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    如何做好新形勢下社會保險檔案管理工作

    2019-11-23 23:27:28
    辦公室業(yè)務(wù) 2019年12期
    關(guān)鍵詞:投保人社會保險社會保障

    社會保險檔案管理工作是建設(shè)社會主義和諧社會的一項重要內(nèi)容,社會保險檔案管理的意義不僅關(guān)系著廣大勞動者的利益,更是與國家經(jīng)濟和社會利益有著緊密的聯(lián)系。社會保險檔案如果能被合理有效利用的話,能夠切實維護廣大勞動者的合法權(quán)益,實現(xiàn)社會的和諧??梢娚鐣kU檔案管理工作的重要性,尤其是對于人力資源和社會保障局來說?,F(xiàn)在檔案管理部門的當(dāng)務(wù)之急就是做好社會保險檔案管理,使其趨向科學(xué)化和規(guī)范化。

    一、社會保險檔案管理的現(xiàn)狀分析

    (一)社會保障檔案管理形式存在分歧。就目前情況來看,社會保險的類型比較多樣,有一定管理難度。目前的社會保障檔案管理系統(tǒng)中存在很多分支,保險類型不同,所歸屬的部門就不同,這不僅在很大程度上增加了社會保障檔案的難度,還造成了各部門之間信息交流的不通暢,以至于對投保人的利益造成損害。最后,由于缺乏統(tǒng)一的管理原則,以至于出現(xiàn)問題之后,找不到實際負(fù)責(zé)人,是不利于整個部門以及人力資源和社會保障局發(fā)展的。

    (二)社會保障檔案管理缺乏統(tǒng)一的原則。我國目前的社會保障管理工作并沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。各個地區(qū)在管理的過程中會按照自己地區(qū)的規(guī)定來進行管理,管理水平差異較為明顯。對于投保人所需的各種材料并沒有明確的規(guī)定,這就大大降低了社會保障檔案管理的效率,工作質(zhì)量也受到了很大的影響。

    (三)社會保障檔案管理手段比較落后。我國近些年不斷推進社保制度的改革,社保制度逐漸完善,但是在一些社保部門的管理手段還是比較落后。計算機的使用能夠在很大程度上提高管理效率,但是很多社保部門計算機的利用率并不高,沒有發(fā)揮出軟件、硬件以及人員三者的作用,以至于管理效率很難被提高,管理手段也處于一種落后的狀態(tài)。

    (四)工作人員以及領(lǐng)導(dǎo)的不重視。部分人力資源和社會保障局的工作人員對于檔案管理工作認(rèn)識不夠充分,沒有意識到檔案管理工作的重要性,只是將檔案管理工作當(dāng)成是一種簡單的資料整理工作,并未真正理解檔案管理工作的實際價值。除此之外,很多工作人員在檔案材料的收集、分類、整理、歸納等工作上有很多的缺陷,缺乏科學(xué)完整的檔案知識。

    二、加強社會保險檔案管理工作的措施分析

    上文是對社會保險檔案管理中存在問題的分析,要想提高社會保險檔案管理效率和水平,就必須加大重視力度。

    (一)提高投保人的檔案管理意識。社會保險檔案是社會保障體系的重要組成部分,但是很多投保人并沒有意識到檔案的重要性。因此要想管理好現(xiàn)在的社保檔案,就必須提高投保人的檔案管理意識,提高投保人對檔案的重視程度,只有這樣才能使得投保人積極配合工作,這就在很大程度上提高檔案管理部門的檔案管理效率。當(dāng)出現(xiàn)問題之后,只要做好核對工作,是不至于出現(xiàn)很大工作漏洞的。再者,提高投保人對檔案的重視意識之前要先提高相關(guān)檔案工作人員的意識,因此部門領(lǐng)導(dǎo)必須重視對工作人員的職業(yè)技能培訓(xùn),不斷提高工作人員的綜合素質(zhì),并且完善相應(yīng)的激勵機制,提高工作人員的工作積極性,明確檔案管理的職責(zé),完善基礎(chǔ)設(shè)施,更換使用時間較長,存在嚴(yán)重老化問題的設(shè)施,并且定期檢驗檔案管理的情況,及時發(fā)現(xiàn)問題并且及時解決,真正發(fā)揮出檔案的使用價值,促進社會的進步與發(fā)展。

