高校學(xué)生檔案管理存在的問題及發(fā)展方向研究

高校學(xué)生檔案管理工作是高等教育學(xué)生管理工作的重要組成部分，做好高校學(xué)生檔案管理工作，能有效促進(jìn)高校教育教學(xué)工作的發(fā)展，對高校學(xué)生的成長具有重要的意義。

一、高校學(xué)生檔案管理的意義

檔案是證明學(xué)生在校學(xué)習(xí)經(jīng)歷的有效證明，學(xué)生檔案包含高中學(xué)籍、大學(xué)所形成的檔案、獲獎表格、入團(tuán)入黨材料等。這些內(nèi)容記錄著學(xué)生個人成長進(jìn)步的經(jīng)歷。做好高校學(xué)生檔案管理工作是做好一切學(xué)生管理工作的基礎(chǔ)。

（一）做好高校學(xué)生檔案管理工作有利于提高學(xué)生的綜合素質(zhì)。素質(zhì)教育是當(dāng)今社會教育發(fā)展的主旨。作為提高學(xué)生素質(zhì)教育的依據(jù)，學(xué)生檔案管理是有說服力的證明之一。隨著我國檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化，學(xué)生的檔案管理功能不再是入學(xué)登記、體檢表格、學(xué)籍證明、獎懲記錄、黨團(tuán)材料、畢業(yè)登記等內(nèi)容。還包括學(xué)生在高校學(xué)習(xí)期間參加的社會實踐活動的經(jīng)歷、學(xué)生心理健康狀況以及選修專業(yè)、學(xué)習(xí)記錄、學(xué)生的特長等眾多內(nèi)容。這些生活學(xué)習(xí)經(jīng)歷是學(xué)生綜合素質(zhì)優(yōu)劣的體現(xiàn)。

（二）對教學(xué)效果的評價促進(jìn)教育教學(xué)發(fā)展。學(xué)生的學(xué)習(xí)成績是學(xué)校教育教學(xué)效果優(yōu)劣的最好體現(xiàn)，學(xué)生的學(xué)習(xí)成績都會記入檔案。這些都是對評價教育教學(xué)效果不可多得的材料。加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作，有利于高校教育教學(xué)效果的評估，促進(jìn)教育教學(xué)的發(fā)展。

二、高校檔案管理工作存在的問題

近年來，關(guān)于干部聘用、學(xué)生升學(xué)、當(dāng)兵、評職稱等，學(xué)歷和檔案造假的新聞經(jīng)常見諸于媒體，這些新聞的報道從另一個側(cè)面反映了我國檔案管理工作存在著巨大的漏洞和問題。目前，我國高校學(xué)生檔案管理同社會用人單位的檔案管理工作一樣，也不同程度存在著管理問題。

（一）檔案管理人員素質(zhì)不高，檔案管理意識淡薄。一些檔案管理人員素質(zhì)低下，缺乏基本的檔案管理意識，把檔案管理工作當(dāng)成一般事務(wù)性工作來做，還有的高校檔案管理工作由輔導(dǎo)員或者是系團(tuán)、黨委書記兼職，這些兼職的檔案管理人員由于其它工作事務(wù)繁忙，根本沒有時間顧及檔案管理工作，而且這些人當(dāng)中缺乏專業(yè)的檔案管理知識，人員流動性較大，容易造成檔案交接不全或遺失現(xiàn)象。

（二）高校檔案管理工作內(nèi)容陳舊，檔案信息缺乏。高校學(xué)生的檔案信息構(gòu)成相對簡單，一些學(xué)生在就業(yè)或需要查閱學(xué)生檔案時，學(xué)生檔案除證明為該校學(xué)生之外，基本上沒有更多的其它信息。這對高校學(xué)生人生發(fā)展是不利的。

（三）學(xué)生檔案意識不強(qiáng)。高校學(xué)生檔案意識淡薄，對自己的檔案抱著無所謂的態(tài)度，他們對檔案的形成、檔案自身的意義、檔案的標(biāo)準(zhǔn)等都不了解，這給檔案管理帶來了困惑。

三、提高高校學(xué)生檔案管理的策略

（一）做好檔案管理宣傳工作，增強(qiáng)檔案管理意識。檔案是一個人成長和發(fā)展的軌跡，加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳教育與普及，是提高公民檔案意識的重要手段。高校檔案宣傳管理工作可以在入學(xué)、課堂教育、社會實踐活動、畢業(yè)以及就業(yè)指導(dǎo)時向?qū)W生宣傳、講解檔案的基本知識、檔案的管理原則和有關(guān)檔案的法律法規(guī)知識。增強(qiáng)學(xué)生的檔案觀念和檔案意識。在教學(xué)、生活以及社會實踐中豐富和發(fā)展自己的檔案內(nèi)容，對自己未來人生發(fā)展負(fù)責(zé)。

（二）加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理行為?！稒n案法》等有關(guān)的檔案法律法規(guī)對我國檔案管理工作進(jìn)行了明文規(guī)定。為高校學(xué)生檔案管理工作指明了方向。從事高校學(xué)生檔案管理工作的同志一定要按照工作制度嚴(yán)格檔案管理工作。對所屬高校學(xué)生檔案的開發(fā)、利用、轉(zhuǎn)遞、寄存以及學(xué)生檔案教育等工作要做到規(guī)范和細(xì)化，保證高校學(xué)生檔案的連續(xù)性、完整性和安全性。

（三）加強(qiáng)工作協(xié)調(diào)，提高檔案管理成效。高校學(xué)生檔案管理工作具有一定的連續(xù)性，需要協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同完成。在相關(guān)檔案管理工作中，要明確協(xié)作單位及個人的工作職責(zé)，實行定期整理、階段歸檔、規(guī)范轉(zhuǎn)接，杜絕疏漏和臨時突擊工作等現(xiàn)象。進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理工作的動態(tài)性。

（四）運用信息技術(shù)拓展檔案服務(wù)。現(xiàn)代信息技術(shù)為高校檔案管理工作帶來了新的模式。電子檔案管理，正逐漸取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作。依托互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)高校學(xué)生檔案信息，只要打開網(wǎng)頁，就可以咨詢和查找有關(guān)學(xué)生的全部基本信息，高效快捷的電子信息技術(shù)為查詢?nèi)颂峁┝藘?yōu)質(zhì)快捷的服務(wù)，從而大大節(jié)約了時間，提升了工作效率。

四、結(jié)語

高校學(xué)生檔案管理工作是一項系統(tǒng)的管理工作。它需要國家、社會、高校、單位以及個人的關(guān)注和重視。檔案管理工作有它自己的特殊性，要做好高校學(xué)生的檔案管理工作，就必須根據(jù)社會發(fā)展變化以及學(xué)生成長的要求進(jìn)行不斷探究和創(chuàng)新，充實和豐富學(xué)生的檔案內(nèi)容，使高校學(xué)生檔案管理工作有更加廣闊的發(fā)展空間。