試析衛(wèi)生計生檔案管理

文/費縣衛(wèi)生和計劃生育局 高艷芝

國家衛(wèi)生計生工作的改革與進(jìn)步是提升民眾福利的重要工作。為更好地促進(jìn)我國衛(wèi)生健康事業(yè)發(fā)展，加強(qiáng)衛(wèi)生計生隊伍的治理能力，科學(xué)合理的檔案管理是其基本工作內(nèi)容之一。在檔案管理工作中，還存在困難和問題，需要政府及有關(guān)部門給予人力、財力和物力等綜合保障，采取相應(yīng)措施以充分發(fā)揮檔案促進(jìn)工作的功效。

一、優(yōu)化衛(wèi)生計生檔案管理工作的重要性

近年來，衛(wèi)生計生工作內(nèi)容更加豐富，更加龐大，采用傳統(tǒng)的檔案管理工作模式效率較低，易于出錯，不利于一線工作人員的日常工作所需。所以適當(dāng)采取檔案管理工作優(yōu)化措施，利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)科技手段可以更加快速便捷地收錄和整理大規(guī)模的檔案內(nèi)容，再通過數(shù)據(jù)庫和相關(guān)軟件的幫助實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的系統(tǒng)化和可視化，這便于衛(wèi)生計生部門展開工作，又便于社會各界及時了解衛(wèi)生計生的動態(tài)信息，從而實現(xiàn)政府與百姓的和諧溝通和矛盾削減，比如通過檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確與透明，工作人員可以更加順利地完成社會撫養(yǎng)費等衛(wèi)生計生費用征收，也可以便于工作人員對不同類型的社會群體進(jìn)行細(xì)致化的針對性管理。最終在不斷的摸索和改革過程中，檔案管理將會獲得理念和模式上的創(chuàng)新，以更加現(xiàn)代化的管理服務(wù)模式為衛(wèi)生計生部門提供優(yōu)良的后勤保障。

二、衛(wèi)生計生檔案管理常見問題

（一）檔案管理基本工作條件較為落后。我國正處于飛速發(fā)展階段，衛(wèi)生計生部門需要完成的任務(wù)要求也越來越多，但一些檔案管理工作部門的基本硬件配套設(shè)施并不足以滿足當(dāng)前快節(jié)奏的工作發(fā)展需求，整體硬件水平較為落后，與現(xiàn)在化檔案管理高效、全面、準(zhǔn)確的相關(guān)思想要求相違背。其具體表現(xiàn)在：第一，一些地區(qū)的衛(wèi)生計生部門受到當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展所限，并沒有獲得足夠的資金投入支持，無法及時更換先進(jìn)的工具設(shè)備，直接導(dǎo)致檔案管理工作不能快速滿足社會所需。第二。社會發(fā)展程度參差不齊，一些檔案管理部門系統(tǒng)更新較慢，缺少專門的硬件設(shè)備，此外并沒有根據(jù)當(dāng)?shù)貙嶋H情況制定針對性的軟件系統(tǒng)，工作人員不得不采取額外的整理歸檔工作，沒有精力對系統(tǒng)進(jìn)行及時的維護(hù)和調(diào)整。

（二）檔案管理基礎(chǔ)工作技術(shù)有待提高。管理技術(shù)的應(yīng)用是充分發(fā)揮檔案管理改革功效的核心內(nèi)容，利用計算機(jī)系統(tǒng)的現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)是滿足衛(wèi)生計生部門各項任務(wù)要求的重要依托。當(dāng)前檔案管理工作技術(shù)的不足主要體現(xiàn)在：第一，沒有徹底實現(xiàn)由紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)變。許多數(shù)據(jù)信息并沒有及時錄入計算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，無法充分發(fā)揮數(shù)字檔案的強(qiáng)大功能，缺少了信息化的支持，很大程度上阻礙了工作的有效性。第二，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)技術(shù)并沒有獲得科學(xué)充分的發(fā)揮。軟件系統(tǒng)技術(shù)不完善，不能完全保證檔案數(shù)據(jù)的安全性和準(zhǔn)確性等，相對于世界領(lǐng)先機(jī)構(gòu)，其軟件技術(shù)還有很多需要改進(jìn)和學(xué)習(xí)的方面。

