新時代航天企業(yè)辦公室信息化建設的探索與研究

辦公室是集綜合性、協(xié)調(diào)性和服務性為一體的綜合部門，是領導的參謀和助手，起著溝通上下、協(xié)調(diào)左右和聯(lián)絡內(nèi)外的樞紐作用。尤其是航天企業(yè)這樣的中央企業(yè)，辦公室的重要性更是顯而易見。隨著新時代信息化建設的高速發(fā)展，航天企業(yè)也越來越重視信息化方面工作，航天企業(yè)辦公室的信息化建設顯得尤為迫切，辦公室信息化的程度，直接關系到整個企業(yè)的信息化程度，辦公室信息化程度提高了，才能使辦公室業(yè)務更加高效運行，從而帶動整個企業(yè)的高效運營。辦公室信息化的建設對促進企業(yè)辦公室改革和發(fā)展，提高業(yè)務水平，加快辦公自動化建設，具有極為重要的意義。辦公室信息化是指在辦公室的管理和服務職能中運用現(xiàn)代信息技術，實現(xiàn)企業(yè)各結構和工作流程的優(yōu)化以及重組。辦公室的業(yè)務多而繁雜，融入信息化的管理可以大大提高處理事務的速度以及質(zhì)量，把人力從復雜的手工操作中解放出來，使人力資源得到充分利用。

一、信息化建設在辦公室業(yè)務中的應用

（一）信息化建設在文件管理方面的應用。傳統(tǒng)的文件管理工作主要是以紙作為媒介進行文件的收發(fā)、鑒定、歸檔、著錄、處置和保管。既浪費紙質(zhì)資源，又耗費辦事人員的時間、精力。隨著信息化的發(fā)展，文件的管理已經(jīng)逐步利用軟件和企業(yè)OA系統(tǒng)實現(xiàn)了信息化管理，但是在涉及文件的鑒定、轉(zhuǎn)發(fā)、領導會簽、部門流轉(zhuǎn)等工作時還是通過紙質(zhì)文件的傳遞來完成這項工作。這就受到了時間、辦公地點的限制，導致在某一個環(huán)節(jié)上，由于領導長時間不在公司或者辦事員沒有及時呈報給領導，而使文件流轉(zhuǎn)耗費很長時間，嚴重影響了文件流轉(zhuǎn)的效率，甚至影響年終文件的歸檔工作。文件管理的信息化建設可以有效地解決這類問題，將文件的鑒定、流轉(zhuǎn)、簽發(fā)等環(huán)節(jié)依托信息化手段進行操作，可以減少辦公室人員整理、分發(fā)、落實流轉(zhuǎn)情況、催還文件等一系列的工作?？梢杂行П苊庥捎陬I導辦公地點的變換而無法簽發(fā)文件的情況；縮短文件的傳閱時間，簡化文件的簽發(fā)手續(xù)，減少文件遺失的風險。若遇到緊急文件，得到領導授意的情況下，臨時性跳轉(zhuǎn)至承辦人先行辦理。文件管理的信息化建設還應該與其他信息化部門形成統(tǒng)一管理。例如文件的歸檔，若文件的收發(fā)和歸檔是兩個部門管理，使用同一軟件進行統(tǒng)一化管理就體現(xiàn)出較大優(yōu)勢，使文件的查閱、分發(fā)、歸檔、借閱等一系列工作有序化，簡化了手續(xù)，解放了勞動力。文件管理的信息化不應僅限于文件的電子版存儲，還應該建立本單位的電子文件管理系統(tǒng)，對電子文件的收集、存儲、利用、處置等一系列工作進行管控，達到統(tǒng)一化管理、安全保密、高效利用的目標。

（二）信息化建設在印章管理方面的應用。印章是企業(yè)經(jīng)營管理活動中行使職權、明確企業(yè)各種權利義務關系的重要憑證和工具。辦公室人員做好印章管理，是確保企業(yè)經(jīng)營管理安全和企業(yè)利益的有效途徑。所以印章的使用具有嚴格的審批手續(xù)，用印人員要經(jīng)過部門領導審批，企業(yè)相關領導審批，甚至總經(jīng)理審批，之后經(jīng)辦公室人員審查后，進行登記，方可用印。手續(xù)繁雜，而且有一個環(huán)節(jié)的領導不在，就導致用印滯后，增加了用印的難度。而印章管理的信息化，可以將這一系列的手續(xù)利用內(nèi)網(wǎng)，開發(fā)一套將用印申請、領導審批、登記集成于一體的軟件，此軟件可以自動生成用印登記薄，管理者可以利用此軟件掌握用印情況。節(jié)約了紙質(zhì)資源，省去了找領導審批這個過程的時間。生成的用印登記薄可以更好地提供查詢、審閱、備查等工作。

