新時(shí)期做好政府機(jī)關(guān)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

喬劍峰

◆摘 ?要：新時(shí)期，政府機(jī)關(guān)檔案管理主要是確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全，原汁原貌反映成長軌跡，并有效開展好檔案利用工作。本文結(jié)合工作實(shí)際，從新時(shí)期做好政府機(jī)關(guān)檔案管理工作提出建議，希望對相關(guān)研究有所裨益。

◆關(guān)鍵詞：宣傳部;檔案管理

新時(shí)期，面對檔案管理的新要求，很多單位都強(qiáng)化了檔案管理工作。很多政府機(jī)關(guān)也采取有效措施切實(shí)做到了規(guī)范業(yè)務(wù)檔案的采集和整理、歸檔，強(qiáng)化了檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)，開展了檔案利用工作。如何進(jìn)一步做好檔案管理工作，筆者認(rèn)為應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手，實(shí)現(xiàn)相關(guān)工作的有效提升。

一、從源頭把控入手，認(rèn)真把好檔案信息采集關(guān)

檔案后續(xù)能否有效利用，是否正式有效，源頭在于首要的資料采集。所以把好檔案信息采集關(guān)，確保信息的真實(shí)有效至關(guān)重要。對于政府機(jī)關(guān)更是如此，因?yàn)楹芏嘈畔可娴絺€(gè)人提拔任用、工資工齡計(jì)算等，不能有任何的差錯(cuò)。應(yīng)準(zhǔn)確把握檔案管理真實(shí)性和準(zhǔn)確性的特點(diǎn)和規(guī)律，結(jié)合政府機(jī)關(guān)單位獨(dú)特的管理體制、檔案材料的歸檔方式，努力構(gòu)建管理嚴(yán)格、登統(tǒng)完善、錄入存儲無誤的管理體系，協(xié)調(diào)各個(gè)職能部門，做到自頭至尾，上下協(xié)作的檔案傳遞機(jī)制，力爭做好檔案管理工作的基礎(chǔ)工作。做到依靠制度確保每一個(gè)環(huán)節(jié)不出問題，才能最終形成完整、準(zhǔn)確的檔案信息。

同時(shí)，政府機(jī)關(guān)的檔案管理人員在準(zhǔn)確把握好檔案資料收集工作的方式基礎(chǔ)上，還應(yīng)結(jié)合本單位工作的實(shí)際情況，與各部門加強(qiáng)日常性的聯(lián)系。通過不斷加強(qiáng)對日常檔案資料收集工作的檢查，力爭做到日常收集和長期收集有機(jī)的結(jié)合，防止可能存在的錯(cuò)誤產(chǎn)生和造假情況以及相關(guān)資料的缺失。

只有從源頭入手，有效做好檔案收集工作，才能為提高檔案的質(zhì)量、做好檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，方便后續(xù)檔案的充分利用。

二、從日常管理入手，認(rèn)真把好檔案管理提升關(guān)

隨著政府機(jī)關(guān)的服務(wù)職能日益擴(kuò)展，隨之而來的是檔案數(shù)量越來越多，檔案分類越來越精細(xì)。這就對檔案管理提出了很多的新要求，只有做好日常管理才能不斷適應(yīng)新形勢新要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

1.利用信息化技術(shù)強(qiáng)化檔案的日常管理。隨著檔案管理系統(tǒng)信息化、電子化的不斷發(fā)展，檔案管理也日益實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。這種情況下利用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代化手段強(qiáng)化檔案的日常管理，在工作中能夠起到事半功倍的效果。例如利用計(jì)算機(jī)將傳統(tǒng)手工方式的檢索查詢名錄改變?yōu)橛?jì)算機(jī)檢索查閱，只要點(diǎn)擊“搜索”就能實(shí)現(xiàn)快速找到所需檔案資料，大大提高檔案管理水平，減少搜索時(shí)間，提高了工作效率，方便辦事從而更好地服務(wù)于工作需要。

2.創(chuàng)新檔案管理意識強(qiáng)化檔案的日常管理。不僅僅政府機(jī)關(guān)的檔案管理專業(yè)性很強(qiáng)，對于很多單位來說，需要設(shè)置專業(yè)的人員來從事檔案管理工作。長期以來形成了手工登統(tǒng)+展架擺放的檔案管理模式，這無可厚非，但是在實(shí)際工作暴露出了查找不便、管理不便、容易丟失等問題。創(chuàng)新檔案管理意識，管理人員除了具備高度的責(zé)任感、良好的職業(yè)道德外，還要具備新時(shí)期信息化檔案管理的理論、操作能力，尤其是要能夠熟練運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，必須對行政機(jī)關(guān)檔案管理工作者進(jìn)行培訓(xùn)，不斷拓寬從業(yè)者的知識層面，提高綜合素質(zhì)，從而做好新時(shí)期行政機(jī)關(guān)的檔案管理工作。

3.掌握現(xiàn)代技術(shù)強(qiáng)化檔案的日常管理。行政機(jī)關(guān)檔案管理數(shù)字化、信息化是大趨勢，也是信息化社會對檔案管理工作的要求，同時(shí)也是檔案管理發(fā)展的必然方向。在日常管理中，檔案管理工作者要結(jié)合自己的工作實(shí)際和崗位要求，掌握現(xiàn)代技術(shù)，豐富知識體系，認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握計(jì)算機(jī)知識、信息技術(shù)，努力使自己成為信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才。只有這樣，才能更好做好檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效提升。

三、從創(chuàng)新工作入手，認(rèn)真把好檔案利用關(guān)

在日常工作中，行政機(jī)關(guān)檔案管理人員要不斷創(chuàng)新工作方式方法，學(xué)習(xí)掌握新技術(shù)新方法，做好檔案利用。例如，在工作除了保管好紙質(zhì)檔案外，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將各種傳統(tǒng)介質(zhì)的干部人事檔案信息，轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的信息，以電子的形式進(jìn)行存儲，方便后續(xù)檔案的查詢和利用，從而提高干部人事檔案的利用效率。

此外，在檔案利用上還應(yīng)注意信息的安全。干部人事檔案信息是高度敏感的信息，堅(jiān)決不能泄露和讓無關(guān)人員觀看、利用。所以檔案管理人員除了做好日常的安全防護(hù)外，還應(yīng)積極采取新技術(shù)、新方式，嚴(yán)防泄密，堅(jiān)決做到審批在前、利用在后，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)保密政策。建立完善檔案利用管理制度，確定最小權(quán)限使用和閱知，同時(shí)也要為檔案使用提供及時(shí)、準(zhǔn)確、周到的服務(wù)。

此外，在檔案的保管上注意利用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備和現(xiàn)代化管理手段，按照國家的有關(guān)規(guī)定整理、保管檔案，防止檔案的破損、腿色、霉變和散失，確保檔案的完整和安全，并對重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護(hù)措施。

政府機(jī)關(guān)檔案管理工作重要、責(zé)任重大，管理人員要認(rèn)識到這種重要性，嚴(yán)把關(guān)，以細(xì)心、責(zé)任心來真正做好檔案管理工作，不斷提升檔案管理工作的水平，從而真正為單位發(fā)展做好服務(wù)。