檔案保護(hù)體系構(gòu)建的探索

文/江西省核工業(yè)地質(zhì)局檔案館 胡珺珺

檔案作為一種信息的載體，在當(dāng)今社會(huì)有著極其重要的作用，檔案保護(hù)是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)和條件。這就要求檔案工作人員采取科學(xué)的保護(hù)措施，減少檔案材料的損壞速度，最大限度延長(zhǎng)檔案使用壽命。只有及時(shí)有效地保護(hù)好各類檔案，才能更好地為本單位及社會(huì)提供利用，才能充分發(fā)揮檔案的真正作用。

一、檔案保護(hù)工作存在的問(wèn)題

（一）開展檔案保護(hù)工作的緊迫感不強(qiáng)。在實(shí)際工作中，人們更為重視檔案是否丟失、損毀、失泄密，而忽視檔案隨著時(shí)間延長(zhǎng)而形成的不可逆的損害，對(duì)檔案保存現(xiàn)狀的調(diào)查，確定損害程度，從而采取保護(hù)措施的研究和實(shí)踐不足；開展保護(hù)工作前期需要鑒定、調(diào)查摸底等，工作量大，耗費(fèi)時(shí)間人力物力多，增加了工作難度，也使人們望而卻步。

（二）大量重要檔案亟待保護(hù)。新中國(guó)成立以來(lái)，各項(xiàng)事業(yè)蓬勃發(fā)展，隨之也產(chǎn)生了大量的檔案資料，檔案在保管過(guò)程中，因制成材料、字跡材料、時(shí)間、保管條件、使用損耗等多種因素導(dǎo)致出現(xiàn)了不同程度的破損，其中有些檔案非常重要而且是孤本，若不能及時(shí)加以保護(hù)，將造成不可挽回的損失。

（三）檔案保護(hù)的人才儲(chǔ)備不夠。檔案保護(hù)技術(shù)性人才的缺乏是我國(guó)在檔案系統(tǒng)修復(fù)中存在的嚴(yán)重問(wèn)題之一，對(duì)于檔案搶救和修復(fù)工作的有序開展帶來(lái)了不利的影響。我國(guó)大多數(shù)從事檔案工作的人員都非檔案專業(yè)出身，不具備系統(tǒng)的、專業(yè)的檔案管理知識(shí)，缺乏專門的檔案保護(hù)能力。在從事檔案工作后，又缺乏檔案保護(hù)方面的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。部分檔案管理者在對(duì)檔案進(jìn)行修復(fù)中，采用了不當(dāng)?shù)男迯?fù)手段，甚至對(duì)檔案造成了二次傷害。檔案行政管理部門在組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)時(shí)，多數(shù)注重檔案的整理歸檔方面的培訓(xùn)，檔案保護(hù)方面的培訓(xùn)少之又少。另外，檔案保護(hù)也很少能作為一項(xiàng)專門工作由專人負(fù)責(zé)實(shí)施。

（四）檔案保護(hù)的經(jīng)費(fèi)投入不足。檔案保護(hù)需要大量的經(jīng)費(fèi)投入，從檔案館（室）的基礎(chǔ)建設(shè)到保管場(chǎng)所的設(shè)施設(shè)備，從檔案修復(fù)材料設(shè)備到檔案數(shù)字化軟硬件投入都需要大量的經(jīng)費(fèi)。檔案館（室）不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，特別是檔案保護(hù)這項(xiàng)工作，耗時(shí)耗錢，卻見效慢，導(dǎo)致很多單位不愿投入大量經(jīng)費(fèi)到檔案保護(hù)中去。

二、檔案保護(hù)體系的構(gòu)建

檔案保護(hù)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，貫穿于檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，筆者認(rèn)為可以將檔案保護(hù)分成三個(gè)階段，從而形成一套完整的檔案保護(hù)體系。

（一）預(yù)防保護(hù)階段?！耙苑罏橹鳎乐谓Y(jié)合”是檔案保護(hù)工作的基本原則。其中，“防”的目的是防止或減少外界不利環(huán)境條件對(duì)檔案制成材料的破壞，保證檔案完好無(wú)損。一是檔案館建設(shè)的要求。檔案保護(hù)的預(yù)防是從檔案館建設(shè)設(shè)計(jì)這個(gè)階段開始的，檔案館的建設(shè)必須符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》等相關(guān)要求，包括檔案館的耐火等級(jí)、抗震等級(jí)，檔案館址的選擇和總平面的布置，建筑設(shè)計(jì)、檔案庫(kù)房、檔案業(yè)務(wù)和技術(shù)用房、檔案防護(hù)（檔案外圍結(jié)構(gòu)的保溫、隔熱；溫濕度要求；防潮、防水、防光；防塵、防污染、防有害生物和防盜等）、防火設(shè)計(jì)、建筑設(shè)備等方面都有明確的要求。二是檔案裝具方面的要求。檔案裝具是指檔案館（室）存放并保護(hù)檔案的裝置或容器，包括檔案密集架、防磁柜、檔案盒的制成材料都有要求。三是庫(kù)房日常管理要求。要求庫(kù)房溫濕度控制符合國(guó)家規(guī)定范圍，庫(kù)房需配備空調(diào)、除濕機(jī)、消毒柜、防盜防火報(bào)警系統(tǒng)等，庫(kù)房應(yīng)定期更換防蟲藥物，定期打掃衛(wèi)生等。

