辦公室秘書溝通協(xié)調(diào)工作技巧及要點(diǎn)探究

文/中國石油集團(tuán)公司青海油田分公司 覃偉偉 曹秀琴

辦公室秘書是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與員工溝通交流的橋梁，在上級領(lǐng)導(dǎo)與其他部門工作的完成和與其他企業(yè)合作中起到了不可替代的作用。辦公室秘書的工作內(nèi)容比較多，想要保證各項(xiàng)工作的有序開展，則需要辦公室秘書具有較高的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，同時(shí)還需要具備溝通技巧，才能實(shí)現(xiàn)對各方面工作的協(xié)調(diào)，促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。基于此，本文對辦公室秘書溝通協(xié)調(diào)工作技巧及要點(diǎn)進(jìn)行了探究。

一、溝通協(xié)調(diào)工作技巧

（一）與領(lǐng)導(dǎo)交流時(shí)的溝通技巧。辦公室秘書在與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通時(shí)，需要注意的問題有很多，主要包括以下幾個方面：首先，明確自身的定位，秘書需要對自己的職責(zé)權(quán)限有一個清晰的認(rèn)知，做好分內(nèi)的事情，輔助領(lǐng)導(dǎo)的工作，不要擅自做主，遇到問題時(shí)需要向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行請示。同時(shí)，不過問領(lǐng)導(dǎo)的私生活。其次，做好匯報(bào)前的整理工作。領(lǐng)導(dǎo)人員每天的工作量非常大，辦公室秘書在匯報(bào)工作時(shí)要做到簡潔明了、條理清晰，讓領(lǐng)導(dǎo)可以快速掌握各方面工作內(nèi)容，秘書還需要進(jìn)行工作內(nèi)容的篩選，將比較重要的信息進(jìn)行標(biāo)注，這樣便于領(lǐng)導(dǎo)處理各項(xiàng)工作。最后，每個領(lǐng)導(dǎo)的性格特點(diǎn)和做事風(fēng)格都不一樣，這就需要秘書運(yùn)用不同的溝通技巧，便于工作的順利開展。辦公室秘書在工作中要細(xì)心和善于觀察，對于冷靜型的領(lǐng)導(dǎo)人員，秘書可以通過日常事務(wù)的處理、交接等方面來了解領(lǐng)導(dǎo)的性格，在進(jìn)行各項(xiàng)工作的過程中，需要多與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，多征求領(lǐng)導(dǎo)的意見，保證各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行。對于辦事利落的領(lǐng)導(dǎo)，也喜歡辦事爽快的秘書，這就需要秘書在工作中要勇于表現(xiàn)自己，將自身的優(yōu)點(diǎn)體現(xiàn)出來，同時(shí)也要保證自身的工作質(zhì)量，這樣才可以得到領(lǐng)導(dǎo)的賞識。

（二）與同事交流時(shí)的溝通技巧。除了與領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行溝通交流外，同事也是秘書主要進(jìn)行溝通交流的對象，領(lǐng)導(dǎo)在下發(fā)工作任務(wù)時(shí)，需要秘書與各部門的同事進(jìn)行傳達(dá)，只有掌握與同事之間的溝通技巧，才能實(shí)現(xiàn)任務(wù)的快速傳達(dá)和執(zhí)行。首先，要以誠信為本，寬容待人，任何人在進(jìn)行溝通交流的過程中，最重要的就是要講誠信，辦公室秘書與同事交流的過程中，也需要將誠信放在首要位置。允諾他人的事情要盡量辦到，如果不能達(dá)成則需要在第一時(shí)間向?qū)Ψ秸f明，并尋求諒解。如果同事出現(xiàn)小的疏忽和差錯，也需要寬容待人，用平和的心態(tài)與同事相處，在企業(yè)中樹立威信，這樣可以促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)安排的任務(wù)得以順利完成。其次，要具有團(tuán)結(jié)協(xié)作的精神，企業(yè)工作人員的數(shù)量比較多，辦公室秘書在開展各項(xiàng)工作的過程中需要與其他部門工作人員協(xié)調(diào)作業(yè)，這樣才能保證工作的質(zhì)量和效率。所以，秘書需要具有團(tuán)隊(duì)精神，在各項(xiàng)工作中明確自身的職責(zé)，營造一個良好的工作氛圍，這對工作的完成有著積極的影響。最后，要尊重同事。與同事進(jìn)行溝通交流的過程中需要將自己放在與同事同等的位置，尊重每一位同事，在工作交接的過程中要注意言語，不在背后議論他人。

（三）與客戶交流時(shí)的溝通協(xié)調(diào)技巧。接待客戶是辦公室秘書的主要工作之一，想要樹立良好的企業(yè)形象，也需要掌握與客戶的溝通交流技巧。首先，保證微笑服務(wù)，秘書的言談舉止代表著企業(yè)的形象，客戶通過秘書可以了解企業(yè)整體的素質(zhì)水平，所以在接待客戶的過程中，需要注意自身的禮儀，保證服務(wù)質(zhì)量。其次，要善于從他人的角度思考問題，與客戶交流的過程中要有耐心，在客戶提出問題時(shí)要細(xì)心解答，讓客戶感受到優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，為后續(xù)的合作發(fā)展打下基礎(chǔ)。

二、溝通協(xié)調(diào)工作要點(diǎn)解析

（一）端正態(tài)度。溝通協(xié)調(diào)工作在開展的過程中，不光是單純進(jìn)行語言文字交流，而是一門交流藝術(shù)。擁有良好的溝通技巧可以建立良好的人際關(guān)系，這就需要秘書掌握溝通時(shí)的要點(diǎn)，在溝通協(xié)調(diào)之前，做好準(zhǔn)備工作，明確自身的定位，運(yùn)用舒服的語言和良好的心態(tài)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，這是保證工作順利進(jìn)行的前提，所以，辦公室秘書在進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)工作時(shí)一定要端正自身的態(tài)度，

（二）委婉的表達(dá)。在進(jìn)行工作傳達(dá)的過程中，秘書人員一定要注意自己的語氣，委婉表達(dá)各種事情，如果過于直接，客戶或者同事會出現(xiàn)難以接受的情況，這就會對工作的交接和執(zhí)行造成影響，也不利于建立良好的人際關(guān)系。所以，秘書在與人交流的過程中，需要注意自己的語氣和言語，讓他人更容易接受。

（三）溝通要保證及時(shí)有效。實(shí)時(shí)性的信息才有價(jià)值，溝通協(xié)調(diào)工作同樣。秘書要及時(shí)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的重要決定，并將下級的執(zhí)行情況及時(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)，方便領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。秘書在進(jìn)行信息的傳達(dá)過程中應(yīng)精準(zhǔn)把握，信息應(yīng)該向誰反映、由誰向下傳達(dá)給員工、信息不能向誰傳達(dá)等等。只有精準(zhǔn)把握信息并及時(shí)傳達(dá)才能達(dá)到良好的溝通效果。