加強(qiáng)縣財(cái)政局檔案管理的思考

隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的持續(xù)深化以及社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，財(cái)政局在社會(huì)公共服務(wù)中發(fā)揮著關(guān)鍵性作用?？h財(cái)政局根據(jù)政策組織該縣財(cái)政收入，確保財(cái)政支出，把財(cái)政資金管好、用活，促進(jìn)縣域工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)以及各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。檔案管理則是縣財(cái)政局的重點(diǎn)工作之一，推動(dòng)財(cái)政局的規(guī)范化管理和深入建設(shè)，促使國(guó)家檔案管理不斷趨于制度化。所以加強(qiáng)檔案管理逐漸被縣財(cái)政局提上日程，工作緊迫性日益凸顯。

一、縣財(cái)政局檔案管理的不足之處

現(xiàn)階段很多縣財(cái)政局的檔案管理現(xiàn)狀并不樂(lè)觀，存在一些不足之處，制約檔案管理效率的提升。這主要體現(xiàn)在：第一，縣財(cái)政局對(duì)于檔案管理的重視度不夠，日常管理不到位，加上檔案管理制度不完善，執(zhí)行力較差，降低工作效率。第二，在客觀條件的限制下，縣財(cái)政局檔案室的軟硬件設(shè)施配備有較大提升空間，檔案管理工作所用計(jì)算機(jī)、軟件系統(tǒng)等較為落后，無(wú)法滿足現(xiàn)代化辦公要求。第三，縣財(cái)政局檔案信息資源的利用以服務(wù)于內(nèi)部為主，通常不會(huì)對(duì)外提供利用，阻礙檔案信息資源的開(kāi)發(fā)、利用和共享，難以體現(xiàn)縣財(cái)政局檔案資源的價(jià)值和檔案管理的重要性。

二、加強(qiáng)縣財(cái)政局檔案管理的策略建議

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，完善檔案管理制度。縣財(cái)政局的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予檔案管理高度重視，建立健全檔案管理制度，讓全體人員意識(shí)到檔案管理的重要性，讓各個(gè)科室收集文件、整理文件時(shí)有據(jù)可依。例如縣財(cái)政局辦公室專門安排檔案人員負(fù)責(zé)收集并整理檔案材料，指導(dǎo)各股室兼職檔案人員整理檔案，形成領(lǐng)導(dǎo)親自抓、辦公室人員具體負(fù)責(zé)、職能股室協(xié)助開(kāi)展的檔案管理新格局。制定的檔案管理制度主要包括立檔歸檔制度、保管制度、查閱制度、利用制度、保密制度等，強(qiáng)化檔案人員崗位責(zé)任制，使其在制度的約束下規(guī)范立卷和管檔、用檔等行為，保證完整收集、有序整理。例如堅(jiān)持由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、登記文件材料，次年3月集中整理；每月整理當(dāng)月會(huì)計(jì)憑證，隨時(shí)收集、整理照片與聲像資料，確保檔案完整齊全；嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱制度，把責(zé)任落實(shí)到人頭，按照規(guī)定查閱財(cái)政檔案，如果需要外借必須出具所需單位的介紹信，有主管蓋章簽字；定期清理縣財(cái)政局的陳舊檔案，做好歸類工作，保證檔案資源的真實(shí)性、有效性。作為檔案人員也應(yīng)積極更新工作理念，正確樹(shù)立服務(wù)意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)和學(xué)習(xí)意識(shí)，增強(qiáng)工作積極性，結(jié)合縣財(cái)政局實(shí)際情況采取有效的檔案工作策略，讓檔案管理更有效、更高效、更科學(xué)。

（二）統(tǒng)籌規(guī)劃，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)?？h財(cái)政局應(yīng)重視基礎(chǔ)設(shè)施的統(tǒng)籌規(guī)劃與建設(shè)工作，適當(dāng)增加檔案管理的人財(cái)物投入，為檔案室配備統(tǒng)一的、齊全的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)施，提高檔案管理效率，保證檔案工作的規(guī)范性、科學(xué)性。例如在檔案管理硬件上，縣財(cái)政局應(yīng)做到三室分開(kāi)，即辦公室、閱覽室、庫(kù)房，配備防塵、防火、防潮、防盜、防高溫、防蟲(chóng)蛀、防光等設(shè)備，完善相應(yīng)的管理策略，特別要加強(qiáng)庫(kù)房管理，保證檔案庫(kù)房整潔、設(shè)備充足適用。在檔案管理軟件上應(yīng)使用專業(yè)系統(tǒng)軟件，基于檔案綜合管理系統(tǒng)加快縣財(cái)政局檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。當(dāng)然，人員也是重要的軟件資源，縣財(cái)政局應(yīng)定期選拔優(yōu)秀人員開(kāi)展檔案管理工作交流活動(dòng)，或外出進(jìn)修，提高工作能力。因?yàn)闊o(wú)紙化辦公應(yīng)用越來(lái)越普及，檔案人員必須熟練掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作技能，利用財(cái)政局的資源和條件進(jìn)行業(yè)務(wù)拓展訓(xùn)練，為加強(qiáng)縣財(cái)政局檔案管理提供堅(jiān)實(shí)后盾。當(dāng)然，縣財(cái)政局要加強(qiáng)和技術(shù)人員的交流、溝通，做好檔案管理軟硬件設(shè)施設(shè)備的日常維護(hù)工作，保證其在可靠環(huán)境里運(yùn)行。

（三）開(kāi)發(fā)利用，發(fā)揮檔案信息價(jià)值?？h財(cái)政局檔案室應(yīng)注意編寫(xiě)縣財(cái)政志，通過(guò)科學(xué)的分類與豐富的內(nèi)涵形成翔實(shí)史料，展現(xiàn)縣財(cái)政的全貌，發(fā)揮檔案管理服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)決策、股室業(yè)務(wù)和社會(huì)、個(gè)人等職能。為進(jìn)一步促進(jìn)縣財(cái)政局檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用，還需要建立檔案室信息資源開(kāi)發(fā)利用制度和共享機(jī)制，整合室藏檔案資源，借助檔案數(shù)字化成果向各機(jī)關(guān)單位乃至全社會(huì)提供檔案信息資源的利用服務(wù)，提升縣財(cái)政局檔案管理的社會(huì)地位。例如可通過(guò)計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)管理手段，分析、提煉縣財(cái)政局形成的檔案資源，建立信息庫(kù)，最大限度共享檔案信息資源，為檔案編研以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)建設(shè)等提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

由于電子檔案已經(jīng)是縣財(cái)政局檔案管理的重要載體，在開(kāi)發(fā)利用時(shí)必須重視安全問(wèn)題，體現(xiàn)檔案信息的作用。例如在負(fù)責(zé)收錄縣財(cái)政局電子檔案信息的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之中安裝防火墻與殺毒軟件，定期備份電子檔案信息，和檔案人員簽訂責(zé)任書(shū)，使其強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，保障檔案信息的安全利用與共享。

三、結(jié)束語(yǔ)

縣財(cái)政局在檔案管理工作中務(wù)必要提高領(lǐng)導(dǎo)重視度，完善檔案管理制度，同時(shí)統(tǒng)籌規(guī)劃軟硬件設(shè)施建設(shè)，提高基礎(chǔ)設(shè)施水平，通過(guò)有效的開(kāi)發(fā)與利用充分發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值，彌補(bǔ)不足，實(shí)現(xiàn)必要的、卓有成效的改革，從而持續(xù)提升檔案管理質(zhì)量和水平，促使檔案工作一年上一個(gè)新臺(tái)階，奠定做好縣財(cái)政工作的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，更好地適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要。