檔案管理的現(xiàn)代化與規(guī)范化探討

文/深圳市鹽田區(qū)檔案館 羅韶香

為了更好地服務(wù)于社會(huì)，服務(wù)于大眾，檔案管理必須吸取社會(huì)上先進(jìn)的知識(shí)和技術(shù)，只有落實(shí)現(xiàn)代化、數(shù)字化、規(guī)范化和信息化這四個(gè)新時(shí)代的產(chǎn)物，并借以優(yōu)化檔案管理工作，提升信息資源的共享性和單位的高效性，是目前廣大檔案管理機(jī)構(gòu)的燃眉之急。

一、推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化與規(guī)范化的優(yōu)勢(shì)

（一）有效地為檔案管理工作減負(fù)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，推動(dòng)信息技術(shù)得以迅速發(fā)展，而作為新時(shí)代的“四化”早已被廣泛運(yùn)用到各個(gè)行業(yè)，如今各種辦公軟件的升級(jí)和完善，為檔案管理工作提供了很大的便利，減輕了檔案管理工作者的工作負(fù)擔(dān)。可以通過(guò)建立各自的服務(wù)平臺(tái)，比如網(wǎng)頁(yè)平臺(tái)、微信公眾號(hào)等，通過(guò)掃描儀，將一些書籍和文檔進(jìn)行數(shù)字化后錄入電腦，上傳至自己?jiǎn)挝坏木W(wǎng)站，進(jìn)行數(shù)字化保存，這樣既能有效克服傳統(tǒng)紙媒檔案管理，而且能夠防止因?yàn)楣芾砣藛T的過(guò)失導(dǎo)致重要文獻(xiàn)的損壞，最重要的是可以讓檔案管理部門的文獻(xiàn)及書籍等在儲(chǔ)存、管理、借閱、共享時(shí)更加方便。

（二）提高檔案管理工作者的工作效率。切實(shí)推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化、規(guī)范化和信息化管理，給予先進(jìn)的技術(shù)支持和良好的發(fā)展環(huán)境，優(yōu)化檔案管理工作者的效率?？梢酝ㄟ^(guò)升級(jí)檔案館的軟硬件管理系統(tǒng)，建立新的信息管理工作模式，這樣不僅能夠提升檔案管理的科學(xué)性，還能夠推進(jìn)檔案管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部信息資源的共享，在相關(guān)法律法規(guī)的允許范圍內(nèi)，通過(guò)創(chuàng)立和創(chuàng)辦相關(guān)的信息網(wǎng)站，實(shí)行相關(guān)信息的共享，讓其所在的企事業(yè)單位內(nèi)部的工作人員能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)時(shí)信息交換與資源共享，不僅能夠提高檔案管理工作者的工作效率，還能促進(jìn)企業(yè)工作人員的工作熱情，提升工作效率。

（三）推動(dòng)企事業(yè)單位檔案管理的持續(xù)性發(fā)展。在現(xiàn)代信息社會(huì)，規(guī)范的現(xiàn)代化、信息化建設(shè)是展現(xiàn)事業(yè)單位整體管理水平和服務(wù)職能的重要方面。檔案信息資源是新時(shí)期事業(yè)單位實(shí)施公共決策、開(kāi)展公共服務(wù)的重要參考素材。積極創(chuàng)新管理方式方法，深入應(yīng)用數(shù)字化、信息化技術(shù)手段，大力推進(jìn)檔案信息化管理工作，有利于促進(jìn)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，為社會(huì)公共事業(yè)的規(guī)劃和進(jìn)步做好準(zhǔn)備。

二、檔案現(xiàn)代化、規(guī)范化管理存在的問(wèn)題

（一）缺乏對(duì)檔案管理現(xiàn)代化、規(guī)范化的重視。在過(guò)去的檔案管理過(guò)程中，企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理這一塊缺乏創(chuàng)新管理意識(shí)，認(rèn)為檔案管理不怎么重要，或者缺少合理有效的統(tǒng)籌管理，單純地認(rèn)為檔案管理只是對(duì)公司人員的檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的管理就夠了，對(duì)于檔案的管理只是在走走過(guò)場(chǎng)而已。而隨著信息化社會(huì)的不斷發(fā)展，過(guò)去的這種管理意識(shí)和方法已經(jīng)很難跟上社會(huì)的發(fā)展，可能導(dǎo)致檔案丟失、信息不全等情況發(fā)生。

