數(shù)字化檔案在檔案管理工作中的作用

文/山西省地震局 和煒

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)檔案管理工作的信息化程度逐漸增強(qiáng)，各單位也逐漸利用數(shù)字化管理方式來(lái)提高自身檔案管理工作的規(guī)范性。各單位應(yīng)當(dāng)跟隨時(shí)代發(fā)展的腳步，努力學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)來(lái)改善自身管理模式，增強(qiáng)資源的開(kāi)放性以及信息管理效率，進(jìn)而促進(jìn)單位的快速、穩(wěn)定發(fā)展。

一、目前我局檔案管理工作現(xiàn)狀

我局檔案室于2017年開(kāi)展了數(shù)字化文書檔案的前期鑒定工作，同時(shí)還邀請(qǐng)了省檔案局對(duì)我局進(jìn)行實(shí)際考察，詳細(xì)鑒定我局自1967年至2000年的文書檔案，省檔案局在鑒定工作結(jié)束之后對(duì)我局的檔案管理工作提出了幾點(diǎn)建議，希望我局不斷完善檔案管理工作，提高檔案管理的先進(jìn)性、科學(xué)性，進(jìn)而促進(jìn)我局檔案工作健康發(fā)展。

省檔案局要求我局應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照《文書檔案歸檔范圍和保管期限規(guī)定》進(jìn)行檔案管理，規(guī)范做好文書檔案的鑒定以及解密工作，要將60年代檔案保管期限為長(zhǎng)期和短期的案卷調(diào)整為永久卷，以解決我局60年代文書檔案嚴(yán)重短缺的問(wèn)題。我局還應(yīng)當(dāng)將近30年來(lái)的3020卷17萬(wàn)頁(yè)的文書檔案按照檔案年限以及保管期限進(jìn)行細(xì)致翻閱、了解以及鑒定，同時(shí)還要重新對(duì)文書檔案進(jìn)行分類整理以及排序，這樣才能解決好文書檔案排序不合理以及放置較為混亂的問(wèn)題。我局在這次審查過(guò)程中還對(duì)涉密文件進(jìn)行了重新篩選和登記，保證了檔案管理的安全性和保密性。只有將文書檔案良好整理、管理、鑒定才能實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，降低保存成本以及時(shí)間損耗，同時(shí)還能提高檔案審查以及管理工作的效率，促進(jìn)檔案管理工作正常進(jìn)行。

二、數(shù)字化檔案在檔案管理工作中的作用

數(shù)字化檔案管理工作可以使單位的檔案管理工作更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，有效提高工作效率，同時(shí)還能節(jié)省單位資源，降低運(yùn)行成本。因此各單位應(yīng)當(dāng)不斷提高對(duì)數(shù)字化檔案管理方式的重視，逐步學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，提高自身的管理水平。

（一）促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化進(jìn)行。數(shù)字化檔案管理工作可以幫助單位建立一個(gè)完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案信息轉(zhuǎn)換成電子格式還能提高檔案查詢和管理效率。電子化檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)并非只能存儲(chǔ)電子檔案，還可以實(shí)現(xiàn)電子檔案的規(guī)范化管理，幫助單位構(gòu)建專業(yè)的信息化電子檔案管理系統(tǒng)，使各個(gè)部門的工作人員都可以及時(shí)查看以及更新檔案信息。這種檔案管理方式可以克服傳統(tǒng)存儲(chǔ)模式存儲(chǔ)性較差以及查閱速度慢的缺點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)資源整合及共享，提高數(shù)字化檔案管理的效能。

（二）有效提高檔案管理工作的效率。隨著我國(guó)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)逐漸步入信息化時(shí)代，這就要求各單位應(yīng)當(dāng)跟隨時(shí)代發(fā)展的腳步，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息技術(shù)來(lái)完善自身管理方式。數(shù)字化檔案是將計(jì)算機(jī)作為傳播的載體，同時(shí)還能存儲(chǔ)大量信息進(jìn)行信息管理。由于人工整理方式速度較慢而且容易出現(xiàn)差錯(cuò)，會(huì)浪費(fèi)大量的工作時(shí)間，同時(shí)還會(huì)影響管理工作的質(zhì)量。應(yīng)用數(shù)字化檔案管理方式可以加快工作人員管理以及分類的速度，有效縮短工作人員的整理進(jìn)程，提高檔案信息整理效率。

（三）降低企業(yè)檔案管理成本。數(shù)字化的檔案信息管理可以有效節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間，同時(shí)還能減少人工審查過(guò)程對(duì)檔案資料的破壞，降低單位的運(yùn)行成本。數(shù)字化檔案管理技術(shù)可以將檔案存儲(chǔ)在硬盤中，管理工作者僅通過(guò)計(jì)算機(jī)就可以完成檔案管理與維護(hù)，而傳統(tǒng)的檔案管理方式還會(huì)出現(xiàn)紙質(zhì)資料受潮或者被蟲蛀的情況，因此需要耗費(fèi)大量的人力資源進(jìn)行檔案管理以及修復(fù)。而數(shù)字化檔案管理方式可以進(jìn)行無(wú)限期的資源使用，同時(shí)不用擔(dān)心數(shù)據(jù)信息的損壞，極大程度地保護(hù)了檔案的安全。