（二）治理性保護(hù)階段。對(duì)已經(jīng)受到損害的檔案，需要采取搶救和修復(fù)措施，各個(gè)檔案管理部門可以根據(jù)檔案的重要程度和破損程度選擇檔案修復(fù)的優(yōu)先順序。常用的修復(fù)手段就是修裱法。修裱是指使用黏合劑把選定的紙張修補(bǔ)或托裱在已破損的檔案上，以恢復(fù)或增強(qiáng)其強(qiáng)度和耐久性的技術(shù)，修裱工作要絕對(duì)尊重檔案原件的面貌?！稒n案修裱技術(shù)規(guī)范》規(guī)定了修裱基本原則、質(zhì)量要求、工具設(shè)備環(huán)境要求和操作程序，特別是對(duì)于手工修裱的工序、修裱材料和黏合劑的質(zhì)量、修裱的技術(shù)及其效果、修裱室的環(huán)境條件都做了明確、詳細(xì)的規(guī)定。《紙質(zhì)檔案搶救與修復(fù)規(guī)范》為檔案搶救與修復(fù)系列規(guī)范，分別在紙質(zhì)檔案破損等級(jí)劃分、保存現(xiàn)狀調(diào)查、修復(fù)質(zhì)量規(guī)定及搶救修復(fù)具體操作等方面進(jìn)一步完善了檔案修復(fù)標(biāo)準(zhǔn)。檔案修復(fù)人員都應(yīng)參照以上規(guī)定，再結(jié)合實(shí)際情況開展檔案修復(fù)工作。

（三）再生性保護(hù)階段。為延長(zhǎng)檔案壽命，可以將檔案信息從一種載體轉(zhuǎn)移到另一種載體上進(jìn)行保存。常用的技術(shù)手段就是紙質(zhì)檔案數(shù)字化，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，數(shù)字化實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)記錄工具的集合，數(shù)字形態(tài)的檔案能更為方便、快捷地實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程管理和利用。數(shù)字檔案信息的長(zhǎng)期可讀性、憑證性和安全保障體系也成為檔案保護(hù)的重要內(nèi)容。

三、幾點(diǎn)建議

（一）提高檔案保護(hù)意識(shí)。一是提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的保護(hù)意識(shí)。切實(shí)重視檔案安全管理工作，在檔案保護(hù)方面提供人力、物力、財(cái)力保障。將檔案保護(hù)作為檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，納入檔案人員的業(yè)績(jī)考核內(nèi)容。二是提高檔案工作人員對(duì)檔案的保護(hù)意識(shí)。增強(qiáng)檔案工作人員的責(zé)任意識(shí)、保密意識(shí)、安全意識(shí)，充分利用現(xiàn)代技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的保護(hù)，提高檔案工作人員的管理能力。三是提高社會(huì)公眾對(duì)實(shí)體檔案的保護(hù)意識(shí)。加強(qiáng)檔案工作的宣傳度，檔案是人民在社會(huì)實(shí)踐中產(chǎn)生的原始記錄。檔案的保護(hù)不僅是將資料轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案之后的保護(hù)，而應(yīng)是全過(guò)程的保護(hù)，從檔案形成前、形成時(shí)到形成后的前端、中端、末端的保護(hù)控制。這就需要人民群眾增強(qiáng)對(duì)檔案的保護(hù)意識(shí)，在日常的行為活動(dòng)中，對(duì)即將形成檔案的資料做好前端的質(zhì)量控制，在檔案整理過(guò)程中，要確保檔案的整理達(dá)到安全保護(hù)的要求，檔案形成后的利用過(guò)程也應(yīng)注意保護(hù)檔案的完好無(wú)缺失，全過(guò)程全方位對(duì)檔案進(jìn)行保護(hù)。

（二）提高檔案管理人員的檔案修復(fù)能力。搶救和保護(hù)檔案是檔案工作者的重要職責(zé)之一，是一項(xiàng)長(zhǎng)期、艱巨、功在當(dāng)代、利在千秋的任務(wù)。但是，由于經(jīng)費(fèi)不足、重視程度不夠等多方面的原因，使得部分檔案部門缺乏專業(yè)修復(fù)設(shè)備，檔案人員的專業(yè)修復(fù)知識(shí)也非常匱乏，檔案修復(fù)能力遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法滿足日常修復(fù)工作，檔案管理部門應(yīng)該定期開展檔案修復(fù)專業(yè)知識(shí)的相關(guān)培訓(xùn)，提高基層檔案人員的檔案修復(fù)水平。

（三）加快檔案信息化進(jìn)程。國(guó)家檔案局提出了逐步實(shí)現(xiàn)“存量檔案數(shù)字化，增量檔案電子化”的信息化戰(zhàn)略，全國(guó)各地、各行各業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)正如火如荼地進(jìn)行著，檔案數(shù)字化建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急也是必然趨勢(shì)。即使暫時(shí)沒(méi)有發(fā)生破損的檔案，也應(yīng)該納入數(shù)字化的工作計(jì)劃中。在檔案未發(fā)生破損之前完成數(shù)字化掃描才能保證數(shù)字化檔案的質(zhì)量，從而保障檔案的完整、準(zhǔn)確與安全。