現(xiàn)代檔案管理中加強(qiáng)基礎(chǔ)工作的建議

文/淄博市第一醫(yī)院 王欣

科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展促進(jìn)了檔案管理工作的現(xiàn)代化，但是，當(dāng)前檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問(wèn)題降低了檔案調(diào)取和查閱的效率，因此，要正確認(rèn)識(shí)檔案管理基礎(chǔ)工作的作用，并尋找相應(yīng)對(duì)策來(lái)加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作，使之滿足現(xiàn)代檔案管理工作的新需求。

一、當(dāng)前檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理工作者專業(yè)素質(zhì)低。據(jù)調(diào)查，當(dāng)前一些單位的檔案管理工作者多為年齡較大的員工，這些員工對(duì)新知識(shí)的接受能力較差，缺乏信息技術(shù)知識(shí)和操作技能，無(wú)法正確理解并準(zhǔn)確應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理方法，這在一定程度上影響了檔案管理工作的順利開(kāi)展。另外，部分檔案管理工作者由于缺乏專業(yè)素養(yǎng)而忽視基礎(chǔ)工作的重要性也是影響該項(xiàng)工作順利開(kāi)展的一個(gè)重要原因，部分檔案管理人員對(duì)基礎(chǔ)工作的認(rèn)識(shí)不到位，埋怨基礎(chǔ)工作繁瑣復(fù)雜，以致在檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)應(yīng)付了事的現(xiàn)象。

（二）檔案分類不合理。檔案分類不合理主要體現(xiàn)在分類標(biāo)準(zhǔn)太過(guò)單一，有些單位在對(duì)檔案進(jìn)行分類管理時(shí)只是簡(jiǎn)單地依據(jù)時(shí)間先后順序進(jìn)行排序分類，忽視了檔案的具體內(nèi)容，這給日后的檔案檢索工作造成了很大的困難，大大降低了檔案調(diào)取查詢的效率。此外，檔案的不合理分類導(dǎo)致檔案管理工作混亂，缺乏規(guī)范操作，將給日后的檔案匯總工作帶來(lái)嚴(yán)重影響。

（三）檔案編號(hào)不健全。對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)處理是檔案管理工作的重要組成部分，但目前在部分單位的檔案管理工作中，管理人員還是按照傳統(tǒng)的管理辦法對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，使得很多新的檔案內(nèi)容無(wú)法錄入。另外，部分單位存在沒(méi)有設(shè)計(jì)目錄的檔案，這類檔案在內(nèi)容上沒(méi)有準(zhǔn)確定義，一旦丟失，便無(wú)從查找，對(duì)于已經(jīng)存在的內(nèi)容也無(wú)法順利排序。

二、如何加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作

（一）提高檔案管理工作者的專業(yè)素質(zhì)。單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理者的專業(yè)培訓(xùn)，強(qiáng)化工作人員的專業(yè)觀念，幫助檔案管理者清楚地認(rèn)識(shí)到檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性。在實(shí)際工作中，檔案管理者也要準(zhǔn)確規(guī)范地對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理和登記，做到分類有據(jù)、整理認(rèn)真和登記準(zhǔn)確。另外，除了專業(yè)素質(zhì)，足夠的耐心和高度的責(zé)任心對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作者也是十分重要的。檔案管理基礎(chǔ)工作十分繁瑣和復(fù)雜，很多檔案管理者由于缺乏耐心和責(zé)任心而對(duì)分內(nèi)的工作應(yīng)付了事，因此，單位要想加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作，還要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作人員責(zé)任心的培養(yǎng)，使其在進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)工作時(shí)能夠始終做到細(xì)心和耐心。

（二）加強(qiáng)檔案管理工作的整體性和系統(tǒng)性。對(duì)檔案進(jìn)行分類的標(biāo)準(zhǔn)并不統(tǒng)一，不同單位的檔案管理者應(yīng)該找到適合自身的檔案管理形式，對(duì)檔案進(jìn)行合理分類和準(zhǔn)確登記，完善檔案標(biāo)題關(guān)鍵詞的區(qū)分工作，有效提高檔案查找的準(zhǔn)確性和便捷性。另外，建立檔案的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)庫(kù)也是提高檔案檢索速度的有效途徑，一個(gè)包含檔案管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的信息庫(kù)是整個(gè)檔案管理工作系統(tǒng)高效運(yùn)行的有力保障。為了使檔案管理基礎(chǔ)工作不斷向現(xiàn)代化發(fā)展，單位需要積極引進(jìn)現(xiàn)代化的信息技術(shù)和管理方式，從整體上提高檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，在更高層工作標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)下，使檔案管理工作者可以充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，更加細(xì)致地對(duì)檔案信息進(jìn)行管理。

（三）建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)。如今，信息技術(shù)在檔案管理系統(tǒng)中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，絕大部分檔案信息已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字信息化，這就要求檔案管理者更充分地應(yīng)用先進(jìn)的科技手段，不斷健全信息管理系統(tǒng)，提高檔案信息檢索的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。要完善檔案管理信息系統(tǒng)，首先要對(duì)檔案信息進(jìn)行優(yōu)化分類，要求檔案管理者在計(jì)算機(jī)上仔細(xì)填寫(xiě)信息分類，并準(zhǔn)確設(shè)置檔案名稱中的關(guān)鍵詞，方便日后進(jìn)行檔案信息檢索。其次，在對(duì)檔案信息進(jìn)行分類時(shí)，要合理控制類別名稱的長(zhǎng)度，避免出現(xiàn)符號(hào)或生僻字眼，在設(shè)置檔案信息名稱中的關(guān)鍵詞時(shí)，要優(yōu)先選擇新入檔的信息以及利用率較高的信息，分清檔案信息的主次關(guān)系。最后，對(duì)于已經(jīng)丟失的檔案，要專門(mén)設(shè)置分類欄并標(biāo)明所屬部門(mén)及相關(guān)檔案名稱，方便日后查閱。綜上，建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)的主要目的是提高檔案信息檢索的時(shí)效性和準(zhǔn)確性，因此要保證信息處理系統(tǒng)處于不斷更新的狀態(tài)，并爭(zhēng)取檔案管理信息系統(tǒng)與現(xiàn)代技術(shù)同步升級(jí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理基礎(chǔ)工作的現(xiàn)代化。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案管理基礎(chǔ)工作是整個(gè)檔案管理任務(wù)順利完成的基本保障，沒(méi)有基礎(chǔ)工作現(xiàn)代化這一步驟，其他任何管理部分的現(xiàn)代化都是沒(méi)有意義的?；A(chǔ)工作中的分類、整理和登記都是在為后期的檔案查找和調(diào)取做鋪墊，因此，準(zhǔn)確、認(rèn)真地做好檔案管理基礎(chǔ)工作是十分必要的。單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)也要對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作提起高度重視，在管理之初做好準(zhǔn)備，才能方便后期的工作開(kāi)展。