電子檔案信息安全管理面臨的問(wèn)題及化解途徑

文/中山市南頭鎮(zhèn)檔案館 吳穎婕

一、電子檔案信息安全管理所面臨的問(wèn)題

電子檔案信息安全管理所面臨的問(wèn)題主要存在于兩個(gè)方面：一是著重于“管理”方面存在的問(wèn)題，即，對(duì)電子檔案的信息整理、儲(chǔ)存、保管種種事項(xiàng)。二是著重于“電子信息安全”，即，電子檔案本身的安全性和對(duì)抗侵犯性。因此，從電子檔案信息安全的問(wèn)題展開(kāi)來(lái)講，主要是以下幾點(diǎn)：

（一）管理人員或部門的人為差錯(cuò)。電子檔案和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案都需要有專門人員進(jìn)行管理維護(hù)，但是在目前的電子檔案信息安全管理中，存在著某些管理人員安全意識(shí)不高、對(duì)檔案管理系統(tǒng)操作熟練度不夠等現(xiàn)象。電子檔案的信息安全和管理人員的安全意識(shí)是息息相關(guān)的，管理人員如果對(duì)電子檔案的重要性采取忽視、無(wú)視或者輕視的態(tài)度，不盡職盡責(zé)，那么很容易出現(xiàn)檔案信息遺失或出錯(cuò)的情況。筆者針對(duì)此問(wèn)題進(jìn)行過(guò)問(wèn)卷調(diào)查，發(fā)現(xiàn)電子檔案信息出現(xiàn)的安全紕漏問(wèn)題，竟有56%是由于工作人員玩忽職守造成的。這是一個(gè)沉重的數(shù)據(jù)，同時(shí)也提醒電子檔案信息管理人員一定要重視本職工作，重視檔案安全。對(duì)電子檔案管理軟件的不熟悉是造成電子檔案信息安全出現(xiàn)問(wèn)題的第二個(gè)人為原因。眾所周知，紙質(zhì)檔案需要依靠檔案盒和檔案室進(jìn)行保存，而電子檔案同樣需要借由專門的數(shù)據(jù)管理軟件進(jìn)行整合。和紙質(zhì)檔案相比，電子檔案可以整合更多數(shù)據(jù)，保存也更加便利。但是由于專業(yè)性較強(qiáng)，電子檔案整合軟件的應(yīng)用門檻也比較高，需要經(jīng)過(guò)專門培訓(xùn)才可上崗。有些檔案管理人員對(duì)軟件操作熟悉度不夠，從而造成檔案遺失或損毀的例子時(shí)有發(fā)生，足以引起警惕。

（二）機(jī)械或網(wǎng)絡(luò)故障。電子檔案的虛擬保存設(shè)施是軟件或網(wǎng)絡(luò)云端，物理保存設(shè)備是電子計(jì)算機(jī)或特定終端機(jī)。舉例說(shuō)明，如果某個(gè)存有電子檔案的筆記本不慎損壞，那么其中所儲(chǔ)存的電子檔案就會(huì)遭到損毀。同樣，有些電子檔案由于其敏感性，其儲(chǔ)存設(shè)備是不許接入網(wǎng)絡(luò)的，一旦接入網(wǎng)絡(luò)就會(huì)存在被盜取的風(fēng)險(xiǎn)，這樣就對(duì)檔案本身的安全和整體安全造成破壞。

二、電子檔案信息安全管理問(wèn)題的化解途徑

（一）加強(qiáng)員工培訓(xùn)，塑造合格管理隊(duì)伍。對(duì)電子檔案信息進(jìn)行管理的員工一定要進(jìn)行入職前的專業(yè)培訓(xùn)，培訓(xùn)要從思想和技能兩方面同時(shí)進(jìn)行。首先要讓電子檔案管理者明確自己工作的重要性，要知道電子檔案信息的管理是事關(guān)單位或公司發(fā)展的重要工作，不是“養(yǎng)老工作”，不可以懈怠。要規(guī)定嚴(yán)格的規(guī)章條例，例如明確上下班時(shí)間、明確上班時(shí)間嚴(yán)禁玩手機(jī)等。只有嚴(yán)格職場(chǎng)環(huán)境制度，電子檔案信息管理者才能認(rèn)真工作，從而最大程度上減少人為錯(cuò)誤的出現(xiàn)。其次，要對(duì)員工進(jìn)行上崗培訓(xùn)。由于電子檔案信息管理軟件的專業(yè)性較強(qiáng)，要確保員工在進(jìn)行電子檔案管理的時(shí)候做到熟練應(yīng)用各種數(shù)據(jù)管理軟件。可以安排為期一個(gè)月的崗前培訓(xùn)，在培訓(xùn)結(jié)束后還要進(jìn)行實(shí)戰(zhàn)檢測(cè)，確保人員的技能掌握情況。其次，由于電子檔案管理軟件更新?lián)Q代較快，除了掌握一種軟件程式的應(yīng)用外，員工還需要掌握盡可能多的軟件，以備不時(shí)之需。

（二）定期排查維護(hù)，確保硬件安全。電子檔案信息管理所依托的計(jì)算機(jī)或終端機(jī)要進(jìn)行定期的檢修和維護(hù)，以一個(gè)月為期限，對(duì)硬盤主板內(nèi)存進(jìn)行排冗掃描，及時(shí)排查錯(cuò)誤，避免事故發(fā)生。除了防止硬件設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題外，還可以從軟件安全上著手。比如建立斷電保護(hù)機(jī)制，使計(jì)算機(jī)可以在遭遇緊急關(guān)機(jī)的時(shí)候保留檔案內(nèi)容。或者建立云檔案?jìng)鬏敊C(jī)制，但是要注意有些檔案的密級(jí)程度較高，如果運(yùn)行云檔案管理要注意保密工作。

三、結(jié)語(yǔ)

電子檔案已經(jīng)成為檔案儲(chǔ)存的趨勢(shì)，它最終將代替紙質(zhì)檔案承擔(dān)大部分的信息記錄工作。因此我們探究電子檔案信息安全管理面臨的問(wèn)題及解決途徑具有十分重要的意義，這不僅是為了當(dāng)下，而是順應(yīng)了未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)。