    (二)建立完善的管理規(guī)章制度。要想做好社會保險檔案管理工作,需要一套完整的規(guī)章制度。在管理的過程中,可以借助法律的強制力進行管理,保障每位投保人的合法權(quán)益。同時,還可以規(guī)范工作流程,對相關(guān)的工作人員進行培訓(xùn),以提高檔案管理工作的效率。做好已提交檔案的管理工作,集中管理同一投保人的檔案,避免出現(xiàn)檔案丟失或者是篡改檔案事件的發(fā)生,將相關(guān)部門的保證責(zé)任落實到位。各部門之間也要加強交流,提升檔案管理任務(wù)的完成質(zhì)量,保證檔案工作的有序進行。

    (三)充分利用科技手段進行管理,簡化管理流程。現(xiàn)今的社會是科技發(fā)達(dá)的社會,互聯(lián)網(wǎng)以及計算機的普及為時代的發(fā)展作出了很大的貢獻。同樣,將計算機技術(shù)應(yīng)用到社會保險檔案管理工作中具有較為積極的意義。一方面,使用計算機進行管理,在很大程度上提高了檔案管理的效率和水平;另一方面,能保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率,這是工作方面的意義。對于工作人員來說,計算機的使用在很大程度上減輕了相關(guān)工作人員的工作壓力。另外,計算機的使用在很大程度上降低了查找信息的難度,以前傳統(tǒng)的檔案管理使用的是紙質(zhì)材料,材料的保存和查找都是大問題。社保部門使用計算機不僅能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案實現(xiàn)長時間的保存,還在一定程度上避免了檔案免受自然環(huán)境的影響,同時還簡化了檔案的調(diào)取。除此之外,在使用計算機管理的過程中,需要考慮的主要問題是安全問題,相關(guān)部門要加大對安全問題的重視程度,防治病毒和黑客盜取檔案材料信息,并且需要安排專業(yè)檢查人員定期檢查和維護計算機,以構(gòu)成一個安全、穩(wěn)定的檔案管理信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。

    (四)加強對社保檔案管理人員的職業(yè)培訓(xùn)工作。檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系著檔案管理工作的質(zhì)量,因此要想在新形勢下做好社會保險檔案管理工作,應(yīng)做到如下幾點:首先,必須重視對于檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)工作,在進行培訓(xùn)時,要著重提高工作人員的專業(yè)水平,為檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。其次,要著重培養(yǎng)工作人員使用計算機的能力,合理利用計算機,為檔案管理趨于科學(xué)化、程序化奠定良好的基礎(chǔ)。隨著時代的進步與發(fā)展,社會對于人才的要求越來越高,部分檔案管理人員的綜合素質(zhì)低下,已經(jīng)不符合當(dāng)今時代的發(fā)展需求。作為新時代的檔案管理人員,必須要具備多元化的知識以及較強的專業(yè)能力,以滿足工作崗位的需求??偟膩碚f,檔案管理工作水平的高低會對檔案管理水平的整體水平產(chǎn)生重要的影響,為此提高檔案管理人員的綜合素質(zhì),應(yīng)從以下幾方面著手:首先,定期開展培訓(xùn)活動,培訓(xùn)內(nèi)容包括專業(yè)知識與相關(guān)的法律法規(guī),為群眾解答與社會保險相關(guān)的問題,不斷提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和服務(wù)水平。其次,計算機已經(jīng)成為現(xiàn)如今管理部門中必不可少的工具,所以檔案管理人員必須認(rèn)真研究計算機課程,提高檔案管理的計算機操作能力,利用先進的計算機技術(shù),進而提高檔案管理工作的效率。

    三、結(jié)語

    綜上所述,只有做好社會保險檔案管理工作,才能營造一個穩(wěn)定和諧的社會。通過完善相關(guān)的管理制度能夠促進工作流程的進一步規(guī)范。相關(guān)檔案管理部門必須借助科學(xué)技術(shù)的作用,健全社會保障檔案的管理體制,進而促進社保制度的改革和更新。文章通過分析現(xiàn)在形勢下社會保險檔案的管理現(xiàn)狀,進一步分析了加強社會保險檔案管理的措施,為相關(guān)的工作人員提供了參考意見和建議。

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