淺談部門的技術文件資料管理

文/中冶焦耐（大連）工程技術有限公司 劉崇洋

一、技術文件資料的重要性

部門的技術文件資料主要指在工作過程中積累、形成，對研發(fā)、設計工作、員工成長培訓具有指導作用和借鑒價值的報告、規(guī)定、標準、說明、方案、總結、圖紙、課件等各種形式、各種格式的技術文件資料。

部門的技術資料是部門長期以來積累的寶貴的知識財富，是知識管理體系中的重要組成部分，對于部門的發(fā)展而言是非常重要的。因此，應該妥善管理、便于分享、高效利用這些技術資料。

二、前期準備工作

要想管理好技術文件資料，首先需要做好以下幾點工作：一是指定專人（通常情況下是檔案管理或綜合管理崗位的人員）管理本部門的技術文件資料。二是根據(jù)技術文件資料的重要程度，可以分為密集技術文件資料和普通文件資料兩大類，研究并制定出密集和普通文件資料的劃分辦法。三是建立保管臺賬、借閱登記臺賬。四是建立本部門技術文件資料管理的相應制度。五是部門召開技術文件資料管理會議，將其相關內容予以通報，并明確相應人員的職責，讓大家知道這件事情的重要性以及接下來應該怎么做，為技術文件資料的管理打下良好的基礎。

三、技術文件資料的分類

（一）分類原則。一是遵循部門科研、設計、技術服務、基礎建設的業(yè)務規(guī)律。二是符合部門各類技術文件資料形成的規(guī)律和管理的基本原則。三是便于部門技術文件資料與公司歸檔檔案建立有機聯(lián)系。四是易于收集和便于利用的原則。

（二）分類辦法。一是結合部門實際情況,對技術文件資料進行分類管理，分為報告、規(guī)定、標準、說明、方案、總結、圖紙、課件等，并為每一類應賦予一個類別代碼。二是技術文件應與商務文件、管理文件、記錄文件等分開存放。

四、紙質技術文件資料管理

（一）紙張文字及裝訂要求。一是技術文件資料應采用碳素墨水、藍黑墨水等耐久性強的書寫材料。二是計算機輸出文件和圖紙應使用激光打印機或油性噴墨打印機打印。三是紙張幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面(297mmx210mm)。四是文本資料裝訂應完整牢固,不宜散頁散放，圖紙應疊成A4裝入資料袋中。

（二）紙質文件資料日常管理。一是接收。紙質技術文件資料應集中管理，管理人員接收時應對文件的編號、文件名稱等內容進行檢驗，并登記《技術文件資料接收登記臺賬》。二是保存。紙質技術文件資料應按類別、編號在柜架上排列擺放，按照“從上到下、從左到右”的順序進行排列，擺放后的文件資料登記《技術文件資料保管臺賬》。保管臺賬宜同時采用電子文件的形式，面向指定的人員范圍公布，以便于使用人員進行查找、借閱。三是借閱。技術文件資料向借閱人借閱時，管理人員應與借閱人明確歸還時間，登記《技術文件資料借閱臺賬》。借閱密級技術文件資料時，管理人員應按指定的人員范圍進行借閱。四是鑒定銷毀。技術文件資料應每年進行鑒定，經(jīng)鑒定不需保留的文件資料，登記《技術文件資料銷毀臺賬》并銷毀，同時在《保管臺賬》中標注“銷毀”。

五、電子技術文件資料管理

（一）電子文件名稱命名規(guī)則。電子文件命名規(guī)則應為[文件編號]_[文件標題名稱]。

（二）電子文件網(wǎng)絡利用。一是應指定專門人員（通常情況下是檔案管理或綜合管理崗位的人員）,在專門電腦上存儲和網(wǎng)絡利用電子文件，積極推進紙質技術文件資料的數(shù)字化轉換,以方便儲存、管理和使用。二是建立電子文件的臺賬目錄。

（三）紙質文件資料數(shù)字化利用。一是紙質文件數(shù)字化是指把僅有紙質形式而沒有相應電子文件的文字資料，通過數(shù)字化掃描儀掃描后形成相應的影像電子文件。二是可以根據(jù)部門工作需要，填寫《復印委托單》并注明掃描要求，與紙質文件資料一起送至公司文印室，由文印室對紙質文件資料進行數(shù)字化處理。三是紙質文件資料數(shù)字化處理后，紙質文件仍由本部門按相應規(guī)定保管或銷毀，電子文件由部門上傳到電腦中供本部門使用。

六、檢查與整改

每年12月底，部門技術文件資料主管人員對部門的技術文件資料管理情況進行檢查，對檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題提出改進意見，并要求技術文件資料管理人員及時整改。