（三）信息化建設在會議管理方面的應用。會議管理也是辦公室重要業(yè)務之一，會議的有效有序進行才能保證企業(yè)科研生產(chǎn)業(yè)務順利開展?，F(xiàn)有的會議管理中申請會議、審批會議、資料上傳等已經(jīng)利用內(nèi)網(wǎng)平臺實現(xiàn)了信息化管理，但高效的會議管理還需要集成度高、步驟簡化的會議管理系統(tǒng)來實現(xiàn)。會議管理系統(tǒng)可以將會議的申請、辦公室審批、領導審批、上傳資料、安全保密、生成會議審批表、會議室設備檢查等流程集成起來，使會議管理系統(tǒng)更好地為辦事人員服務，使會議的管理更加清楚明確，有利于辦公室人員對整個會議全過程的管控，減少會議過程中造成的設備損壞、會議延誤等情況對下次會議造成的影響。

二、信息化建設面臨的問題與差距

（一）對信息化建設在辦公室業(yè)務中起到的作用認識不足。由于中央企業(yè)歷史悠久，本身的文化氛圍和體系制度導致業(yè)務員習慣沿襲以前的做法處理業(yè)務工作，信息化手段的使用對舊做法有一定程度的沖擊，導致業(yè)務員對信息化建設接受度不足，這是信息化建設中遇到的阻力之一。辦公室業(yè)務繁多復雜，可能在實際工作中，難免會某一件業(yè)務中的某一個環(huán)節(jié)舊做法優(yōu)于信息化手段，這樣導致業(yè)務員對信息化手段產(chǎn)生抵觸情緒。

（二）辦公室業(yè)務人員的信息化水平有待提高。央企辦公室業(yè)務人員存在資歷老、學歷相對較低的問題，導致在學習信息化建設的過程中，出現(xiàn)學得慢、效率低等問題，有可能耽誤業(yè)務工作，從而喪失對信息化建設的信心，導致信息化建設推進困難。

（三）對信息化管理的長期規(guī)劃不足。信息化建設需要一個長期的規(guī)劃，領導層重視的基礎上，做一個頂層規(guī)劃，才能使信息化建設長足有效地發(fā)展，并應用到辦公室業(yè)務中，從而真正提高辦公效率，把業(yè)務人員從繁雜的工作中解脫出來。但是目前，很多辦公室的信息化建設往往注重細節(jié)和具體業(yè)務，沒有提升到一定的高度去做頂層規(guī)劃，導致現(xiàn)有的信息化建設具有局限性。

三、信息化建設的幾點建議

（一）加強信息化管理，培養(yǎng)骨干隊伍。辦公室信息化建設不是一朝一夕的事情，也不是一兩個人的事情，而是一項長期的、系統(tǒng)的工程。要保證信息化管理的長效有序進行，需要領導的重視，需要培養(yǎng)一批精通業(yè)務，素質(zhì)高，協(xié)作能力強的高素質(zhì)人才，建立一支既精通辦公室業(yè)務，又熟悉信息化基本知識、能力強的骨干隊伍。信息化建設要求人員知識面廣、技術水平高，因此，加強對人才隊伍的培養(yǎng)是必不可少的。企業(yè)應該多舉辦信息化建設方面的培訓班，加強兄弟單位之間的溝通交流，借鑒好的管理辦法，開闊眼界和思路。辦公室人員之間應該加強交流，提高業(yè)務水平，這樣才能使信息化建設長遠發(fā)展下去。

（二）建立健全信息化相關制度，注重安全保密工作。要搞好辦公室信息化建設，必須堅持“求真務實”的工作作風，不搞“表面工程”，要辦實事，求實效。在領導重視、人才隊伍建設的基礎上，制定出相應的運行和維護等規(guī)章制度，明確各自的分工和職責，從管理上建立一個工作人員與信息化設備之間相互協(xié)同、相互約束的工作關系，使信息化系統(tǒng)更好地為工作服務，創(chuàng)造更高效的辦公環(huán)境。在信息化相關制度建立中，必須重點制定安全保密相關內(nèi)容，搞好安全保密工作，防止公司重要信息泄露。

（三）加強領導層對信息化建設的重視程度。信息化建設能否落實見效，關鍵在于是否具有強有力的組織領導和切實可行的具體措施。要加強信息化建設，首先要讓領導認識到中央企業(yè)信息化建設的重要性和必要性，要讓領導看到中央企業(yè)和社會企業(yè)在信息化建設方面的差距。

四、結語

辦公室的管理工作應該與時俱進、開拓創(chuàng)新，加強信息化管理必然能夠優(yōu)化辦公室的管理工作，使辦公室的工作上一個臺階。加強辦公室的信息化管理，帶動整個公司的信息化建設，不斷提高辦公室信息服務水平，切實發(fā)揮好辦公室綜合管理服務的職能，真正把為領導服務、員工服務、企業(yè)服務落到實處。