依據(jù)其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理、分析功能等服務(wù)于高校的學(xué)生事務(wù)管理部門：為學(xué)生工作部門提供了解學(xué)生的窗口；為管理決策提供第一手的憑證資料；為建立突發(fā)事件預(yù)警機(jī)制提供重要依據(jù)。

（二）保密性與安全性原則。學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫的信息涉及學(xué)生的隱私，因此在采集和利用的過程中應(yīng)遵循保密性原則：對于不同的用戶，其開放的程度和內(nèi)容應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況而定；對數(shù)據(jù)采集和使用環(huán)節(jié)加強(qiáng)保密性教育；還要注意數(shù)字信息的長期保存問題；數(shù)字信息的安全問題等。

（三）客觀性與專業(yè)性原則。學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫的建立必須客觀公正地判斷每一個學(xué)生的特點(diǎn),并根據(jù)學(xué)生的實(shí)際情況錄入信息，不可有半點(diǎn)的主觀意識。在對學(xué)生進(jìn)行幫扶教育的同時，也應(yīng)該遵循客觀事實(shí)，不能戴著有色眼鏡去看待學(xué)生。特別對于心理有疾病的學(xué)生的判斷不僅要客觀更需要專業(yè)，應(yīng)該請教具有“心理咨詢師資格”的老師或者前往專門機(jī)構(gòu)進(jìn)行確診。

（四）動態(tài)性原則。學(xué)生群體是不斷發(fā)展變化的，即使同一個學(xué)生在不同的學(xué)習(xí)階段也會呈現(xiàn)出與以往不同的特質(zhì)，因此學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫的建立也要遵循動態(tài)連貫的原則：一方面及時地收集、整理學(xué)生的相關(guān)信息。另一方面要持續(xù)跟蹤記錄，建立定期和不定期更新檔案內(nèi)容的制度，使之始終處于一種動態(tài)連貫狀態(tài)，確保檔案內(nèi)容的及時性和準(zhǔn)確性。

四、高校學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的方法與策略

海量檔案信息的搜集、篩選、處理，加之大學(xué)生群體對這項(xiàng)工作的重要性和必要性缺乏了解，將導(dǎo)致學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫建立工作的難度加大，學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作任重而道遠(yuǎn)。

（一）健全學(xué)生檔案管理制度，強(qiáng)化檔案管理信息化意識。學(xué)生檔案管理是高校學(xué)生管理工作中不可缺少的一個環(huán)節(jié)，更是一項(xiàng)制度性很強(qiáng)的工作，學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)急需一套完整、嚴(yán)密、科學(xué)的建檔機(jī)制和管理機(jī)制，包括《學(xué)生檔案管理制度》《學(xué)生檔案保密規(guī)定》《學(xué)生歸檔細(xì)則》《學(xué)生檔案實(shí)時歸檔制度》等。在建立學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫的過程中，更要將各項(xiàng)檔案制度落實(shí)到具體的行動上來：首先，將學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫完善落實(shí)到責(zé)任人，并將工作完成情況納入年度考核，力求高效準(zhǔn)確地完成數(shù)據(jù)庫的基本建設(shè)。其次，新生入校教育時就學(xué)生檔案信息的錄入舉辦專門的培訓(xùn)與講座，加強(qiáng)宣傳教育，普及檔案知識，以確保準(zhǔn)確地錄入學(xué)生的基本信息和成長紀(jì)錄，提高檔案資料錄入時的規(guī)范性與準(zhǔn)確率。再次，高校學(xué)生檔案管理工作應(yīng)該突破思想的桎梏，意識到學(xué)生檔案管理工作不僅僅包含整理、存儲、歸檔、轉(zhuǎn)遞等基礎(chǔ)性管理工作，還應(yīng)該加強(qiáng)檔案利用等服務(wù)功能的建設(shè)，助力高校學(xué)生檔案管理工作的信息化、數(shù)據(jù)化發(fā)展進(jìn)程。