（二）檔案管理的內(nèi)部人員良莠不齊。在過(guò)去，我國(guó)教育系統(tǒng)不完善，并沒(méi)有涉及檔案管理這個(gè)專業(yè)，因此如今有60%的檔案管理人員不是專業(yè)的檔案管理專業(yè)人才，他們并沒(méi)有受過(guò)相關(guān)的教育，缺乏系統(tǒng)的檔案管理學(xué)知識(shí)和現(xiàn)代化、規(guī)范化的思想以及理念，更是對(duì)檔案的現(xiàn)代化、規(guī)范化管理不熟悉，也沒(méi)有多少數(shù)據(jù)處理的技術(shù)，因此管理常常不到位，無(wú)法完成復(fù)雜的現(xiàn)在化、規(guī)范化管理的研究工作。

（三）檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)用程度低。雖然如今很多企事業(yè)單位配備了計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等用于檔案管理的設(shè)備，而且更新和換代了辦公系統(tǒng)和設(shè)備，完善了各種用于檔案管理的軟硬件。但還是有一些基層企事業(yè)單位仍然采用人工檢索的方式，并且把一些現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)、設(shè)備等放置一旁，總是存在一些檔案信息更新不及時(shí)、不能規(guī)范化處理一些該在網(wǎng)絡(luò)共享的信息資源。

三、提高企事業(yè)單位的檔案現(xiàn)代化管理水平

應(yīng)當(dāng)加大對(duì)現(xiàn)代化檔案信息管理設(shè)備的應(yīng)用力度，將檔案管理的模式進(jìn)行系統(tǒng)化、規(guī)范化，應(yīng)當(dāng)綜合考慮平衡好多種不確定因素，從而提升企事業(yè)單位的檔案管理水準(zhǔn)。

（一）完善制度，實(shí)行規(guī)范化管理。首先應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格根據(jù)《檔案法》和相關(guān)檔案的管理?xiàng)l例，并結(jié)合本單位的實(shí)際情況，健全完整的管理制度，實(shí)行規(guī)范化的管理，靈活設(shè)計(jì)一些考核檔案管理工作的考核方法，嚴(yán)格按照法律法規(guī)辦事，同時(shí)建立企事業(yè)單位的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，充分利用公開(kāi)管理的模式，接受企事業(yè)內(nèi)部員工的監(jiān)督，而且要在檔案管理部門積極開(kāi)展一些學(xué)習(xí)論壇來(lái)提升檔案管理人員的管理水平。

（二）配備相應(yīng)的設(shè)備，提高管理工作的效率。為了能夠有效提高企事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化、規(guī)范化的管理，必須要配備專門的檔案管理設(shè)備，如積極對(duì)計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀進(jìn)行更新?lián)Q代以及維護(hù)，將檔案管理的系統(tǒng)更新成智能化的檔案管理系統(tǒng)，并且堅(jiān)持將所有的檔案文件在至少兩臺(tái)電腦中進(jìn)行備份，以保證檔案的安全性。建立相應(yīng)的服務(wù)性網(wǎng)站，并且給其配備在線瀏覽、檢索、查詢、歸檔、在線下載等功能，并時(shí)常更新檔案數(shù)據(jù)，充分維護(hù)檔案信息資源庫(kù)，提高檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，讓其更好地為企事業(yè)單位的決策、工作考核等服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案管理現(xiàn)代化、規(guī)范化就是要及時(shí)將企事業(yè)單位平時(shí)經(jīng)營(yíng)所涉及的各種文字、圖紙、音像等文件信息及時(shí)以數(shù)字化信息進(jìn)行儲(chǔ)存，并且通過(guò)網(wǎng)站、微信公眾號(hào)等網(wǎng)絡(luò)工具進(jìn)行有效利用和共享，為企事業(yè)單位提供更為便捷、生動(dòng)的檔案信息服務(wù)。