三、促進(jìn)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的策略

檔案數(shù)字化管理是檔案管理工作的重要部分，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案可以有效提高在線搜索速度，同時(shí)還能方便管理人員或者其他員工實(shí)時(shí)查找個(gè)人檔案，極大增強(qiáng)了檔案搜索過(guò)程的高效性。因此我局應(yīng)當(dāng)不斷學(xué)習(xí)其他省局?jǐn)?shù)字化檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)以及做法，促進(jìn)我局檔案管理工作質(zhì)量提高。

（一）選擇外包公司進(jìn)行檔案數(shù)字化掃描。我局可以采用招標(biāo)投標(biāo)的方式選擇外包公司進(jìn)行數(shù)字化掃描工作，優(yōu)先選擇省檔案局推薦的以及工作信譽(yù)高的企業(yè)，同時(shí)還要保證外包公司具有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)以及熟練的掃描技術(shù)。我局應(yīng)當(dāng)保證檔案掃描工作的安全性以及保密性，使掃描公司可以嚴(yán)格按照保密工作的要求進(jìn)行工作，同時(shí)還要遵守國(guó)家紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)以及安全保密工作規(guī)范。通過(guò)這種方式可以有效縮短檔案掃描時(shí)間，同時(shí)還能提高檔案掃描過(guò)程的安全性以及準(zhǔn)確性，促進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作的正常進(jìn)行。

（二）改善工作環(huán)境。由于文書檔案審查工作歷時(shí)比較長(zhǎng)，涉及到的工作人員以及檔案卷宗也比較多，這就需要一個(gè)較大的辦公場(chǎng)地進(jìn)行檔案審查。部分檔案資料保留時(shí)間較長(zhǎng)，檔案出現(xiàn)了老化、發(fā)黃、變脆的情況，為了減少管理以及審查工作對(duì)檔案造成的影響，我局也應(yīng)當(dāng)配備專業(yè)的管理以及修復(fù)設(shè)備，同時(shí)提供較大的辦公場(chǎng)地進(jìn)行檔案的數(shù)字化掃描，這樣才能提高檔案管理的安全性。工作人員在進(jìn)行檔案管理以及審查時(shí)要注意保護(hù)檔案，減少對(duì)檔案的磨損以及損耗，同時(shí)管理人員應(yīng)當(dāng)實(shí)時(shí)監(jiān)督工作人員的工作過(guò)程，指導(dǎo)工作人員如何在保護(hù)好檔案的同時(shí)進(jìn)行檔案管理，盡可能減少人為因素對(duì)掃描工作的影響。

（三）成立檔案質(zhì)量控制小組。我局應(yīng)當(dāng)成立專門的檔案質(zhì)量控制小組，明確檔案管理工作各環(huán)節(jié)的責(zé)任人，負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)定期或者不定時(shí)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和審查，保證檔案管理過(guò)程的安全性、規(guī)范性。同時(shí)安全責(zé)任人在每次檢查之后還應(yīng)當(dāng)將交接表以及項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上交，交給相應(yīng)的部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審查，確保各個(gè)環(huán)節(jié)都能嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行。檔案質(zhì)量審查的各個(gè)工作環(huán)節(jié)都應(yīng)當(dāng)有專門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行簽字交接，做到各個(gè)工作環(huán)節(jié)的完美銜接。在做完一批檔案審查管理工作之后應(yīng)當(dāng)立即對(duì)成果進(jìn)行審查，針對(duì)審查過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)改正，不能等到積累過(guò)多的審查資料時(shí)再進(jìn)行統(tǒng)一審批，這樣容易造成審查工作出現(xiàn)錯(cuò)亂，同時(shí)還會(huì)降低審查效率，不利于成果質(zhì)量驗(yàn)收工作的正常進(jìn)行。確保檔案審查項(xiàng)目質(zhì)量合格之后，再將檔案資料上交或者保存，這樣才能保證數(shù)字化檔案管理工作的質(zhì)量。

（四）提高成果運(yùn)用效率。我局可以在檔案掃描工作完成之后建立專門的文書檔案信息庫(kù)，同時(shí)加強(qiáng)各部門之間的溝通和合作，將文書檔案信息庫(kù)同網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)連接，使每位員工都可以利用檔案管理系統(tǒng)查詢相關(guān)信息。檔案管理系統(tǒng)可以使員工不受工作時(shí)間以及工作地點(diǎn)的限制，實(shí)時(shí)查詢檔案信息以及瀏覽檔案原文，這樣可以有效提高員工的工作效率以及檔案管理的質(zhì)量，增強(qiáng)了檔案的利用效率，進(jìn)而促進(jìn)單位健康發(fā)展。員工還可以針對(duì)當(dāng)前系統(tǒng)存在的問(wèn)題提出相應(yīng)的解決策略，這樣可以方便工作人員及時(shí)改善系統(tǒng)運(yùn)行方式，保證檔案查詢工作正常進(jìn)行。

四、總結(jié)

在當(dāng)前信息技術(shù)飛速發(fā)展的環(huán)境下，各單位必須進(jìn)行數(shù)字化檔案管理才能跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，逐漸提高行業(yè)地位以及行業(yè)影響力。目前我國(guó)檔案管理工作越來(lái)越傾向于數(shù)字化、信息化，這就對(duì)我局的檔案管理工作提出了較高要求。我局應(yīng)當(dāng)利用信息技術(shù)來(lái)提高檔案管理效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)自身的健康、快速、穩(wěn)定發(fā)展。