（二）加強(qiáng)學(xué)生檔案從業(yè)人員隊(duì)伍建設(shè)，建立專人管理制度。為保證高校學(xué)生檔案管理工作的水平、效率及質(zhì)量，需要加強(qiáng)學(xué)生檔案從業(yè)人員隊(duì)伍建設(shè)，建立專人管理制度。首先，從學(xué)生檔案工作的整個環(huán)節(jié)來看，檔案工作是一項(xiàng)集知識性與事務(wù)性為一體的綜合性工作，需要檔案從業(yè)人員具備較好的理論功底和綜合素質(zhì)。其次，學(xué)生檔案管理是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，需要工作人員不僅有認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，還應(yīng)具備科學(xué)、專業(yè)的工作方法，管理者在掌握學(xué)生檔案管理知識的同時，還需要掌握一定的數(shù)據(jù)處理知識。長期以來，學(xué)生檔案管理工作在高校的各項(xiàng)工作中越來越處于邊緣化的境地，對檔案工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)知，今后在檔案從業(yè)人員專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)及職稱評定等方面都應(yīng)該下功夫，對檔案從業(yè)人員還應(yīng)該加強(qiáng)專業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)知識、數(shù)據(jù)處理等方面的培訓(xùn)。

（三）整合資源，合力共建學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫。首先，需要學(xué)生本人、家長、老師和學(xué)校各方配合，共同完成學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫的建檔工作。在完成學(xué)生基本信息的錄入以后，通過數(shù)據(jù)分析出每類學(xué)生的共性，與任課老師、輔導(dǎo)員、家長等實(shí)現(xiàn)信息共享，根據(jù)每個學(xué)生的實(shí)際情況“量身定制”培養(yǎng)方案，實(shí)現(xiàn)“家校共育”，為學(xué)生的成長成才保駕護(hù)航。其次，需要各部門協(xié)調(diào)合作，共同完善學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫。各高校內(nèi)部應(yīng)該建立多渠道的溝通機(jī)制，力求完全掌握和把控大學(xué)生群體的情況與發(fā)展變化，使檔案的建立更全面、更具可靠性。但是目前大部分高校內(nèi)部的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制尚未健全，學(xué)生檔案管理部門與教務(wù)、心理咨詢、資助、學(xué)籍、網(wǎng)絡(luò)中心等部門工作業(yè)務(wù)聯(lián)系不緊密，檔案專兼職隊(duì)伍缺乏核心的專業(yè)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)，要改變部門之間“各自為政”的現(xiàn)狀，實(shí)現(xiàn)“勁往一處使”，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中匯總與全面利用，還有很長的一段路要走。

（四）完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，自主研發(fā)檔案管理系統(tǒng)與數(shù)據(jù)分析工具。學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)離不開各種信息化技術(shù)的支持與服務(wù)，但是在實(shí)際的學(xué)生檔案管理工作中，學(xué)生檔案管理的信息化設(shè)備和人才的配備方面明顯不足。首先，許多學(xué)校沒有單獨(dú)的學(xué)生檔案儲存室，更無從談及各種高端信息化設(shè)備的配備。其次，學(xué)生檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的進(jìn)程緩慢。檔案管理系統(tǒng)多為校外信息公司采購，不能很好地滿足學(xué)生檔案管理工作的實(shí)際需要；檔案信息化管理采用的設(shè)備儀器多為單機(jī)方式，致使檔案工作在很大程度上仍然依賴人工模式，儀器成了擺設(shè)。

五、結(jié)語

筆者分析認(rèn)為，在學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫的建立過程中，高校除了要加大對基礎(chǔ)設(shè)施的投入外，還應(yīng)該依托高?，F(xiàn)有的人才和技術(shù)優(yōu)勢，開發(fā)適應(yīng)學(xué)生管理工作的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，將學(xué)生檔案管理系統(tǒng)與分散獨(dú)立的學(xué)院各管理機(jī)構(gòu)（如學(xué)籍、資助、心理咨詢、教務(wù)、后勤等部門）的信息系統(tǒng)進(jìn)行無縫對接，確保信息資源的實(shí)時共享，并最終實(shí)現(xiàn)將各項(xiàng)數(shù)據(jù)以一種更直觀的形式（如數(shù)據(jù)分析圖、柱狀圖等）展示，以便快速掌握學(xué)生的全面情況，助力學(xué)生管理工作有序開展。目前，不少高校有“量身定制”的學(xué)生資助、獎學(xué)金申請、學(xué)生住宿管理等方面的信息管理系統(tǒng)。在高校學(xué)生檔案管理的信息化方面，我們也可以“摸著石頭過河”。