信息時(shí)代高校辦公室檔案管理工作創(chuàng)新途徑

文/荊州理工職業(yè)學(xué)院 楊穎

一、信息時(shí)代高校辦公室檔案管理工作存在的不足

（一）信息技術(shù)具有風(fēng)險(xiǎn)性。隨著時(shí)代的發(fā)展，高校辦公室檔案管理工作順應(yīng)科技進(jìn)步的潮流，一改以往傳統(tǒng)的整理模式，逐漸轉(zhuǎn)變了整理觀念與發(fā)展理念。但是，網(wǎng)絡(luò)具有風(fēng)險(xiǎn)性，信息技術(shù)的進(jìn)步在給高校辦公室檔案管理工作帶來便捷的同時(shí)，也增添了許多危險(xiǎn)，如網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊就可能導(dǎo)致信息的丟失與泄露。高校的檔案事關(guān)重大，重要文件的丟失將帶來一系列無法挽回的損失。

（二）信息化管理人員素質(zhì)不高。檔案管理人員是保障高校檔案管理工作科學(xué)有效進(jìn)行的基礎(chǔ)，但是信息技術(shù)的發(fā)展必然要求相關(guān)工作人員素質(zhì)不斷提高，檔案管理程序的自動(dòng)化與科學(xué)化不斷刺激著相關(guān)工作人員的進(jìn)步，但是現(xiàn)狀不容樂觀，缺少相應(yīng)的專業(yè)人士和集中有效的培訓(xùn)，文化軟實(shí)力必然會(huì)拖科技的后腿。還有一種客觀現(xiàn)實(shí)是目前的檔案管理人員大都兼職別的工作，不能專心致志進(jìn)行檔案管理，因此限制了信息技術(shù)在高校辦公室檔案管理工作中的合理使用。

（三）管理組織不健全。目前，大部分高校辦公室的檔案管理并沒有形成嚴(yán)密的體系，沒有獨(dú)立的管理組織系統(tǒng)，制度也不太健全或者現(xiàn)實(shí)，某些崗位的設(shè)立形同虛設(shè)，各部門之間缺少相應(yīng)的合作交流，導(dǎo)致檔案信息流失，卻找不到相關(guān)的負(fù)責(zé)部門，高校辦公室檔案管理工作的效率與質(zhì)量也逐步下降。

二、高校辦公室檔案管理工作創(chuàng)新的現(xiàn)實(shí)途徑

（一）創(chuàng)新檔案管理機(jī)制。創(chuàng)新檔案管理機(jī)制為高校辦公室檔案管理工作提供了發(fā)展道路與方向，使相關(guān)的工作有制度可依。完善的信息管理機(jī)制可以使檔案管理工作收到事半功倍的效果，各項(xiàng)步驟有序進(jìn)行，從材料初始化、搜集、整理、加工、歸類、入檔等都有一條龍的機(jī)制與體制，使管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化與專業(yè)化。我們必須掙脫傳統(tǒng)的藩籬，讓高校辦公室檔案管理機(jī)制真正具有實(shí)效性與現(xiàn)實(shí)性，不談空話，不做面子工程，只求檔案管理工作在時(shí)代信息技術(shù)進(jìn)步的基礎(chǔ)上更加科學(xué)與專業(yè)。例如：在收集檔案管理的機(jī)制上，我們可以控制好檔案歸納的源頭，那些不真實(shí)、不全面的檔案我們要打回去，不能在源頭上出問題。在檔案信息檢索技術(shù)上，我們要派專人進(jìn)行管理，防止信息的泄露，還要引進(jìn)計(jì)算機(jī)人才進(jìn)行系統(tǒng)安全維護(hù)，以求萬無一失。

（二）創(chuàng)新服務(wù)理念。第三產(chǎn)業(yè)正在崛起，檔案管理工作也應(yīng)從傳統(tǒng)死板的工作模式中脫離出來，隨時(shí)代發(fā)展探究出一條為人民服務(wù)的路徑。例如：我們可以通過多媒體運(yùn)營或者微信公眾號(hào)經(jīng)營來實(shí)現(xiàn)高校辦公室檔案管理工作的現(xiàn)代性，使其具有服務(wù)性。微信平臺(tái)是有助于管理與采集使用者信息與建議的合理途徑，也必將受到廣大使用者的歡迎。有什么新的消息或者政策改變等及時(shí)通知大家，方便快捷。先進(jìn)的服務(wù)理念會(huì)帶動(dòng)整個(gè)檔案管理工作的發(fā)展，為人民服務(wù)的高度與立場(chǎng)會(huì)使檔案管理工作不再那么生硬死板，會(huì)讓檔案管理工作者有更高的責(zé)任感與使命感，覺得自己進(jìn)行的是一項(xiàng)偉大的事業(yè)而不是簡單的重復(fù)。

（三）人才隊(duì)伍建設(shè)?？平膛d國，人才的建設(shè)與培養(yǎng)是高校辦公室檔案管理工作科學(xué)進(jìn)行的有力保障。高校辦公室檔案管理部門在招聘時(shí)，要招聘一些相關(guān)專業(yè)的高材生，這樣更有利于檔案管理工作的開展。在招進(jìn)專業(yè)工作人員之后，還要及時(shí)進(jìn)行定期的專業(yè)化培訓(xùn)，不斷更新自己的管理理念與管理技術(shù)。檔案管理工作者還要具有高度的工作積極性和工作熱情。興趣是最好的老師，在保障其具有高學(xué)歷、高技能的同時(shí)，還要選擇一些性格積極向上的工作人員來帶動(dòng)整個(gè)管理工作的活力。在對(duì)檔案管理工作者進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，一定要使之牢記管理工作者的必要規(guī)則，不能泄露檔案信息機(jī)密，時(shí)刻高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格要求自己，在提升專業(yè)素養(yǎng)的同時(shí)，要不斷提升精神素養(yǎng)。精神素養(yǎng)是支撐高校辦公室檔案管理工作者矢志不渝的動(dòng)力與營養(yǎng)，只要保持高度的熱情，才能把工作做到完美。保持高度熱情的前提是具有良好的部門文化，這就對(duì)人才的要求更加高了，對(duì)文化的要求更加細(xì)了，這都需要工作人員的不斷艱辛付出。時(shí)代進(jìn)步更新的不只是技術(shù)，還要傳承優(yōu)良的傳統(tǒng)美德，真正做到愛國敬業(yè)，誠信友善，這樣才能因小見大，為實(shí)現(xiàn)自己的人生價(jià)值添彩，從而為早日上實(shí)現(xiàn)中國夢(mèng)貢獻(xiàn)自己的力量。

三、結(jié)論

綜上所述，本文從三個(gè)方面闡述了現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展背景下高校辦公室檔案管理工作存在的問題，并針對(duì)性提出了解決措施，從管理機(jī)制、建設(shè)服務(wù)性工作、培養(yǎng)人才等方面展開論述，足以證明，高校檔案管理工作加入時(shí)代信息技術(shù)是其發(fā)展的必然趨勢(shì)，我們不能規(guī)避困難，而是要盡全力解決困難，這樣才能讓高校檔案管理工作具有時(shí)代生機(jī)與活力。