（三）檔案管理基本工作系統(tǒng)比較滯澀。檔案管理工作系統(tǒng)的制定和建立是基于大量實踐經(jīng)驗基礎(chǔ)上而得出的，而由于我國發(fā)展起步較晚，工作系統(tǒng)并不是十分完善。具體表現(xiàn)在，工作人員在進(jìn)行數(shù)據(jù)檔案的收集整理、存檔歸檔過程中采用的工作方法各有特點，并不能形成統(tǒng)一的系統(tǒng)方案，使人員與人員、部門與部門之間溝通與交接出現(xiàn)阻礙，很容易在數(shù)據(jù)的傳遞過程中發(fā)生錯誤、遺漏等混亂現(xiàn)象。

（四）檔案管理基本人員組成水平較低。當(dāng)前時代背景下的衛(wèi)生計生檔案管理工作對人才的依賴程度偏高，然而受到歷史發(fā)展和專業(yè)教育等方面的影響，許多部門工作人員并不足以勝任當(dāng)前檔案管理改革所需。首先，缺少了對于先進(jìn)的管理理念和管理技術(shù)的掌握。其次，人員組成并沒有及時吸納了解計算機(jī)技術(shù)的新一代人才，人員組成相對老化，對計算機(jī)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)能力較為不足，抑制了檔案管理的工作發(fā)展。

三、提升檔案管理工作效果的針對性建議

（一）擴(kuò)大基礎(chǔ)設(shè)施投入。為了適應(yīng)當(dāng)前內(nèi)容豐富、工作量龐雜的檔案管理任務(wù)，及時解放勞動力負(fù)擔(dān)，有必要采取現(xiàn)代化的硬件工具設(shè)施幫助工作人員改進(jìn)工作模式，并通過科學(xué)的計算機(jī)軟件系統(tǒng)，可以快速地進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的收集和整理等工作，如此一來，既可以提升工作效率，又可以減少收錄過程中的錯誤以及儲存過程中的丟失。

（二）加強(qiáng)重視程度，提升技術(shù)培養(yǎng)。檔案管理不僅是衛(wèi)生計生部門重要的工作組成部分，又是保證其他工作有序進(jìn)行的先決條件。為了滿足社會需求，響應(yīng)國家衛(wèi)生健康委員會的號召，檔案管理人員需要提升自身思想境界，加強(qiáng)工作積極性，主動學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)和業(yè)務(wù)能力，相關(guān)衛(wèi)生計生單位也必須提升對檔案管理的認(rèn)知程度，抓緊技術(shù)的培養(yǎng)和傳遞工作，學(xué)習(xí)世界先進(jìn)的檔案管理技術(shù)并向內(nèi)部工作人員進(jìn)行傳授，可以定期開展培訓(xùn)課程或者交流會，使檔案管理人員更容易地接觸到科學(xué)的管理技術(shù)，由老員工向新員工傳遞工作經(jīng)驗，新員工向老員工教授計算機(jī)知識，以此提升檔案管理部門整體技術(shù)水平。

（三）優(yōu)化完善檔案管理工作系統(tǒng)。檔案管理工作系統(tǒng)是基于實際工作需求和部門的技術(shù)能力不斷調(diào)整優(yōu)化的，為了制定健全的檔案管理工作系統(tǒng)，首先需要科學(xué)地劃分檔案管理工作分工，制定合理的工作流程，為各部門各員工委派詳細(xì)的工作內(nèi)容，并創(chuàng)造溝通的橋梁，維持系統(tǒng)內(nèi)部信息傳遞的高效性。之后還應(yīng)建立工作監(jiān)督小組，對系統(tǒng)進(jìn)行及時把控，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，保證工作系統(tǒng)流暢穩(wěn)定地運行。

（四）提升管理人員綜合水平。專業(yè)化人才是促進(jìn)檔案管理發(fā)展的重要動力，為了滿足檔案管理復(fù)雜的工作任務(wù)要求，需要全面培養(yǎng)管理人員的綜合水平能力，這既包括檔案學(xué)基本能力，又包括計算機(jī)系統(tǒng)技術(shù)的應(yīng)用以及其他各類學(xué)科的涉獵，通過不斷地學(xué)習(xí)和實踐才能豐富管理人員內(nèi)涵，以人才為主要推動力，保證檔案管理工作真正為衛(wèi)生計生提供全面而準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持，推動我國醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的進(jìn)步。

四、結(jié)束語

綜上所述，做好衛(wèi)生計生檔案管理工作是維持衛(wèi)生計生部門整體穩(wěn)定運行的基本條件。采取現(xiàn)代化的檔案管理措施，豐富自身管理內(nèi)容，提升管理效果是政府部門急需完成的改革內(nèi)容。希望通過積極的優(yōu)化調(diào)整，可以進(jìn)一步提升衛(wèi)生計生工作水平，為廣大人民群眾謀取健康福利。